В данной статье рассматривается один из подходов к организации единого информационно-образовательного пространства в вузе в условиях развития информационного общества.
Ключевые слова: функциональная модель, управление учебным процессом, отчеты, образовательный портал, вуз.
Функциональная модель образовательного портала как базис информационной системы управления учебным процессом вуза предполагает наличие четко сформулированной цели, единственного субъекта моделирования и одной точки зрения. Система имеет границу, которая определяет область моделирования. Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход (нечто, что перерабатывается системой), выход (результат деятельности системы), управление (стратегии и процедуры, под управлением которых производится работа) и механизм (ресурсы, необходимые для проведения работы). Находясь под управлением, система преобразует входы в выходы, используя механизмы.
Корпоративную информационную систему вуза составляют множество бизнес-процессов, характеризующихся различной степенью охвата структурных подразделений, различной сложностью.
Для построения образовательного портала вуза и автоматизации бизнес- процессов необходимо разбить задачи на отдельные блоки. Модульный подход позволяет снизить сложность процесса автоматизации, повышает уровень управляемости, обеспечивает возможность независимой разработки (или замены) отдельных модулей системы.
В результате сбора данных и анализа процессов, связанных с учебной деятельностью, были выделены следующие бизнес-процессы, подлежащие более тщательному анализу и оптимизации на начальном этапе создания системы:
– формирование структуры данных по учебной деятельности;
– управление учебными планами;
– управление контингентом студентов;
– управление успеваемостью студентов;
– управление персоналом;
– управление тестированием;
– формирование учебных графиков;
– формирование расписания.
Любая корпоративная информационная система имеет в качестве фундамента справочные данные, содержащие информацию по структуре и обеспечивающие функционирование остальных подсистем.
Контекстная диаграмма, глобально описывающая процесс формирования структуры данных по учебной деятельности, представлена на рисунке 1.
Рис.1. Контекстная диаграмма процесса формирования структуры данных по учебной деятельности
Для обеспечения основных бизнес-процессов вуза, которые, прежде всего, связаны с учебным процессом, выделим функциональные подсистемы (модули), которые используют информацию по структуре в качестве единых справочных данных: деканаты, кафедры, специальности, дисциплины, вид обучения, система обучения, время занятий по системе обучения.
Оперативное управление данными справочниками должна выполнять служба управления учебной деятельностью (учебный отдел или учебно- методическое управление). Это обосновывается спецификой информации — она должна заноситься централизовано и быть актуальной для всех подразделений вуза. Организация данного процесса позволит предоставлять для заинтересованных служб и разрабатываемых функциональных подсистем информацию по структуре вуза, базовые справочные данные.
Централизованное ведение информации обеспечивает целостность и актуальность данных, исключает дублирование и необходимость процессов синхронизации информации в подразделениях и задачах вуза.
Общий вид разработанной иерархии выполняемых функций показан на рисунке 2.
Управление учебными планами. Данные учебного плана необходимы для всех учебных подразделений вуза и подразделений, связанных с учебным процессом. Они являются основой не только для оперативной работы по учебным планам, но и таких задач как формирование рабочих графиков учебного процесса, составление расписания занятий, управление успеваемостью студентов.
Рис. 2. Иерархия диаграмм процесса формирования структуры данных по УД
В сложившейся практике учебные планы формируются на кафедрах. При этом в ходе учебной деятельности кафедры могут производить некоторые корректировки учебных планов. Зачастую складывается такая ситуация, что актуальной информацией по действующему учебному плану обладает одно лицо кафедры, ответственное за данный вид деятельности. Получение необходимой информации может занимать некоторое время, или вовсе быть затруднено в случае отсутствия ответственного лица (отпуск, болезнь и т.п.).
Для оперативного управления учебным процессом, необходимо организовать процесс формирования учебных планов таким образом, чтобы информация по ним хранилась централизовано, а ввод и корректировка данной информации выполнялась распределено на рабочих местах авторизованными лицами.
Разработанный бизнес-процесс управления учебными планами представлен на рисунке 3.
Рис. 3. Контекстная диаграмма информационной системы управления учебными планами
Бизнес-процесс управления учебными планами состоит из следующих процессов: сопровождение системы, занесение учебных планов, оперативная работа. Сопровождение системы выполняется службой эксплуатации вуза. Занесение учебных планов должен выполнять методист кафедры. Оперативная работа над учебными планами осуществляется как специалистами кафедры, так и сотрудниками учебного отдела.
