В статье рассматриваются функциональные обязанности секретаря в историческом развитии. Прослеживается связь между профессиональной деятельность и рабочим местом секретаря. Приведены рекомендации по рациональной организации рабочего места современного секретаря.
Ключевые слова: секретарское дело, функциональные обязанности, рабочее место секретаря.
За последние сотни лет профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если в XVIII веке секретаря принято было называть «доверенным письмоводом государя», то сегодня его функции значительно расширились, что позволяет утверждать, что современный секретарь является помощником руководителя во многих производственных и управленческих вопросах.
Изначально в России должность секретаря появилась в ранге личного секретаря Императора Российского.Постепенно, секретарь становится обязательным должностным лицом учреждения. В имеющихся законодательных актах данного периода описаны служебные обязанности секретаря и очерчена сфера его деятельности.
В период Петровского правления секретари хранили документы свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранились просто в ларях, или сундуках. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Все решенные дела сдавались в актохранилища, получивших европейское название — архивов.
К началу XIX века статус секретаря, а, следовательно, и его функции меняются. Существующая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.
Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами, где содержались требования к составу информации, последовательности изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей. Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.
Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.
В 1840 году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус — помощников в производстве. Кроме того, секретари сопровождали своих начальников в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей — таким образом осуществляя и организационные функции.
С учетом вышеизложенного можно отметить, что организация рабочего места секретаря также подверглось значительным изменениям. Если в период становления секретарского дела достаточно было иметь перо и бумагу, то в XIX веке в результате использования печатных машинок труд секретаря стал намного эффективнее.
В настоящее время пишущие машины по большей части вышли из употребления, их функцию стали выполнять персональные компьютеры, укомплектованные принтерами.
Организация рабочего места современного секретаря напрямую связана с его основными обязанностями, которые можно распределить на следующие группы:
— работа с документами или делопроизводство, куда входят все этапы по подготовке, оформлению, регистрации, согласованию и контролю документов, подготовкой к хранению и сдаче в архив.
— работа со средствами связи для обеспечения телефонных переговоров, приема и отправки факсимильных сообщений, составление электронных писем и прием сообщений по электронной почте.
— работа с посетителями, которая предполагает ведение журналов регистрации посетителей и сотрудников, пришедших на личный прием к руководителю.
— подготовка и проведение совещаний, собраний, конференций. Этот вида работы связан с информированием приглашенных лиц, проведением регистрации, подготовкой всех необходимых информационных материалов, составлением и оформлением доклада руководителя.
— работы хозяйственного характера, куда входит обеспечение бесперебойной работы всех технических офисных средств, а также, обеспечение сотрудников и руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.
Исходя из вышесказанного, следует отметить, что для наиболее эффективного выполнения должностных обязанностей секретарю необходимо тщательно продумать планировку своего рабочего места.
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. [1]
Рабочее место секретаря можно условно разделить на 3 зоны:
— рабочая зона — основное место работы, где располагается стол, телефон, персональный компьютер или ноутбук, принтер. Рабочее место секретаря должно располагаться рядом с кабинетом руководителя таким образом, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную;
— вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факсимильный аппарат и другое необходимое оборудование;
— зона обслуживания посетителей, где располагаются стулья для посетителей, журнальный стол, кулер с водой.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. [2]
На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из основных правил — на столе секретаря находятся только поступающие документы, которые находятся в работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф.
Не следует забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на его рабочем месте. Соблюдение четкого порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, но и экономит время.
В заключение можно сделать следующие выводы. Труд секретаря в разные исторические эпохи неразрывно связан с его функциями. Если изначально секретари занимались составлением и переписыванием документов, то и орудия труда требовались минимальные — стол, перо, бумага. Современный секретарь практически освобожден от ручных операций с документами, в помощь ему существует целый арсенал технических средств, программных продуктов и появляется новая проблема — рационализация рабочего времени.
Литература:
- Байкова, И. Ю. Полное руководство секретаря-референта / И. Ю. Байкова. — М.: Рид Групп, 2012. — 208 с.: ил.
- Простые 5 шагов для повышения эффективности рабочего места URL: http://sekretarskoe-delo.ru/index.php?id=1580 (дата обращения 22.03.2016 г.).
