На сегодняшний день руководства большинства предприятий все больше задумывается об автоматизации бизнеса, будь то маленькая или крупная компания.
Одним из лидеров программных продуктов на российском рынке по автоматизации бизнес-процессов являются продукты фирмы «1С». Фирма «1С» предоставляет комплексную автоматизированную систему, как правило, являющееся типовыми решениями. Надо отметить, что типовые решения универсальны, и большая часть бизнес-процессов и принципов работы предприятий в них уже учтена. Однако специфика работы крупных компаний выходит за рамки функционала типового решения, предоставляемой фирмой «1С». Наряду с этим фактом партнеры компании «1С» предоставляют адаптированные программные продукты 1С под нужды компании.
Основная часть
1 Основные сложности при работе с крупными компаниями
Проекты, связанные с разработкой и внедрением информационных систем в крупные производственные компании, относятся к категории наиболее сложных проектов. Особенности работы производственных компаний не позволяет использовать стандартные проекты внедрения. Исполнитель производит детальное обследование бизнес-процессов Заказчика, формирует техническое задание и согласовывает его с Заказчиком. Так же Исполнитель несет полную ответственность за проект, в случае невыполнения его в срок, Исполнитель получает оговоренные штрафные санкции. В свою очередь Заказчик не несет никаких рисков.
Компании 1С: Франчайзи, получившие заказ от крупных производственных предприятий на реализацию проекта внедрения, в основном сталкиваются с одними и теми же проблемами. Обычно Заказчик не понимает задач проекта, которые должны привести к выполнению целей проекта. Либо уровень квалификации сотрудников компании недостаточно высок, так же частая ситуация, когда, сотрудники компании продолжают судорожно цепляться за старую систему, тем самым откладывая запуск новой системы автоматизации.
2 Автоматизация документооборота
Автоматизация электронного документооборота является важнейшим и решающим пунктом для внедрения. Документооборот на 1С позволяет формализовать логику бизнес процесса: кто, как и в какой последовательности должен работать с документацией. Четкое разграничение обязанностей очень часто позволяет навести порядок в целом в компании. Однако производственные компании с трудом отказываются от использования бумажных документов. Необходимо быть готовым к применению административного ресурса, для реализации, для каждого подразделения, регламентов обработки документов.
3 Внедрение информационных систем
3.1 Проектное внедрение
Поскольку оснащение качественной информационной системой крупных производственных предприятий требует особого подхода, компании 1С: Франчайзи прибегают к технологии проектного внедрения.
Отличительной особенностью проектного внедрения является детальное обследование каждого бизнес-процесса компании, который тщательно прорабатывается совместно с сотрудниками Заказчика. Вся реализация в новой системе прописывается в документации, тем самым Заказчик еще до начала запуска системы получает представление о том, как будет выглядеть, и функционировать внедряемая система. Кроме этого Исполнителем предоставляется Техническое задание, в котором описаны все настройки системы, которые реализуются в проекте по желанию Заказчика.
Таким образом, при проектном внедрении получают полностью документированную систему, что позволяет в будущем упростить процесс обучения сотрудников компании Заказчика и дает возможность, при желании, самостоятельно обслуживать данную систему, дописывать новые блоки и дополнять функционал.
3.2 Особенность проектного внедрения
Основной особенностью проектного внедрения является разбивка этапа разработки системы на отдельные блоки. Исполнитель создает программное обеспечение поэтапно и передает Заказчику блоками. При этом принято перед передачей блока тестировать её дважды: тестирование функциональной работоспособности и тестирование производительности. Данное тестирование может проходить в двух вариантах, либо Заказчик предоставляет реальные данные для тестирования, либо Исполнитель заносит в систему придуманные данные.
4 Риски на разных этапах внедрения
4.1 Обследование и написание ТЗ
На этапе обследования Исполнитель проводит сбор информации о предприятии, выявляет приоритеты и требования к системе. Обследует параметры бизнес-процессов компании, автоматизированные участи учета, создается общая схема документооборота на предприятии, проводится анкетирование подразделений и сотрудников компании, так же проводится анализ квалификации персонала. Данные результаты дают понять, какой будет объем и сложность работ, определяется бюджет и срок выполнения работ.
Далее представитель Исполнителя проводит детальное изучение данных собранных на этапе обследования. На основании полученной информации Исполнитель формирует техническое задание, все предстоящие работы разбиваются на этапы. И завершающим этапом является составление Плана-графика работ. В Плане-графике отражаются сроки выполнения этапов работ технического задания.
