Процессы управления информационными технологиями и обслуживания электронно-вычислительными ресурсами являются важнейшим процессом, обеспечивающим функционирование промышленного предприятия. Промышленные предприятия по-разному обеспечивают процессы управления информационными технологиями и электронно-вычислительными ресурсами, ввиду специфики своей деятельности и организационной структуры. Одним из способов реализации данного процесса является создание отдельного подразделения в структуре предприятия, в компетенции которого должны входить следующие задачи:
обеспечение работоспособности всех информационных система предприятия;
установка, наладка и обеспечение работоспособности электронно-вычислительного оборудования;
обеспечение сохранности и конфиденциальности информации.
Решение представленных задач посредством обработки заявок достаточно распространенный способ реализации процесса обслуживания электронно-вычислительного оборудования. Сущность этого процесса заключается в принятии заявок сотрудниками структурного подразделения, их обработки и выполнении перечня работ, необходимых для решения задач, отраженных в заявке или поставленных в процессе её обработки. Но этот процесс не всегда рационально реализован на предприятиях. Далее будет представлено описание аналогично процесса на основе методологии IDEF, реализованного на предприятии целлюлозно-бумажной промышленности. На рисунке 1 представлен A0 уровень, который отражает необходимые управляющие воздействия, входящие и исходящие потоки информации и материальных ресурсов.
Для работы процесса необходимы входящие компоненты: заявки, материалы, оборудование, программное обеспечение и сопутствующая с ними информация. Управление процессом происходит регламентирующими документами, распоряжениями, должностными инструкциями. Все входящие компоненты преобразуются при помощи технологических, электронно-вычислительных и человеческих ресурсов. На выходе процесса должно быть установленное работоспособное оборудование и программное обеспечение, отчетные документы и сопутствующая информация, в зависимости от входящих элементов.
Рис. 1. А0 уровень декомпозиции процесса управления информационными технологиями
На рисунке 2 представлен А1 уровень, который отражает такие функции, как принятие заявки, обработка заявки, выполнение заявки и формирование отчета о результатах. На этом уровне наглядно видно основные материальные потоки.
Рис. 2. А1 уровень декомпозиции процесса управления информационными технологиями
На рисунке 3 изображен А2 уровень декомпозиции функции «Принятие заявки». Процесс приема заявки подразделяется на две функции: проверка заявки в IntraService и её передача свободному исполнителю. Функцию проверки выполняет менеджер, инженер, или аналитик отдела, действуя в соответствии со своей должностной инструкцией. Работа производится на персональном компьютере в программном продукте IntraService. Проверив заявку, аналитик и инженер приступают к её обработке, менеджер передает заявку свободному исполнителю через систему электронного документооборота.
Рис. 3. А2 уровень декомпозиции функции «Принятие заявки»
Обработка заявки начинается с определения вида работ инженером. Для определения вида работ, инженер действует согласно своей должностной инструкции, руководствуясь перечнем видов работ, определяет виды работы. Далее в соответствии с видом работ определяет необходимые ресурсы и материалы, используя персональный компьютер и 1С. Далее производится поставка необходимых материалов, на управляющих воздействиях находятся должностная инструкция инженера и форма заказа, Данная функция выполняется с помощью персонального компьютера и систем СЭД и 1С. На выходе получается обработанная заявка и поставленное оборудование.
Рис. 4. А2 уровень декомпозиции функции «Обработка заявки»
Процесс определения ресурсов и материалов представлен на рисунке 5. На входе имеем перечень работ, в соответствии с этим перечнем инженер поэтапно определяет все необходимое оборудование, которое нужно для выполнения заявки. Отправляет список этого оборудования сотруднику склада, который в свою очередь проверяет наличие материалов на складе, и формирует список для заказа.
Рис. 5. А3 уровень декомпозиции функции «Определение ресурсов»
В результате структурного анализа выявлены следующие проблемы:
отсутствие ведения статусов заявок;
отсутствие корректировок требуемых ресурсов, в случае неверного их определения;
в случае неверного определения информации у пользователя, время выполнения процесса увеличивается;
отсутствие обратных связей во многих функциях.
Отсутствие ведения статуса заявок обусловлено отсутствием связи менеджера, который осуществляет прием заявок и исполнителями, которые выполняют работы. Это не позволяет пользователям отслеживать процесс выполнения его заявки.
Отсутствие корректировок требуемых ресурсов приводит к тому, что часть материалов и оборудования, необходимого для выполнения, нет в наличии.
Все эти проблемы связаны с отсутствием четкого взаимодействия между отдельными частями процесса и своевременного корректирования информации, которая по каким-либо причинам должна быть изменена.
Одним из путей решения проблем является оптимизация процесса:
создание ведения статусов заявок;
создание корректировок требуемых ресурсов, в случае неверного их определения;
создание четких связей между функциями;
создание обратных связей, чтоб исключить возможность неверного выполнения процесса.
Данный комплекс мероприятий позволит:
повысить качество информационных ресурсов предприятия;
повысить эффективность работы персонала;
снизить очередь заявок;
сократить время на прием, обработку и выполнение заявок.
Литература:
- Репин В. В. Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. — 544 с.
- Руководящий документ. Методология функционального моделирования IDEF. — М.: Издательство стандартов, 2000. — 62 с.
