Документационное обеспечение кадровой политики на примере ГУ – Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по Ленинскому району г. Владивостока Приморского края



В статье рассматривается сущность и содержание кадровой политики. Определяется понятие кадровой политики и аудита кадровых документов для исследования документационного обеспечения системы управления персоналом. Проводится анализ кадровой документации с применением метода выборочной проверки документов в государственной организации на примере ГУ — Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по Ленинскому району г. Владивостока Приморского края.

Ключевые слова: кадровая политика, государственное учреждение, аудит кадровых документов, метод выборочной проверки документов, документационное обеспечение системы управления персоналом.

Одним из важнейших течений кадровой политики считается привлечение и закрепления в организации юных профессионалов — выпускников высших учебных заведений.

Осознание философии управления персоналом не является общепризнанным. Несформированность единого представления о содержании кадровой политики, многообразие взглядов и теоретических подходов к ее определению позволяет в самом общем виде определить кадровую политику как целенаправленную деятельность по созданию трудового коллектива, которая наилучшим образом способствует совмещению целей и приоритетов предприятия и его работников[1].

Одно из самых распространенных определений кадровой политики заключается в том, что кадровая политика — это основное течение во взаимодействие с кадрами, которое владеет своими целями и задачами, это комплект основополагающих убеждений, которые осуществляются кадрами организации [2].

Точнее, кадровая политика — это направление с , , , правил и в с сотрудниками, быть и .

Кадровая политика обращена на воспитание человеческих ресурсов производства, а человеческие ресурсы включают в действие все другие ресурсы организации. Главной предпосылкой для выработки технологий управления человеческими ресурсами организации становится соответствие кадровой стратегии со стратегией компании в целом.

Развитие кадровой политики берется с раскрытия допустимых потенциалов в сфере управления кадрами и с установления данных направлений работы с персоналом, которые обязаны быть усилены для успешного осуществления организационной стратегии.

В нынешних организациях кадровая политика обязана ссылаться на человеческие отношения, социальную политику и социальные ценности, занимать новые области. В данное время внедряются новые течения кадровой политики, которые ориентируются на организацию социального управления и социальную политику, а неграмотность отечественных кадров и руководителей существенно расслабляет предоставленные преобразования.

Главные факторы кадровой политики это ее гибкость, эффективность и адаптивность, ведь именно эти факторы помогают организации быть конкурентоспособной.

Инструментами реализации являются:

− кадровое планирование;

− текущая ;

− ;

− развитию, квалификации;

− решению ;

− и .

В результате применения этих изменяется , их , улучшается структура [3, c. 107].

В целях стабильной работы организации, планирования ее развития очень важным является долгосрочное планирование кадровой политики фирмы. В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими ресурсами больше привыкли заниматься планированием численности работников на предприятиях. Их главная задача — добиться того, чтобы на предприятии или в организации было столько работников, сколько должно быть в соответствии со штатным расписанием. Но сегодня отделам кадров важно уже добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства [4].

В России от кадровой политики зависит работоспособность страны, эффективность и стабильность. Но есть проблемы кадровой политики в России — излишняя системность законодательного регулирования, нет согласованного общего правового поля в разборке различных уровней и видов деятельности [5].

В любой организации присутствует своя кадровая политика, не зависимо от того, частная это организация или государственная.

Рассмотрим кадровую политику на примере государственного учреждения ГУ — Управление Пенсионного фонда Российской федерации по Ленинскому району г. Владивостока Приморского края.

Кадровая политика Пенсионного фонда Российской Федерации основывается на взглядах смысла человеческих ресурсов, соблюдения общепризнанных мерок трудового законодательства, стабильности трудовых взаимоотношений, понимания ответственности кадровой службы за работоспособность целой системы, надобности вовлекать к работе в органах Пенсионного фонда исключительно наилучший персонал, отлично его принимать на вооружение, содействовать его развитию и профессиональному подъему.

Осуществление Отделения ПФР г. на ряда лет путем внедрения эффективной системы управления .

На сегодняшний день в Управлении ПФР изменился к реализации политики. Высокий к специалисту и делает затратным утечки . , в организации сделан упор на имеющихся и адаптации их задачам, и действующей системы и развития .

Для эффективной системы работы с кадрами необходимо иметь полное документационное обеспечение системы управления персоналом.

С целью анализа документационного обеспечения системы управления персоналом, нами в Отделении ПФР по Ленинскому району г. Владивостока, был проведен аудит кадровых документов с применением метода выборочной проверки документов.

Исследование было проведено на примере государственного учреждения ГУ — Управление Пенсионного фонда Российской Федерации по Ленинскому району г. Владивостока Приморского края. Объектом исследования являлись кадровые документы за 2015 год.

