Каждая организация в процессе своей деятельности создает управленческие документы (документы кадрового учета, бухгалтерские документы, организационно-распорядительную документацию и т. д.). Правила работы с такими документами регламентированы на законодательном и нормативно-методическом уровне, по организации работы с ними написано множество статей. Но что делать, если в архиве организации накапливаются специфические виды документов — научно-технические?
В данной статье обращено внимание на организацию работы с научно-техническими документами, образующимися в технических отделах и службах производственных предприятий. Статья будет полезна как специалистам технических отделов для формирования дел и организации их текущего хранения, так и в большей степени для заведующих архивом, архивариусов и других специалистов организаций, в распоряжении которых находится архив, в который сдаются кроме управленческих еще и научно-технические документы.
Для начала определимся, что будем понимать под термином научно-техническая документация. Научно-техническая документация — это основа любого производственного процесса, в ней закрепляется информация, необходимая в процессе осуществления каких-либо работ, а также при последующей эксплуатации возведенных объектов. Научно-технические документы подразделяются на подвиды, имеющие свою специфику. Согласно «Правилам работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий» научно-техническая документация подразделяется на следующие основные группы:
- научно-исследовательская документация;
- проектно-планировочная документация в области капитального строительства;
- конструкторская документация;
- технологическая документация;
- документация по изобретательству и рационализации;
- специальная документация. [1].
В связи с тем, что каждая группа научно-технической документации имеет определенную правовую регламентацию, включает различные виды документов, остановимся в данной статье на проектной документации для строительства. Она создается для осуществления проектирования зданий, сооружений, дорог, мостов и т. д. Проектная документация разрабатывается не только в форме текста, но и в форме чертежей.
В организациях работа по созданию и обработке технических документов возлагается на специализированные производственные отделы, службы, бюро, лаборатории и т. д. Специалисты таких отделов занимаются разработкой, согласованием, утверждением технической документации. Особых проблем на данном этапе работ не возникает. Трудности возникают тогда, когда созданные большие объемы документации перестают быть необходимыми для ежедневного использования, и в связи с большим количеством томов и экземпляров технической документации, их необходимо передавать в архив.
Несмотря на то, что в Основных правилах работы архивов организации указывалось, что взависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях, чаще всего в организациях вся документация хранится в одном архиве. [2] В новых Правилах таких рекомендаций не обнаружено. [3]
Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах. В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.
Во-вторых, в отличие от управленческой документации техническая документация создается в нескольких экземплярах (для заказчика, подрядной организации, разработчика и т. д.), содержание заказываемых томов регламентировано законодательством. Так например, проектная документация включает в себя следующие разделы: Пояснительная записка, Схема планировочной организации земельного участка, Архитектурные решения, Конструктивные и объемно-планировочные решения, Сведения об инженерном оборудовании, о сетях инженерно-технического обеспечения, Перечень инженерно-технических мероприятий, содержание технологических решений, Проект организации строительства, Проект организации работ по сносу или демонтажу объектов капитального строительства, Перечень мероприятий по охране окружающей среды, Мероприятия по обеспечению пожарной безопасности, Мероприятия по обеспечению доступа инвалидов и т. п. [4]
Кроме того форматом создаваемых технических документов не всегда является привычный для управленческих документов формат А4, поскольку рабочие графики, чертежи могут создаваться в формате А1 и меньше. При подготовке таких дел к передаче на архивное хранение листы больших форматов обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край.
Следующими отличительными чертами технической документации являются особые признаки систематизации документов в дела. Для управленческих документов выделяют следующие принципы: номинальный признак— по названию разновидностей документов (приказы, распоряжения, указания, акты, справки и т. д.), предметно-вопросный признак— по содержанию документов (документы по конкурсным процедурам), авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку и т. д. Техническая же документация формируется в дела по объектам строительства. Дела имеют определенную нумерацию: в название тома содержится название раздела или подраздела, кроме того в каждом томе на первых страницах помещается содержание проекта, что значительно облегчает поиск необходимого тома.
Также следует отметить, что среди технических документов, передаваемых в архив, могут оказаться документы, содержащие информацию конфиденциального характера. Чаще всего именно в таких документах организации содержатся технологии работы, ноу-хау предприятия. Поэтому ответственному за технический архив должностному лицу нужно знать о наличии таких документов. Это может быть целый проект или его отдельные разделы. Ответственный сотрудник должен обеспечить защищенное хранение таких документов, ограничить к ним свободный доступ, а также вести отдельный учет конфиденциальных документов. Для обеспечения сохранности документов ограниченного доступа в архиве должны быть запираемые шкафы либо сейфы.
Непростая задача определить сроки хранения технических документов. Несмотря на то, что сроки хранения технических документов, как и управленческих, определены государственным Перечнем [5], они варьируются по одному и тому же документу в зависимости от его автора. Так, в Перечне содержатся типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
В первом звене (графа 3) — представлены организации, утверждающие/согласовывающие документы. Во втором звене (графа 4) — перечислены организации — разработчики / авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.В третьем звене (графа 5) — определены организации-заказчики.В четвертом звене (графа 6) — указаны эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений / измерений и т. п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации. В случае, если организация подходит по двум критериям Перечня, то выбирается больший срок хранения. Следовательно, заведующий архивом должен иметь четкое представление о том, какие виды документов разрабатываются в организации, а какие заказываются у других организаций, чтобы верно определить срок хранения документа.
Также хочется обратить внимание как определить какие документы необходимо хранить, а какие можно уже уничтожить. Для выявления важности документов для организации, определения сроков их хранения производится экспертиза ценности документов (ЭЦД), с целью ее проведения в организации создается экспертная комиссия. [3] В состав экспертной комиссии обязательно должны быть включены специалисты технических отделов и зав. архивом. В организации могут создаваться две экспертных комиссии — отдельно по управленческим документам, отдельно по техническим, либо одна комиссия, в состав которой должны входить специалисты по техническим и по управленческим документам.
Таким образом, мы рассмотрели отличия в организации хранения технических документов на бумажных носителях от управленческих документов. Это порядок создания, способы систематизации, сроки хранения и т. д. Однако существуют и общие правила к которым можно отнести требования к архивохранилищам (температурно-влажностный режим, санитарно-гигиенический, требования пожарной безопасности и т. д.), к организации выдачи документов из архива.
Литература:
- Правила работы служб научно-технической документации (отделов, бюро, архивов) научно-исследовательских, проектных, конструкторских, технологических организаций и предприятий. Утв. Главархивом СССР // Справочно-правовая система «Консультант плюс». URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=ESU;n=15745 (дата обращения: 11.04.2016).
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // Справочно-правовая система «Консультант плюс». URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=40984 (дата обращения: 11.04.2016).
- Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830) // Справочно-правовая система «Консультант плюс». URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=185738 (дата обращения: 11.04.2016).
- Постановление Правительства РФ от 16.02.2008 № 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию» // Собрание законодательства РФ. 2008. № 8. Ст. 744; в ред. от 23.01.2016 Справочно-правовая система «Консультант плюс».URL: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=192937 (дата обращения: 11.04.2016).
5. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.2007. № 46.
