Не успело человечество переступить порог второго тысячелетия, как началась новая «цифровая» эра. Все изменилось: на смену проводному домашнему телефону пришли сотовые, компьютерная техника обустроилась в квартирах каждой третьей семьи, игровые приставки были вытеснены новыми мощными компьютерами. И это только малая часть тех изменений, которые коснулись жизни обычных граждан, однако, они запомнились всем россиянам, ведь наша страна в техническом и экономическом планах явно отставала. Но после начала новой эпохи изменения во всех сферах жизни были неизбежны.
Приведем небольшое сравнение. Наши родные помнят советские магазины. Пирожные можно купить здесь, кефир в магазине через дорогу, мясо на другой улице, в итоге, лишняя суета и марш-бросок обеспечен, плюс велика вероятность того, что простоишь в очереди, а пирожных на вашу долю и не останется. Что же наблюдается в современности? Есть большой торговый центр, тут тебе и продукты, и кафе на первом этаже, и одежда, то есть, совершенно другая система.
Так как техника стремительно внедрялась в жизнь, еще тогда многие предприниматели стали задумываться об автоматизации процессов в собственном бизнесе. Правда они же и сомневались нужно это или нет, потому что автоматизация, к примеру, не направлена на увеличение потоков клиентов, определения перспективы будущего развития или своевременной подачи отчетности.
Для любого специалиста было очевидно и понятно, для чего необходимо автоматизировать бизнес-процессы, но проблемой российских бизнесменов всегда являлась авторитарность управления, когда управляющий компанией был и топ-менеджером, и бухгалтером, и кадровиком, хотя в настоящее время ситуация изменилась в лучшую сторону, благодаря переключению на западный опыт.
Но что же такое автоматизация? Сегодня, она представляет собой разновидность подходов к управлению деятельностью за счет применения IT (информационных технологий). Такой подход дает возможность управлять операциями, анализировать данные и информацию, распоряжаться ресурсами на основе использования PC (персонального компьютера) и ПО (программного обеспечения, софта), отойдя от темы, слово «софт» (от английского Software) первым в 1958 году использовал принстонский математик Джон Тьюки в одной из своих статей [1, с.163].
Главным отличием автоматизации от других подходов управления является полное или частичное исключение человека из какого-либо процесса деятельности компании. Проще говоря, человек смог переложить все свои рутинные обязательства на плечи компьютера, в результате чего все элементы деятельности компании стали сосредотачиваться в единой системе. Система же представляет собой комплекс информации, которая включает в себя данные о ресурсах и поставщиках, сотрудниках и клиентах, а так же отчеты о ситуации в компании.
В чем преимущество такой системы? Дело в том, что руководитель фирмы в любой момент, вне зависимости от своего местонахождения, может получить полную информацию о состоянии дел своего бизнеса. Плюс ко всему, система помогает отслеживать все финансовые операции, включая доходы и убытки, а это в свою очередь позволяет сравнивать фактические бухгалтерские показатели с теми, которые были изначально запланированы. Эта же система является помощником, который не позволит сотрудникам заниматься делами, неположенными по должностной инструкции, и видеть то, что не следует.
Если говорить о цели автоматизации, то ею является повышение качества выполнения процесса. Автоматизированный процесс имеет более четкие и неизменные характеристики, чем процесс, осуществленный вручную. Потому во многих случаях автоматизация повышает уровень производительности, сокращает период осуществления процесса, уменьшает его стоимость, а так же увеличивает стабильность и точность выполняющихся операций.
Получается, что система управления — инструмент управления компанией. Ни для кого не секрет, что управление возможно только на основе отчетности, так как именно отчет позволяет увидеть картинку происходящего, следовательно провести анализ и принять соответствующие решения. Но по поводу составления отчетности нет однозначного мнения, просто компьютер составляет ее на основе первичных данных, при составлении отчета человеком нужно учитывать человеческий фактор, и кому в этом случае доверять — дело сугубо личное. Потому качество отчетности зависит от внедренного инструмента, и зачастую на его внедрение уходят годы, потому что автоматизация бизнес-процессов, обучении персонала и сопутствующие всем этим процессам действия — труд титанический.
Однако, если компания стабильна, персонал дисциплинирован и все процессы последовательны (не носят характер хаоса), автоматизация занимает меньшие периоды внедрения, в противном случае, внедрение АСУ (Автоматизированной системы управления) приведет в тупик.
На современном этапе автоматизация охватила многие сферы деятельности, начиная производством продукции и заканчивая розничной торговлей. И вне зависимости от размеров компании и сроках ее существования, практически в каждой из них существуют процессы, которые автоматизированы. Для всех процессов существуют единые принципы автоматизации:
1) Принцип согласованности, означающий, что все действия составляющие процесс должны быть согласованы с входами и выходами рассматриваемого процесса, в противном случае, этот процесс может быть нарушен;
2) Принцип интеграции, когда рассматриваемый процесс должен иметь возможность интегрироваться во всю среду предприятия;
3) Принцип независимости исполнения, когда участие человека в автоматизированном процессе не рассматривается, или допускает его минимальное участие.