Аудит кадровых документов подразумевает проверку соответствия ведения кадровой документации в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. Что бы избежать ошибок при ведении кадрового учета документов и обеспечить компанию защитой от штрафов, проверяющих трудовой инспекцией и от трудовых споров с работниками, необходимо периодически проводить такой анализ документов. Так же он определяет, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Метод, который мы использовали при проведении такого аудита — это метод выборочной проверки документов. Он представляет собой проведение проверки документов с указанием в экспертном заключении вида нарушения закона и двух-трёх примеров такого нарушения. Данный аудит позволяет получить достаточно точные данные о проверяемой совокупности по её относительно малой части. Проверка происходит на основе выборки определенного количества кадровых документов, за определенные периоды, с учетом общего количества документации. По итогам проведения выборочного аудита составляется заключение, в котором будет представлена текущая картина состояния кадровой документации. В результате выборочного аудита будет видно общее состояние кадровой документации компании, типичных ошибок ведения кадрового делопроизводства [6].

На основе теоретических данных о видах ДОУ, был составлен перечень кадровых документов за 2015 год для проведения кадрового аудита документов в данной организации:

− трудовые книжки; проверка соблюдения порядка ведения и хранения;

− трудовые договоры; дополнительные соглашения к трудовым договорам;

− приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения);

− личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;

− штатные расписания (форма № Т-3);

− табели учета рабочего времени;

− договоры о полной материальной ответственности;

− Положение о персонале;

− Положение о кадровой политике.

По анализу кадровых документов можно сделать общие выводы:

1. Все трудовые книжки заполнены согласно всем необходимым нормативным актам, хранятся в сейфе для трудовых книжек. Есть ответственное лицо за соблюдения порядка, ведения и хранения трудовых книжек.
2. При проведении проверки, представленные трудовые договора за 2015 год изучались на предмет соответствия пунктов Трудовому кодексу РФ. В целом, все исследуемые договора соответствуют Трудовому кодексу РФ.
3. Для проверки были предоставлены приказы о приеме на работу о переводе работника и об увольнении за 2015 год. Содержание приказа (распоряжения) работодателя соответствует условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. В приказах о приеме на работу отсутствуют только табельные номера (порядок определяется в зависимости от даты приема работников последовательно) работника, в остальном замечаний нет. В приказах об увольнении и о переводе так же нет никаких недочетов.
4. Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2 за 2015 годв исследуемой организации заполняется на всех работников в одном экземпляре на основании соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Не все поля личных карточек являются заполненными, например, образование, профессия, стаж, сведения о семье, о воинском учете, об отпусках. Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2 выполнены на листах бумаги белого цвета размером А4 двусторонней печатью, отдельные страницы карточек скреплены между собой степлером. Карточки заполняются собственноручно. Было проанализировано штатное расписания за 2015 год. Данный документ не был оформлен по унифицированной форме № Т-3.Табели учета рабочего времени в исследуемой организации имеются, но для проверки не были предоставлены.
5. Необходимо разработать и ввести в действие штатное расписание организации по форме Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В соответствии с указанным постановлением штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица. Так как штатное расписание служит документом, в котором обобщены данные по расходам на заработную плату, а также количеству работников организации, необходимо указывать правильные сведения относительно численности работников и общий ФОТ. Необходимо в графе «Надбавки» указывать РК, а в графе «Всего» соответствующую сумму с учетом РК.
6. Табели учета рабочего времени в исследуемой организации имеются, но для проверки не были предоставлены.
7. Были проанализированы договора о полной индивидуальной материальной ответственности за 2015 год. В таких документах установлено, что данные договоры заключаются со всеми работниками организации, то есть как с рабочими, так и с их руководителями. В общем, со всеми работниками договора были заключены основательно. Недостатков в оформлении данных договоров не имеется.
8. В данной организации Положение о персонале отсутствует.
9. Так же отсутствует локальный нормативный документ — Положение о кадровой политике.

Исходя из проведенного анализа, можно сделать вывод, что проверяемые документы соответствуют трудовому законодательству и, в основном, в организации наличествуют все необходимые документы, кроме документов: Положение о персонале и Положение о кадровой политике. Отсутствие таких нормативных актов в организации затрудняет работу персонала в целом.

Обеспечение оптимального баланса процессов в системе кадров — главная цель существования кадровой политики в организации. Очень важно, чтобы политика была реализована в практической деятельности с помощью усовершенствованного документационного обеспечения системы управления персоналом.

Литература:

1. Дикусарова М. Ю., Жилина М. В., Зубкова И. В. Теоретико-методологические подходы к исследованию феномена кадровой политики [Текст] // Проблемы современной экономики: материалы III междунар. науч. конф. (г. Челябинск, декабрь 2013 г.). — Челябинск: Два комсомольца, 2013. — С. 99–101.
2. Кибанов А. Я. Основы управления персоналом. — М.: Инфра-М, 2013. — 447 с.
3. Веснин В. Р. Управление человеческими ресурсами. Теория и практика. — М.: Проспект, 2013. — 688 с.

4. Жданова М. Г. Формирование кадровой политики на основе процессного подхода // Нормирование и оплата труда в промышленности. — 2010. — № 9. — С. 1–25.

5. Анисимов В. М. Кадровая политика России: философская и функциональная основы // Вопросы философии. — 2010. — № 4. — С. 48–60.

6. «Выборочный аудит» // БРАУС. Консалтинг. URL: http://brausconsulting.ru/v-2014-g-kompaniya-braus-konsalting-razvivaet-kompleksnuyu-programmu-yuridicheskix-uslug-kadrovyj-audit/