Операция занесения учебных планов должна включать в себя такие действия как: ввод данных по госзаказу на специальности, ввод свойств учебного плана, занесение дисциплин по учебному плану, распределение дисциплин по семестрам, назначение дисциплинам учебных пособий, назначение дисциплинам работ, предусмотренных графиком учебного процесса по учебному плану. Все операции могут выполняться как с одного рабочего места, так и с разных рабочих мест (это может распределить нагрузку в случаях занесения больших объемов данных).
Функциональный блок «Оперативная работа» включает следующие операции: оперативная корректировка учебных планов; формирование отчетных форм и предоставление данных для других функциональных подсистем. Декомпозиция функции «Оперативная работа», которая связана с корректировкой существующих учебных планов, формированием отчетных форм, а также предоставлением данных для других подсистем.
Общий вид построенной иерархии функций управления в виде иерархии показан на рисунке 4.
Рис. 4. Иерархия диаграмм функциональной модели ИС «Управление учебными планами»
Данная схема управления учебными планами структурирует работу, исключает бумажный документооборот между подразделениями, что значительно повышает скорость обработки данных, обеспечивает доступность своевременной и актуальной информации, позволяет контролировать доступ к данным и соответствует требованиям системы менеджмента качества.
Управление контингентом. Обеспечение оперативной информации по группам и студентам. Актуальная информация по группам и студентам жизненно необходима практически для всех подразделений вуза — от кафедры и до бухгалтерии. Данная информация используется и является основой для большинства задач и отчетов, создаваемых как для внутренних целей, так и для внешних пользователей (к примеру, для МОН РК).
Бизнес-процесс обеспечения оперативной информацией по группам и студентам имеет в своей основе следующие цели:
– создание единой базы данных по группам и студентам;
– предоставление потребителям информации актуальных и своевременных данных (потребителями могут являться как службы вуза, так и функциональные подсистемы, реализованные в виде программного обеспечения);
– унификация занесения и представления данных, создание управляемого процесса, соответствующего системе менеджмента качества.
При этом, помимо отмеченных задач, появляются дополнительные выгоды за счет формализации и упрощения процессов, исключения бумажных форм передачи и согласования данных.
Разработанный бизнес-процесс обеспечения оперативной информацией по группам и студентам представлен на рисунке 5.
Рис. 5. Контекстная диаграмма ИС «Управление контингентом студентов»
Данный бизнес-процесс состоит из следующих подпроцессов:
– сопровождение системы обеспечения оперативной информацией по группам и студентам;
– создание групп и занесение данных по студентам;
– оперативное управление информацией по группам и студентам.
Процесс сопровождения системы обеспечения оперативной информацией по группам и студентам обеспечивается службой эксплуатации информационной системы вуза.
Создание групп и занесение данных по студентам выполняется специалистами деканатов. В оперативной работе могут быть задействованы все авторизованные сотрудники вуза.
Операция занесения студентов состоит: создания в информационной системе нового студента, заполнения карточки студента и закрепления за студентом группы или нескольких групп.
Обеспечение функционирования специализированных задач, таких как управление состоянием оплаты студентов, управление состоянием успеваемости, формирование экзаменационных листов, предоставление отчетных форм, является основной функцией оперативного управления информацией по группам и студентам.
Иерархия диаграмм функциональной модели ИС «Управление контингентом студентов» показана на рисунке 6.
Рис. 6. Иерархия диаграмм функциональной модели ИС «Управление контингентом студентов»
Таким образом, бизнес-процесс обеспечения оперативной информацией по группам и студентам формализует процессы, выполняет интегрирующую функцию для множества задач вуза, посредством создания единой базы данных и унификации пользовательского интерфейса.
Литература:
- Иванов В.А., Соловьев В.М. О концепции формирования единого информационного пространства университетского комплекса. Инновационные методы и технологии в условиях новой образовательной парадигмы: Сб. науч. Тр. — Саратов: Изд-во Сарат. ун-та, 2012. — с. 52-56.
- Баранова Т. А., Максимова О. А., Фомина А. А. Создание современной информационно-образовательной среды образовательного учреждения // Информатика и образование. Серия:Педагогика. 2010. № 1.
- Самерханова, Э.К. Информационно-образовательное пространство: теоретико-методологический аспект / Э.К.Самерханова. — Н.Новгород: НГПУ, 2011.