Стоит представить среднестатистический офис. Все бегают от стола к столу, с важным видом задают интересующие их вопросы, записывая ответы в блокнот. После беготни отправляются за кофеем и бутербродом, опять бегут к телефонам, чтобы дозвониться до важного представителя какой-либо фирмы. Было установлено, что сотрудники компании, где отсутствует АСУ, тратят на звонки и периоды coffee-break (перерыв на кофе) более 50 % рабочего времени, итого, процесс продуктивной работы ничтожно мал [2, с.135].
Потому, если у руководителя есть инструмент, позволяющий анализировать деятельность компании без чьих-либо утверждений, бизнес будет прозрачным, и совещания тогда будут назначены не для выяснения сложившихся ситуаций, а для поиска результативных предложений по каким-либо реформам и дальнейшему планированию. Получается, что прозрачность бизнеса зависит от уровня его автоматизации.
Существует 5 главных причин необходимости в автоматизации:
1) Уменьшение времени для рутинных процессов, что позволит сделать автоматизация. Взять, к примеру, известный Microsoft Excel, когда на заполнение разных таблиц, баз данных или отчетов уходит, чуть ли не половина рабочего времени. Когда же работать? Необходимо автоматизировать рутину, чтобы время у сотрудников оставалось для более важных задач;
2) Ведение клиентской базы. В этом случае система сработает по принципу «будильник», не позволив забыть про какого-либо клиента или рассмотреть его заявку;
3) Сокращение ошибок в работе. Здесь имеется ввиду человеческий фактор, которые имеет место быть в каждой компании, но который можно свести к минимуму;
4) Сохранение бизнес-логики фирмы. Автоматизированные системы бывают гибкими (с возможностью управления конфигурацией), или жесткими (когда возможность внесения изменений отсутствует), соответственно, по заказу создание системы выполняется согласно требованиям заказчика и максимально подстраивается под сферу деятельности фирмы.
5) Оперативность использования информации. Как говорилось ранее, у руководителя есть возможность получить своевременную, актуальную информацию, касающуюся всех процессов своей компании в очень короткие промежутки времени.
Для внедрения системы управления руководителю компании нужно определиться с областью, где она необходима: возможно, это будет складской отдел, быть может, программа работы с дисконтными картами, или же отдел продаж с клиентской базой. Чаще в случае внедрения АСУ в отдел продаж, чаще используют CRM-системы (Управление отношениями с клиентами).
CRM-система — ПО, назначение которого заключается в автоматизации способов взаимодействия с клиентам, улучшения качества их обслуживания, а так же наладке маркетинговых мероприятий, путем хранения информации о клиентах и истории взаимодействия с ними.
Сегодня любой вариант контроля и учета, способный улучшить взаимодействие с клиентами, можно назвать CRM-системой, даже если история сообщений, звонков и контактов ведется в бумаге или в Excel. Главное условие в том, чтобы имеющаяся схема могла контролировать все варианты взаимодействий.
Не секрет, что многие разработчики ПО частенько пытаются навязать свое видение CRM-систем, соответственно, перечень необходимых качеств АСУ у разработчиков совпадает с тем вариантом, который они реализовали в своем программном продукте [3, с.201].
Не менее популярны ERP-системы (Планирование ресурсов предприятия), представляющие собой комплекс всех отделов и процессов компании будь то производительные мощности, управление кадровым или финансовым профилями. Такой комплекс направлен на оптимизацию распределения потоков различных ресурсов.
Некоторые называют ERP-систему электронной корпоративной энциклопедией, способной максимально сэкономить время на поиске интересующей информации. Такой подход очень удобен, ведь когда вся информация находится в одном месте, остается только научиться пользоваться такой энциклопедией. Для чего нужны такие энциклопедии? Для быстрого поиска необходимой информации. Да, организовать ту же отчетность можно и на бумаге, только что будет с этой бумагой, когда ее накопится бесконечное множество?
Выход, безусловно, есть, можно нанять человека на должность архивариуса, правда это будет означать увеличение затрат на заработную плату персоналу, чего любой руководитель точно захочет избежать.
Так или иначе, автоматизация считается трудоемкой и сложной задачей, и потому для ее решения необходимо придерживаться определенной стратегии, так как именно следование стратегии позволит нормализовать процессы, а значит получить от автоматизации ряд результативных преимуществ. Кратко стратегию формулируют следующим образов.
Для начала необходимо понимание процесса, то есть его полный анализ, включающий определение входов и выходов рассматриваемого процесса, последовательность выполняемых действий, состав ресурсов и так далее. Далее необходимо процесс упростить, то есть лишние операции, не приносящие пользу, а только усложняющие цепочку, должны быть удалены. Чаще в этом случае предлагают иную технологию выполнения рассматриваемого процесса.
Итогом стратегии является автоматизация, которая имеет место быть только, если процесс был упрощен, иными словами, чем легче порядок действий процесса, тем проще провести его автоматизацию.
В конечном итоге, система управления предприятием будет являться не только инструментом для управления компанией, но и средством для принятия решений. Такая система станет хранилищем корпоративных документов и истории бизнес-процессов, а значит, позволит сделать бизнес прозрачным, и следовательно, наиболее эффективным.
Литература:
- Коверкова А. П. Что такое автоматизация управления. — М.: Дело, 2008.
- Головнина Л. А., Жигунова О. А. Экономический анализ. — М.: КноРус, 2010.
- Литвиненко К. О. Автоматизированные системы управления. — М.: Стандарты и качество, 2007.
