В статье ставится задача определения характеристик и составных частей информационной системы управления ресурсами высшего учебного заведения. Приводится описание типовой структуры хранимых данных в базах данных университета. Определяются направления для дальнейших исследований и типовые решения, которые можно применить для организации информационной системы ВУЗа.
Ключевые слова: менеджмент, управление, ВУЗ, ERP, корпоративные информационные системы, интеграция, образование, внедрение, обучение пользователей.
Одним из преимуществ систем управления ресурсами предприятия (EnterpriseResourcePlanning — ERP) является отсутствие дублирования информации, которое в конечном итоге приводит к увеличению издержек, связанных с обслуживанием баз данных и физических серверов. Основной задачей внедрения ERP является оптимизация бизнес процессов на предприятии.
Впервые понятие ERP было введено в 1990 году в США для обозначения крупных интегрированных систем, которые обеспечивают контроль над осуществлением продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских заказов [1]. Проблема экономии ресурсов особо актуальна для университетов, являющихся автономными организациями.
В настоящее время в большинстве российских вузов стоит задача перехода от разрозненных информационных систем, внедренных в разное время на протяжении длительного промежутка времени порядка 20 лет. Процесс перехода к единым системам, или приближенным к ним, в таких случаях связан с большими временными, трудовыми, материальными затратами. В большинстве случаев в российских компаниях для ведения бухгалтерского и кадрового учета используется программное обеспечение отечественного производства, т. к. иностранные решения сложны в адаптации к требованиям российского делопроизводства.
ERP системы являются необходимым условием для обеспечения стабильного взаимосвязанного функционирования разнообразных частей информационной среды вуза. В случае использования нескольких систем для учета данных в системах будет прослеживаться некая основа, которая будет необходима в каждой базе данных. Дублирование такого рода информации является серьёзной ошибкой. Примерами такой информации являются: данные о сотрудниках и студентах, данные об образовательных программах, реестр зданий и помещений.
Применение систем комплексного планирования и учета ресурсов предприятия в образовательных учреждениях повышает эффективность системы управления организацией, т. к. это прямо способствует улучшению выполнения двух из четырех базовых функций менеджмента: организация и контроль — и косвенно остальным двум: мотивация и планирование.
ERP система вуза в базовом понимание должна автоматизировать следующие процесса внутри вуза: прием абитуриентов, учет контингента студентов, мониторинг трудоустройства выпускников, учет проживающих в общежитиях лиц, учет научно-исследовательской деятельности, мониторинг ключевых показателей эффективности, бухгалтерский и кадровый учет. Правильно скомпонованная ERP система должна или иметь в себе элементы документооборота, или полностью выполнять её функции.
При построении корпоративных информационных систем вуз может пойти следующими путями: 1) закупить единую систему и поэтапно перейти на ее повсеместное использование; 2) оставить системы учета сотрудников и студентов и на их основе построить итоговую систему.
При использовании комплексной системы избегаются затраты и риски при синхронизации данных, но могут возникнуть проблемы, связанные с масштабным обучением персонала работе в новой системе. Преимуществом этого способа является стандартизированность решения, что позволяет принять решение о внедрении выбранной информационной системы, опираясь на опыт других вузов. К преимуществам также следует отнести нулевые затраты на разработку и отсутствие необходимости иметь в структуре университета отдел по разработке и поддержке информационных систем. В противовес этому приводится необходимость в оплате технической поддержки и лицензии. Примерами комплексных решений для автоматизации деятельности образовательного учреждения высшего образования являются такие программные комплексы как: 1С — Университет, Тандем. Университет, Галактика. Управление вузом.
При частичном подходе ситуации в разных вузах могут в разной степени отличаться. В этом случае серьезную статью затрат могут занимать анализ, проектирование и разработка корпоративной информационной системы. К последующим регулярным затратам относятся финансовые затраты, связанные с содержанием подразделения университета, которое будет заниматься модернизацией и сопровождением полученной в итоге корпоративной информационной среды вуза. Преимуществом содержания подобного подразделения в структуре университета является возможность оперативного добавления функций, ранее не учтенных, но требуемых. Эта особенность важна, т. к. она позволяет в течении минимально возможного промежутка времени внедрять новые инновационные решения в сфере управления вузом, что важно для вузов, которые стремятся быть лидерами на рынке образовательных услуг.
Примерами высших учебных заведений, где используется подобный подход, являются: МГТУ им. Баумана, СПбГУТ им. Бонч-Бруевича, Владивостокский государственный университет экономики и сервиса (г. Владивосток) и Северо-Восточный федеральный университет им. М. К. Аммосова (г. Якутск). В вышеперечисленных вузах используется своя система управления студенческим составом, на основе которой впоследствии была создана система управления ресурсами предприятия.
В СВФУ с 2008 года функционирует интегрированная информационная система управления студенческим составом (ИИСУСС). Данная система первично была разработана и успешно функционировала во ВГУЭС (г. Владивосток). Система представляет собой комплекс программных систем: приемная комиссия, учет студенческого состава, паспорта образовательных программ и связанный с этими процессами документооборот. Владивостокская разработка была передана СВФУ вместе с исходными кодами и в достаточной степени успешно могла подвергаться расширению, благодаря этому на основе ИИСУСС была создана информационная инфраструктура СВФУ. Ядром инфраструктуры является база данных ИИСУСС. На основе ядра системы и были созданы следующие системы вуза: учет проживающих в общежитии, регистрация и предоставление доступа в беспроводную сеть университета, учет заявлений на перевод с платного обучения на бюджетное, академическая мобильность студентов. Возможности по расширению системы позволяют внедрять любые инновационные решения в этой области, включая интеграцию с аппаратными комплексами посредством идентификации студента или сотрудника согласно коду, который можно предоставлять посредством смарт-карты.
