Система электронного документооборота ворганах государственной власти
Шафеева Юлия Ильгизовна, студент;
Быкова Наталья Николаевна, старший преподаватель,
Тольяттинский государственный университет
В настоящее время особенно актуально применение новых систем информационных технологий в органах государственной власти. К таким технологиям можно отнести развитие системы электронного документооборота. Применение и развитие документооборота в электронной форме дает возможность решить ряд проблем в государственном управлении.
Ключевые слова: электронный документооборот, электронная цифровая подпись, информационные технологии, электронные документы, государственные структуры.
Информация в современном обществе является одним из основных ресурсов его развития. А для повышения эффективности работы людей используются информационные системы и технологии.
Развитие информационных технологий, в том числе и развитие документооборота в электронной форме, даст возможность решить многие проблемы в государственном и корпоративном управлении. Информационные технологии — это совокупность приемов обработки и сбора первичной информации, для получения информации обновленного качества.
Документ в свою очередь представляет собой информационный объект, фиксирующий и регламентирующий деятельность любой организационной структуры. Документы широко используются в разных сферах общественной жизни. А движение документов с момента их получения и создания до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
Во внутренней деятельности органов власти, так же широко используются документы. Но на сегодняшний день объемы документов растут, что приводит к появлению проблем в их хранении и обработке.
Существенный вектор развития системы документационного обеспечения органов государственной власти, на основе новых информационных технологий, задал Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [1]. Данный закон регулирует отношения, которые возникают при формировании и использовании информационных ресурсов.
Эффективность управления во многом зависит от слаженной работы элементов документооборота, поэтому создание и движение документов в системе государственного управления является основой деятельности этих органов. Дадим понятие системы электронного документооборота.
Под системой электронного документооборота понимается система хранения, передачи и обработки электронных данных, виде электронных документов.
К основным принципам системы электронного документооборота относится:
регистрация в системе документа должна быть только один раз (это помогает избежать дубликата документов);
данные находятся в постоянном движении (в любой момент времени можно определить, кто и когда работал с тем или иным документом);
информацию в системе можно найти очень быстро, не тратя при этом много времени;
все структурные единицы согласованы между собой и поэтому нет повторяющихся элементов;
рациональная структура системы дает возможность не только ускоренно выполнять организационные функции, но и помогает в кратчайшие сроки принимать ответственные решения.
Однако существуют сложности во внедрении системы электронного документооборота в органах государственной власти. Рассмотрим их более подробно.
Неподготовленность кадров является существенной проблемой для внедрения электронного документооборота. Решить эту проблему можно при помощи различных курсов повышения квалификации по основам компьютерной грамотности.
Работа в системе электронного документооборота обеспечивает прозрачность документации. Однако существуют документы, которые являются государственной тайной. Таким образом, органам государственной власти необходимо будет создать помимо открытого документооборота, еще и закрытый документооборот, что так же является проблематично.
Системы электронного документооборота различных органов должны быть совместимы и связаны друг с другом. То есть, если в разных государственных органах документы с одинаковым содержанием назовут по-разному, может возникнуть путаница. Таким образом, одна и та же информация, предоставляемая различными государственными органами, должна быть одинаковой.
Также следует обратить внимание на то, что электронный документ должен быть максимально схожим с бумажным носителем как по форме, так и по организации.
Одной из ключевых проблем является материальная проблема. Процесс внедрения системы электронного документооборота достаточно затратный и для него необходимы колоссальные денежные средства. Однако государственные структуры стремятся полностью перейти к электронному документообороту, что даст возможность оперативно выполнять задачи, поставленные перед государственными органами.
Для придания документу юридический статус необходима электронная цифровая подпись. Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, полученный с помощью криптографического преобразования.
В 2002 году был разработан Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [2]. Целью этого закона является обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи. Таким образом, электронная цифровая подпись в документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Электронная цифровая подпись подразделяется на три вида:
простая подпись
усиленная неквалифицированная подпись
усиленная квалифицированная подпись
Простая подпись позволяет унифицировать автора подписи, но не позволяет проверить его. Для создания простой подписи используются коды, пароли и другие инструменты.
Усиленная неквалифицированная подпись позволяет определить не только автора подписи, но и проверить его. Усиленная неквалифицированная подпись создается с использованием криптографических средств. Также, для создания такой подписи возможно использование сертификата неаккредитованного центра, хотя можно обойтись и без него.
