Каждый работодатель должен обеспечить сохранность и возможность последующего использования архивных документов, как в своей текущей деятельности, так и для удовлетворения социально-правовых запросов граждан, обращающихся за справками, подтверждающими их трудовой стаж и заработную плату.
Создание архива организации и дальнейшие действия по поддержанию его актуального состояния имеют большое значение, но, к сожалению, в современных организациях важность таких работ порой нивелируется [6, c.27]. Большинство организаций не заинтересовано в налаживании надлежащего хранения архивных документов. Одна их основных проблем — это высокая стоимость хранения бумажных архивных документов. Организации часто не имеют средств на соответствующие оборудование помещений, закупку специальных информационных систем, наем квалифицированного персонала, помимо этого, отсутствует такое структурное подразделение, в штате нет специалистов по архивному делу.
За некорректное исполнение обязанностей, а также бездействие работников, ответственных за работу с архивными документами, предусмотрена гражданско-правовая, административная иуголовная ответственность [5, c. 54]. Для того чтобы понять, почему предусмотренная ответственность не ведет к улучшению работы с архивными документами необходимо изучить судебную практику по нарушениям законодательства в области архивного дела по статьям кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
Судебную практику по нарушениям правил и сроков хранения документов рассмотрим посредством системы РосПравосудие — это некоммерческая бесплатная справочно-правовая система по судебным решениям судов общей юрисдикции, мировых и арбитражных судов Российской Федерации, созданная в 2012 году и содержащая более 87 миллионов судебных актов.
РосПравосудие обеспечивает возможность изучения судебной практики с помощью анализа текстов решений, публикуемых судами на основании Федерального закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» от 22 декабря 2008 г. за № 262-ФЗ. Тексты решений получаются с официальных сайтов судов общей юрисдикции, арбитражных и мировых судов.
Решения, включённые всистему,структурированыпо различным критериям: специализации суда, судебной инстанции, территориальной принадлежности. Доступны следующие разделы: арбитражные дела; административные дела; гражданское судопроизводство; уголовное судопроизводство. Представлены решения следующих инстанций: первая инстанция; апелляция; кассация; надзор. Название раздела отражает характер информации, которая в нём содержится. Помимо этого, содержит статистические сведения по адвокатам, юристам, судьям и прокурорам.
Дополнительная функциональность — сравнения судебной статистической информации по регионам РФ; полнотекстовый поиск; диаграммы трендов групп судебных решений по интервалам времени; изображение распределения групп судебных решений по регионам на интерактивной карте; создание и выгрузка архивов документов в машиночитаемом формате. Навигация на сайте РосПравосудие происходит при помощи фильтров, последовательно сужающих перечень документов. В качестве фильтра может использоваться все, что угодно — регион, суд, категория дела, интервал времени, участник процесса или фраза.
Перейдем к анализу судебной практики по нарушениям законодательства в области архивного дела, используя справочно-правовую систему РосПравосудие.
Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена следующая ответственность за нарушения архивного законодательства.
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Нарушениеправилхранения, комплектования, учета или использования архивных документоввлечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
Дела по статье 13.20 за период с 2010 по 2016 год были заведены и рассмотрены только в 24 регионах Российской Федерации. Количество дел 1 до 6 в 18 регионах с 10 до 36 в 5 регионах. Лидерами по рассмотрению дел являются — Хабаровский край — 146 дел, Волгоградская область — 134 дела, Кировская область — 36 дел, включая апелляции по решениям (Рисунок 1).
Рис. 1. Рассмотрение дел по статье 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в регионах Российской Федерации за 2010–2016 годы
На примере лидера — Хабаровский край, рассмотрим, какие решения были приняты в отношении лиц, виновных в нарушении законодательства об архивном деле (Рисунок 2).
Рис. 2. Решения по статье 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов в Хабаровском крае за 2010–2016 годы
На основании протоколов об административных правонарушениях в Хабаровском крае за 2013–2016 годы было рассмотрено 146 дел, статистика по принятым решениям в процентном соотношении: 60 % — административный штраф 300 рублей, 24 % — предупреждение, 16 % — отмена производства по делу в связи с отсутствием состава административного правонарушения.
