Когда речь заходит об IT технологиях в бизнесе, как правило, подразумевается автоматизация документооборота или компьютеризация производственных процессов. Гораздо реже упоминаются технологии, полезные на всех этапах непосредственно управления предприятием. [2] А именно программные и аппаратные средства позволяющие отобразить, изучить и усовершенствовать архитектуру того или иного предприятия, модернизировать или реформировать имеющуюся модель функционирования организации. [4, c. 19]
Особенно плачевна ситуация в малом и среднем бизнесе: предприятия либо функционируют по универсальной иерархической модели или не имеют строгой структуризации как таковой, заметнее всего это проявляется на начальных этапах. Подобная расточительность часто ведет к чрезмерным тратам на персонал, наличию отделов, дублирующих функции друг друга или же попросту убыточных подразделений, существующих в исходной модели, но абсолютно ненужных конкретно взятому предприятию. Для выявления подобных проблем и их устранения прекрасно подходят специализированные программные продукты: Aris, BPWIN, MS Visio.
Воспользовавшись одним из подобных продуктов, а именно Aris Express, авторы данной статьи провели некоторое исследование предприятия из сферы услуг, речь идет о 9-этажной прибрежной гостинице «Mirabella» на 90 номеров, расположенной на черноморском побережье, в г. Геленджик. Руководство гостиницы, будучи заинтересованным в подобном исследовании, пошло авторам на встречу и предоставило некоторый доступ к документации, оказывало содействие на всех этапах.
Первым этапом было решено отобразить общую организационную структуру предприятия, для дальнейшего изучения и возможности наглядно показать все имеющиеся отделы и подразделения. Полученная схема (рис. 1), показала наличие нескольких отделов со схожими функциями, на которых и сосредоточилось дальнейшее исследование. В частности были более детально изучены бар, ресторан, служба приема и размещения, служба регистрации, служба бронирования, служба консьержа. Основной упор был сделан на штатное расписание, загруженность сотрудников соответствующих подразделений и их общая эффективность.
Рис.1. Организационная структура гостиницы «Mirabella»
В первую очередь подробнее были изучены бар и ресторан, как показало исследование, круглосуточно работающий бар уже продолжительное время балансировал на грани безубыточности, уходя то в одну, то в другую сторону, не будучи при этом даже на треть загруженным клиентами большую часть времени (рис.2)
Рис. 2. Исходные организационные структуры бара и ресторана
В то же время, расположенный на этом же этаже ресторан пользовался большой популярностью, как у постояльцев, так и у населения города, что привело к большой загруженности его персонала, нехватке столиков и неудобствам для клиентов. Авторами было разработано конструктивное предложение по поглощению бара рестораном, созданию общей структурной единицы с увеличенной площадью и оптимизированным штатом сотрудников (рис.3). Данные действия позволят сократить расходы на персонал и вывести ресторан на качественно новый уровень, повысить доходы, обслуживать большее количество клиентов.
Рис. 3. Предложенная оптимизированная структура ресторана
Далее были подробно изучены служба приема и размещения, служба регистрации, служба бронирования, служба консьержа. Еще на этапе общего отображения организационной структуры у авторов возник вопрос к руководству предприятия касательно отдельной службы для консьержа. Ответ был достаточно понятен, гостиница организовывалась по лекалам похожего предприятия на лазурном берегу Франции, где консьержи постоянно проходили самые различные тренинги, интенсивно повышали свою квалификацию и соответствовали множеству требований для европейских гостиниц высшего класса. В нашей же стране с подобными требованиями немного иная ситуация, поэтому авторы предложили реформировать этот отдел. Также было предложено улучшить систему активного букинга через интернет, чтобы сократить количество телефонных операторов, увеличить общий уровень автоматизации. Изучив вышеуказанные отделы, а также ознакомившись с их штатным расписанием, авторы показали организационную структуру на рис. 4.
Рис. 4. Имеющаяся организационная структура службы приема и размещения
Из рисунка 4 видно, что многие функции сотрудников, в рамках этих отделов, дублируются, в результате чего была предложена соответствующая оптимизация, как организационная, так и штатная, отображенная на рис. 5.
Рис. 5. Предложенная оптимизированная структура службы приёма и размещения
В результате проведенного исследования, руководству гостиницы «Mirabella» был предложен целый ряд оптимизационных мер и предложений по реформированию организационной структуры предприятия, [3] а исходя из таблицы штатных единиц, подлежащих сокращению, одни лишь затраты на персонал будут сокращены на десятки тысяч рублей. Применение программного продукта Aris Express позволило провести исследование в кратчайшие сроки. [5] Наглядно и эффективно выявить проблемные структурные единицы, подготовить набор предложений по оптимизации и также наглядно их отобразить.
Как показала практика, применение специализированных программных продуктов для анализа и оптимизации архитектуры предприятий в России развито достаточно слабо [1], для предприятий малого и среднего бизнеса. У крупных организаций ситуация куда лучше, для успешного функционирования они обязаны быть на гребне технологической волны, реагировать на все изменения, иначе, по заветам Джека Траута, всегда найдется кто-то более расположенный к изменениям и займет их место. Предприятия малого и среднего бизнеса в нашей стране еще не достигли подобного уровня адаптивности, но программные продукты вроде Aris Express уже сейчас доступны и способны дать большое конкурентное преимущество в силу конъюктуры российского рынка.
Литература:
- Калайдин Е. Н., Калайдина Г. В. Природа неустойчивости рыночных механизмов // В сборнике: Феномен рыночного хозяйства: от истоков до наших дней III Международная научно-практическая конференция. 2015. С. 198–201.
- Калайдин Е. Н., Литвинский К. О. Методология построения моделей управления субъектами природопользования // Региональная экономика: теория и практика. 2014. № 25. С. 40–47.
- Спирина С. Г. Влияние автоматизации технологии применения формирования WEB-документов продукции организаций на их финансовую устойчивость // РИСК: Ресурсы, информация, снабжение, конкуренция. 2012. № 3–1. С. 86–90.
- Спирина С. Г. Финансовая устойчивость региона в призме мировых финансовых кризисов // Вестник Института дружбы народов Кавказа Теория экономики и управления народным хозяйством. 2014. № 1 (29). С. 19.
- Спирина С. Г., Калайдин Е. Н. Проблемы финансовой устойчивости в туристическом бизнесе // В сборнике: Актуальные проблемы экономической теории и практики. Кубанский государственный университет; Под ред. В. А. Сидорова. Краснодар, 2014. С. 174–181.
