Развитие информационных технологий в настоящее время происходит очень динамично. Практически для любой области бизнеса, финансовой и хозяйственной деятельности имеется специальное программное обеспечение, автоматизирующее и упрощающее работу предприятий.
В современных условиях на крупных предприятиях сотрудникам приходится иметь дело с большим количеством часто изменяющейся информации, которую просто невозможно обработать «вручную». На предприятиях, имеющих огромный оборот продукции, существует необходимость учёта и контроля большого объёма кадровой, финансовой, закупочно-сбытовой, производственной, маркетинговой и другой информации.
Актуальность темы связана с необходимостью автоматизации процесса складского учета в многофилиальном предприятии, занимающемся оптовой и розничной торговлей.На основании всего этого, приходим к мнению в том, что внедрение этой информационной системы достаточно эффективно, особенно если присутствует достаточно сильная конкуренция со стороны таких же предприятии имеющих такой же процесс деятельности на рынке предоставления услуг, то есть непосредственных конкурентов.
Значительное внимание уделяется автоматизации складского учета, в частности, формированию заказа на поставку продукции. Так как от формирования заявки во многом зависит скорость, точность и качество выполнения заказа.Благодаря автоматизации учета на складе заметно снижается количество ошибок, которые делают в процессе работы сотрудники предприятия. [1, с. 11]
Учет складских запасов — это всегда работа с большим объемом данных. Автоматизация же учета позволяет экономить время, деньги и человеческий ресурс предприятия. Сейчас представлен большой выбор программ для управления складскими запасами.
Стандартная конфигурация фирмы «1С» не позволяет видеть руководителю всей необходимой информации, т. к. область является специализированной. В программе «1С: Предприятие» сочетается стандартизация (конфигурации) решений и учет индивидуальных потребностей. Это одно из основных качеств программы, которое весьма существенно для руководителя или ответственного специалиста, принимающего решение о выборе системы. [2, c. 56]
Программа «1С: Торговля и Склад» предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, конфигурация способна выполнять все функции учета — от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.
Наличие единой технологической платформы и общей методологии позволяет создавать специализированные и индивидуальные решения на базе стандартных. Добавляя в них только необходимые отличия, учитывающие специфику отрасли или конкретного предприятия. С экономической точки зрения это позволяет обеспечить достаточно низкую стоимость отраслевых и индивидуальных решений, так как затраты на их создание существенно ниже, чем затраты на разработку программы с нуля.
Необходимость автоматизации процесса формирования заказа возникла в результате искаженной информации, т. к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята неверно из-за помех радиосети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него никто не несет ответственность. [3, c. 79]
В настоящее время, в связи с активным развитием информационных технологий внедрение информационных систем на предприятиях для автоматизации деятельности является распространенной практикой, однако важнейшим требованием для внедрения информационной системы на предприятии является обоснование экономической эффективности внедрения системы. В данном конкретном случае цель — автоматизация процесса планирования перевозок грузов на предприятии оправдывает средства.
При расчете экономического эффекта будем исходить из того, что экономическая эффективность проекта складывается из прямого и косвенного эффектов.
Прямой эффект определяется снижением трудовых и стоимостных показателей. Прямой эффект выражается в следующих показателях:
‒ экономия средств на расходные материалы;
‒ экономия рабочего времени сотрудников;
‒ сокращение длительности обслуживания.
Так как информационная система еще не внедрена в организации, то она напрямую не влияет ни на один из финансовых показателей его деятельности. Поэтому обоснование экономической эффективности системы будем проводить с помощью затратного метода.
При автоматизации требуется учитывать следующие требования:
‒ решение задач в установленные сроки;
‒ обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;
‒ обеспечение достоверности обрабатываемой информации;
‒ наличие возможности обработки данных на ЭВМ.
Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:
‒ сокращение числа операций, особенно ручных;
‒ разработка системы жесткого контроля вводимой информации;
‒ снижение объема обрабатываемых данных.
При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т. д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.
Использование вычислительной техники при решении задач, описываемой в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, формирования заявки, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику.
«1С: Торговля и склад» — это программа на платформе «1С: Предприятие 8.2», которая предназначена для автоматизации торговли в «1С», учета любых видов торговых операций в системе. Конфигурация «1С: Торговля и склад» позволяет легко формировать первичные документы (счета-фактуры, книги продаж и т. д.), вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки и т. д. С помощью программы можно вести учет денежных средств, складских операций, товарных кредитов.
Конфигурация «1С: Торговля и склад» позволяет:
‒ вести раздельный управленческий и финансовый учет;
‒ вести учет от имени нескольких юридических лиц;
‒ вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);
‒ вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;
‒ оформлять покупку и продажу товаров;
‒ производить автоматическое начальное заполнение документов;
‒ выполнять резервирование товаров и контроль оплаты.
На основе анализа рынка, систем автоматизации складского учета и предпочтения самих работников организации, было решено разработать дополнительный модуль в программе «1С» для ведения складского учета. [4, c. 66]
На основании всего этого, приходим к мнению в том, что внедрение этой информационной системы достаточно эффективно, особенно если присутствует достаточно сильная конкуренция со стороны таких же предприятии имеющих такой же процесс деятельности на рынке предоставления услуг, то есть непосредственных конкурентов.
Каждый пользователь считает своим долгом высказаться по поводу продукта, и часто мнения очень разнообразны, а у производителя можно найти только рекламу и хвалебные отзывы о продуктах. И как можно сохранить при этом ясный разум и выбрать действительно стоящий продукт за разумную цену.
Процесс внедрения систем состоит, как правило, из следующих этапов:
‒ разработка стратегии автоматизации;
‒ анализ деятельности предприятия;
‒ реорганизация деятельности;
‒ выбор системы;
‒ внедрение системы;
‒ эксплуатация.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии бизнеса. В понятие стратегии должны входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план автоматизации составляется с учетом следующих факторов:
‒ средний период между сменой технологий основного производства;
‒ среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и его модификаций;
‒ срок амортизации используемых систем;
‒ стратегический план развития предприятия;
‒ планируемые изменения функций персонала. [5, c. 678]
«1C: Торговля и склад» позволяет расширить круг решаемых задач, автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле, вести учет складских операций, формировать все необходимые первичные документы, вести учет импортных товаров в разрезе грузовая таможенная декларация (ГТД), получать разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег и т. д.Процесс работы складского учета модели «как должно быть» представлен на рисунке 1.
Рис. 1. Процесс работы складского учета
Данный процесс является неотъемлемой частью работы склада и показывает, как будет обрабатываться заявка после автоматизации складского учета.
Литература:
- Канке А. А., Кошевая И. П. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия. — 2-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 288 с.
- А. Д. Ларионова. Бухгалтерский учет. — Под ред. А. Д. Ларионова. — Самара: «Проспект», 1999. — 392 с.
- Титоренко Г. А., Макарова Г. Л. Информационные технологии в маркетенге. — 3-е изд. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. — 439 с.
- Колянов Г. Н. — М.: Синтек, «Консалтинг при автоматизации предприятий. — 1-е изд. — 1997. — 172 с.
- Ропотан С. В., Шпурик С. С., Акимова А. К. Формирование расчетных операций организации в сфере торговли. — 7-е изд. —: Молодой ученый, 2016. — 950 с.