Усиленная квалифицированная подпись создана с помощью средств подтвержденных законом и имеет сертификат от аккредитованного центра.
Процесс перехода от бумажного носителя к электронному достаточно трудоемкий и затратный. При этом существует несколько основных принципов, которые следует учесть. В первую очередь электронный документ должен быть максимально схожим с документом на бумажном носителе, по форме, типу, организации и иным деталям.
Если игнорировать данный принцип, то создание системы документооборота будет невозможно. Один и тот же документ не может быть разным только потому, что изменился бумажный носитель.
Переход к электронному документообороту позволяет ускорить процесс передачи документов от одного субъекта другому, рационализирует хранение документов, а так же уменьшает время поиска документа в архивах.
Начало развития системы электронного документооборота в государственных органах дала Федеральная целевая программа «Электронная Россия». Эта программа работает с 2001 года. По оценкам специалистов, доля бумажных документов в государственных органах должна снизиться до 35 %.
Основная идея программы в том, что органы власти станут более доступны для граждан, и их деятельность станет более эффективной и прозрачной. Для достижения прозрачности должны создаваться базы данных по всем документам, и электронная публикация должна осуществляться во время.
Обеспечение возможности доступа всех граждан к информационным ресурсам госорганов, является целью программы.
Некоторые виды системы электронного документооборота используются органами Пенсионного фонда России. Создание комфортных условий для успешного сотрудничества подотчетных субъектов и органов Федерального пенсионного фонда России, является основной целью создания системы электронного документооборота. Обмен электронными данными происходит между страхователями и структурными подразделениями Пенсионного фонда России [4].
Помимо Пенсионного фонда систему электронного документооборота применяют в налоговых органах, Банке России и других государственных органах [5].
На сегодняшний день программа развития системы документооборота в государственных органах уже дает свои результаты:
автоматизация системы электронного документооборота прошла практически в каждом госоргане, обеспечивается обработка и учет документированной информации;
создана система межведомственного электронного документооборота, позволяющая интегрировать ведомственные системы управления документацией в единую сеть. Более 80 государственных органов участвуют в системе МЭДО. Система МЭДО связывает такие системы делопроизводства как: Государственная дума, Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации и других субъектов федерации;
создана система, которая дает возможность обмениваться документированной информацией в электронном виде, она позволила увеличить долю электронной документации в общем объеме документов.
Таким образом, основной задачей развития системы электронного документооборота в органах государственной власти является повышение качества информации, так же информация станет более доступной и прозрачной для граждан.
Исходя из всего вышесказанного, можно сделать выводы о том, что:
во-первых, электронный документ вряд ли сможет заменить бумажный полностью, в некоторых государственных секторах;
во-вторых, бумажный и электронный документ долгое время будут существовать наряду друг с другом;
в-третьих, существуют проблемы, связанные с адаптацией электронного документооборота, решение которых пока, к сожалению, не найдено.
Подводя итоги, хотелось бы отметить, что развитие системы электронного документооборота имеет перспективы, однако этот процесс займет достаточно долгий срок. Для развития системы необходимо решить большое количество задач как технического, так и организационного характера. Полный перевод государственных структур в систему электронного документооборота возможен к 2020 году, как полагают многие специалисты.
Литература:
- Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Закон Российской Федерации от 27.07.2006 года № 149-ФЗ
- Об электронной цифровой подписи: Федеральный закон от 10.01.2002 года
- Кленина В. И., Софинская Е.Н Внедрение информационной системы электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти // Кленина В. И., Софинская Е. Н. // Человеческий капитал. — 2012. — № 7.
- Быкова Н. Н. Электронный документооборот в финансовой сфере [Текст] / Н. Н. Быкова // Молодой ученый. — 2015. — № 7. — С. 355–357.
- Быкова Н. Н. Электронная отчетность в контролирующие органы Российской Федерации [Текст] / Н. Н. Быкова // Экономика, управление, финансы: материалы IV междунар. науч. конф. (г. Пермь, апрель 2015 г.). — Пермь: Зебра, 2015. — С. 73–76.
- Щеголева С. В. Правовые основы применения системы электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления // С. В. Щеголева // Вестник воронежского института ФСИН России. — 2011. — № 2.
