Профессиональное образование играет важную роль в удовлетворении потребностей рынка труда, социальной сферы, экономики и граждан, в целом.
Законодательством Российской Федерации определяется национальная стратегия в области воспитания. Данная стратегия признает вариативность и разнообразие воспитательных систем, организаций и технологий. На основании Закона Российской Федерации «Об образовании» [1] (2012 год) формируются следующие принципы государственной политики в области образования, как гуманистический характер образования, приоритет общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, свободного развития личности; воспитания гражданственности, трудолюбия, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье; единство культурного и образовательного пространства и т. д.
Закон «Об образовании» Республики Башкортостан от 29.10.1992 года № ВС-12/32 провозглашает область образования приоритетной для республики. Организационной основой политики Республики Башкортостан в области образования является Республиканская программа развития образования, утверждаемая постановлением Государственного Собрания — Курултая Республики Башкортостан каждые пять лет, а также соответствующие федеральные и региональные государственные образовательные программы, в осуществлении которых в соответствии с договорами и соглашениями предусмотрено участие Республики Башкортостан.
Необходимо также отметить, что в настоящее время система образования в РФ проходит процесс модернизации. Следствием этого процесса стало введение новых стандартов — Федеральных государственных образовательных стандартов.
Основной задачей Федеральных государственных образовательных стандартов профессионального образования является обеспечить соответствие качества подготовки требованиям рынка труда. Принципы построения стандартов нового поколения заключаются в ориентации на результаты обучения, единстве задач на формирование общих и профессиональных компетенций, функциональности, социальном партнерстве, модульности. Итак, в законодательных и нормативно-правовых актах в области средне профессионального образования имеются положения напрямую, или косвенно относящиеся регулирования управления документацией в области образовательных услуг.
В области организации и ведения делопроизводства в образовательных учреждениях руководствуются действующими стандартами регулирующими организацию и порядок работы с документами архива. В частности, ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», определяющим правила оформления реквизитов документов и требования к составлению бланков документов [2. С.42].
Основными локальными документами образовательного учреждения, регулирующими порядок ведения делопроизводства, являются инструкция о делопроизводстве и документообороте, положение об ЭК и номенклатура дел.
Инструкция о делопроизводстве и документообороте, определяет порядок документирования деятельности образовательного учреждения, общие правила работы с документами, порядок организации документооборота и хранения документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности учреждения, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, организация документооборота и хранения документов, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на секретаря-референта, руководителей подразделений.
В целях рационального отбора документов для архивного хранения и установления сроков хранения в образовательном учреждении действует постоянно действующая экспертная комиссия, которая организует свою работу в соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии. Согласно данному положению экспертная комиссия проводит заседания не реже 2 раз в год согласно утвержденному плану работы. Заседания экспертной комиссии протоколируются.
Документирование деятельности.Документирование включает в себя все виды работ, связанные с составлением и оформлением документов учреждения, в том числе:
составление и оформление распорядительных документов (решений, приказов, распоряжений);
составление и оформление организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов, справок);
ведение деловой переписки;
составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (служебных записок, справок, списков, актов и др.).
По характеру движения различают следующие группы документов:
Входящие документы — создаваемые за пределами учреждения (или созданные в учреждении, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в Образовательное учреждение;
Исходящие документы — создаваемые в учреждении (или поступившие в образовательное учреждение извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы;
Внутренние документы — создаваемые, перемещаемые внутри учреждения и остающиеся в нем на хранение.
Организация документооборота включает в себя:
прием, обработку и прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка и т. д.) документов;
регистрацию и учет поступающих документов. Все входящие документы подразделяются на регистрируемые подразделениями образовательное учреждение и не подлежащие регистрации;
организация работы с отправляемыми документами: согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов;
регистрация и прохождение внутренних документов;
учет объемов документооборота.
Контроль исполнения документов.Функции контроля за сроками исполнения документов может возлагаться на руководителей подразделений учреждения. Контроль за качеством исполнения документов осуществляется директором учреждения или руководителем подразделения путем проведения выборочной проверки по существу исполнения.
При особой важности документа директор образовательного учреждения дает указание руководителю подразделения, либо секретарю-референту о постановке его на контроль. По документам, поставленным на контроль, устанавливаются промежуточные сроки проверки исполнения.
Организация хранения документов.В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение создается архив учреждения [3].
Приказом директора назначается лицо, ответственное за архивное хранение. Организация хранения документов включает в себя:
формирование и оформление дел,
оперативное хранение дел до истечения срока надобности,
передача на архивное хранение.
Таким образом, область управления документацией в учреждениях образования регулируются как федеральными, региональными и локальными нормативно-правовыми актами.
Литература:
- Федеральный закон № 3266–1 от 10.07.1992 «Об образовании» // Собрание законодательства РФ, 05.12.2011, № 49 (ч. 5), ст. 7063. ст. 2 глава 1.
- Крюкова Н. П. Документирование управленческой деятельности. М., Инфра-М, 2008–267 с.
- Порядок подготовки дел к передаче в архив образовательного учреждения среднего профессионального образования / Сост.: Т. А. Нищенкова. — М.: Инновационный образовательный центр «Новый город», 2010. — 23 с.