Исполнитель составляет документ Коммерческое предложение и отправляет его на согласование с Заказчиком. Принятое клиентом Коммерческое предложение подшивается в папку по проекту.
4.2 Разработка и тестирование
На данном этапе сотрудники выполняют комплекс работ по разработке и адаптации программного продукта. Разработка проходит поэтапную итерацию. Каждая итерация подвергается тестированию. После окончания работ над всеми этапами проекта и их тестирования, необходимо протестировать полностью весь программно аппаратный комплекс. Используются следующие виды тестирования: тестирование функциональных возможностей и тестирование производительности. Для каждого из указанных видов существует свой критерий работоспособности.
Предварительное тестирование следует провести в офисе Компании. Тестирование проводится совместно с представителем Заказчика по предварительно подготовленному плану, который содержит контрольные примеры и заранее определенные результаты испытаний. Контрольные примеры составляются совместно с Заказчиком.
В обязанности Заказчика входит подготовка данных для контрольных примеров. Подготовленные данные должны отображать реальное экономическое содержание тех или иных событий в хозяйственной деятельности Заказчика.По результатам тестирования делается заключение о том, выдержала ли передаваемая Заказчику система 1С испытания или нет.
4.3 Обучение
Обучение проходит в рамках теоретических и практических занятий, тренингов, курсов и дистанционных обучений. Исполнитель должен предоставлять актуальную документацию и обучающий материал, написанный доступным и понятным языком (с учетом низкой компьютерной грамотности пользователей).
Считается, что наиболее эффективный способ обучения является практические занятия с внедряемой системой и лучше всего его проводить перед вводом в эксплуатацию внедряемой системы. Данный вид обучение проходит под наблюдение опытного специалиста. Сотрудникам компании будут предоставлены методические материалы и инструкции по использованию внедренной системы 1С, по каждому виду учета.
4.4 Опытная эксплуатация
Этап опытной эксплуатации крайне необходим, так как это:
– Этап, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее, то есть продемонстрировать Заказчику АИС в работе
– Этап, на которой появляется возможность протестировать систему в сочетании со всеми входящими воздействиями
На этапе опытной эксплуатации:
- Выявляются ошибки при эксплуатации в условиях, приближенным к реальным
- Проверятся пригодность АИС для конечного пользователя
- Проводится обучение и документируются все инструкции по работе с системой.
Отказ от этапа опытной эксплуатации или недостаточное внимание к его проведению может привести к срыву промышленной эксплуатации, т. к. устранение ошибок будет занимать время, в течение которого использование системы будет приостановлено.
4.5 Поддержка и сопровождение
Условия поддержки и сопровождения внедренного программного продукта оговариваются еще на этапе формирования документации, но могут быть дополнены в результате промышленной эксплуатации.
В виду того что закон Российской федерации подвержен частым изменениям или дополнениям, фирмой 1С предоставляются обновления конфигураций программного продукта и релизов. В состав сопровождения этот пункт является одним из основных, а именно клиент регулярно будет получать обновление платформы и релизов, форм отчетности и консультации от опытных сотрудников. Так же клиент всегда может обратиться с просьбой о разработке или доработки программного продукта 1С.
Вывод
В результате можно сказать, что при внедрение информационных систем в больших производственных компаниях и предприятиях присутствует гораздо больше факторов, влияющих на конечный результат.
Сложности:
– Многочисленный персонал предприятия;
– Не высокий уровень компьютерной грамотности пользователей;
– Специфика бизнеса выходит за рамки типового решения;
– Документооборот вносит открытость в работу учреждения, что не всегда приветствуется должностными лицами;
Плюсы:
– Все процессы задокументированы и описаны;
– Система находится в актуальном состоянии;
– Автоматизация бизнес-процессов;
– Автоматизированный документооборот.
Литература:
- 1С: Решение. Особенности внедрения 1С http://1c-solution.ru/services/projectwork/vnedrenie-1c/
- ALP group. Особенности внедрения продуктов 1С http://www.alp-erp.ru/articles/osobennosti-vnedreniya-produktov-1c.html
- Рациональное планирование. Особенности внедрения ERP-систем на платформе 1С для крупных промышленных предприятий http://infopark.by/sites/default/files/publication_files/2_racionalnoe_planirovanie.pdf
- Сергей Львов. Гибкие решение на 1С. Внедрение 1С: особенности эффективного внедрения 1С. Особенности внедрения программ 1С http://slvov.ru/content/articles/vnedrenie-1s-horoshee.html
- Блог компании GoodWill. Внедрение 1С http://programmist1s.ru/vnedrenie-1s/