При анализе требований к функционалу автоматизированной информационной системы необходимо руководствоваться принципом, при котором для проектирования системы собирается информация, превосходящая по количеству требования. Данный принцип обеспечивает вариативность в процессе принятия решений, что способствует выработке правильного метода системного мышления [2, с. 191]. При составлении технического задания на разработку систему нужно руководствоваться принципом, согласно которому делается основный упор на функции и возможности системы, а не подетально точное описание процессов и функций каждого элемента графического интерфейса. Этот подход дает заказчику возможность добиваться достижения желаемого результата, а не выполнения формальных требований согласно техническому заданию, которое обычно учитывает не все желаемые процессы.
Частичный подход следует рассматривать в большинстве случаев, т. к. программы для бухгалтерского, налогового и кадрового учета в организациях различных профилей используются одни и те же. Примером такого рода распространённых программ может послужить 1С — общепризнанный стандарт в бухгалтерских и финансовых службах [3]. Это помогает существенно снизить затраты на обучение персонала работе в этих программных продуктах. Нередко возникают ситуации, когда ввод элементарной операции по движению материала или бухгалтерской проводки может остановить производственный процесс [2]. Во избежание таких ситуаций есть смысл создавать образовательные курсы с учетом специфики образовательного учреждения. К примеру, в Пермском национальном исследовательском университете при внедрении системы управления проектами была организована 72-часовая программа повышения квалификации. Данный шаг был направлен на освоение методологии и преодоления сопротивления нововведениям со стороны персонала [4].
Правильно скомпонованная корпоративная информационная система вуза позволяет получать регулярные автоматические отчеты по его деятельности. Для этого необходимо разработать ключевые критерии и показатели, по которым будет оцениваться его текущая деятельность и составляться прогнозы. Для того, чтобы создать такую систему необходимо сконцентрироваться на таких базовых компонентах системы как учет студентов, учет сотрудников, реестр образовательных программ, реестр зданий и помещений. На их основе должна строиться вся информационная инфраструктура университета.
В качестве примера можно привести корпоративные сайты университета, на которых следует также использовать данные, которые содержатся в ядре ERP. Для сайта университета это будут реестры сотрудников, студентов, образовательных программ и зданий. Ошибочным является подход, когда университетские порталы строятся с нуля без интеграции с центральной системой. В недалекой перспективе это приведет к тому, что информация на нем не будет соответствовать актуальной, а затраты на его поддержание превысят допустимые показатели. Более того, данные которые будут получены с этого сайта и их последующего анализа могут противоречить данным полученным из других источников. Для стабилизации ситуации будут стоять вопросы синхронизации и миграции данных, которые процедура, связанными с финансовыми и трудовыми затратами.
Во избежание таких случаев необходимо проводить тщательный анализ требований и бизнес-процессов. На основе этого анализа создается структура ERP системы, учитывающая все процессы, происходящие в организации и которые планируется добавить в существующую систему. Процессы для упрощения можно разбить на подпроцессы, которые будут соотноситься с соответствующими автоматизированными рабочими местами, отражающими роли пользователей в системе.
Следует заметить, что успешность применения ERP систем во многом зависит от наличия мотивации у высшего руководства. При безразличии к ходу проекта или наличию причин препятствования ходу проектных работ, проект может затянуться [5]. Это влечет за собой превышение сроков и перерасход бюджета, и, как следствие, неудачу во внедрении.
Необходимо исследовать возможности адаптации подобной системы к условиям вуза и изучить опыт внедрения этих систем, а также лучшие практики в этом деле. Это поможет сократить за затраты, оптимизировать документооборот, установить контрольза своевременностью и корректностью ввода данных, сберечь время, сделать процессы вуза более прозрачными. Для оптимизации данных процессов необходимо провести исследования.
Построение или внедрение грамотно спроектированных ERP систем поможет значительно оптимизировать управление вузом. Необходимо сделать акцент на базовых компонентах: учет сотрудников, студентов, образовательных программ и зданий. При этом предпочтительно использовать готовые решения в области финансового и бухгалтерского учета в виду их повсеместной распространенности.
Литература:
- Обзор «Развитие IT-рынка в России»// РБК исследования рынков URL: http://marketing.rbc.ru/reviews/it-business/ (дата обращения 02.12.2015)
- Степанов Д. Ю. Проблемы внедрения корпоративных информационных систем: уровень приложений // Менеджмент сегодня. 2015. № 3
- Николаев И. А. Какую систему выбрать для управленческого учета // Управленческий учет и финансы. 2015. № 1
- Попов В. Л. Опыт внедрения корпоративных систем управления проектами на российских предприятиях. // Управление проектами и программами. 2014. № 3
- Шестакова Е. Н. Основная причина неудачного внедрения ERP-систем. // Управление корпоративными финансы. 2013. № 6