Далее статья 13.25 — нарушение требований законодательства о хранении документов, которая отличается от предыдущей повышенными штрафами.
Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотренызаконодательствомоб акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленныхпорядкаисроковхранения таких документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотренызаконодательствомоб обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
Неисполнение страховщиком обязанности по хранению документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых предусмотрены страховымзаконодательством, — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц — от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.
Неисполнение кредитным кооперативом обязанности по хранению документов, хранение которых является обязательным в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации о кредитной кооперации изаконодательствомо сельскохозяйственной кооперации, а также нарушение установленных порядка и (или) сроков хранения таких документов — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
В регионах Российской Федерации за период с 2010 по 2016 годбыло рассмотрено 138 дел в 22регионах регионах Российской Федерации (Рисунок 3).
Рис. 3. Рассмотрение дел по статье 13.25 нарушение требований законодательства о хранении документов в регионах Российской Федерации за 2010–2016 годы
Проведем анализ решений, назначенных в отношении обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарных предприятий, статья 13.25 часть 2 на территории Российской Федерации (Рисунок 4).
Рис. 4. Решения, которые были назначены в отношении обществ с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарных предприятий, статья 13.25 часть 2 на территории Российской Федерации
Решения с максимальной суммой штрафа — 200000 рублей были вынесены в Сахалинской и Иркутской областях; 3000 рублей в Пензенской области; 2500 рублей — Сахалинская область, Хабаровский край, Московская область, Краснодарский край, Республика Северная Осетия; решение с отказом от возбуждения дела об административном правонарушении — Красноярский край.
Статья 13.11. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).Нарушение установленногозакономпорядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от трехсот до пятисот рублей; на должностных лиц — от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
Количество решений по Российской Федерации с 2010 года по 2016–8114, лидерами по части привлечения к административной ответственности являются — Республика Башкортостан — 1159, Астраханская область — 508, Воронежская область — 664, Кировская область — 1187.
На примере Тюменской области, в которой за этот же период было рассмотрено 174 дела, проанализируем суммы штрафа, которые были назначены виновным в нарушении статьи 13.11. (Рисунок 5).
Рис. 5. Суммы штрафа, которые были назначены виновным в нарушении статьи 13.11. в Тюменской области за период с 2010–2016 годы
Как видно из графика — сумма штрафа, чаще всего назначаемая при нарушении — 500 рублей, что не может повлиять на ужесточение режима работы с персональными данными.
Изучив судебную практику по нарушениям правил и сроков хранения документов можно сделать вывод, что правонарушения в области архивного дела рассматриваются не часто, контролирующие органы добиваются устранения нарушений, а не привлечения к административной ответственности. Как правило, административный штраф за нарушение правил хранения, комплектования и учета 300–500 рублей, что, конечно же, не пугает должностных лиц и не стимулирует их на улучшение работы с архивными документами. По моему мнению, увеличение числа контрольных мероприятий за соблюдением законодательства в области архивного дела, а также ужесточение наказания за его нарушение будет способствовать решению данной проблемы.
Справочно-правовая система РосПравосудие дает возможность бесплатно ознакомиться с судебной практикой по правонарушениям в области архивного дела. Ознакомиться с текстами решений, содержащими нарушения, которые были допущены должными лицами в их деятельности с архивными документами. Это позволяет провести анализ наиболее распространенных проблем в обеспечении сохранности документов, подготовить рекомендации по их решению. Безусловно, работа со справочно-правовой системой РосПравосудие будет полезна как студентам, так и специалистам в области делопроизводства и архивного дела с целью исключения ошибок в своей профессиональной деятельности.
Литература:
- «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 09.03.2016) // http://base.co№ sulta№ t.ru/co№ s/cgi/o№ li№ e.cgi?req=doc;base=LAW;№ =195052;fld=134;dst=1000000001,0;r№ d=0.5206888089610413 (дата обращения 04.05.2016).
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации» // http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=194742;from=1406–0;rnd=203280.0699189850322477;;ts=02032805182937151230007 (дата обращения 04.05.2016).
- Распоряжение Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» // http://base.co№ sulta№ t.ru/co№ s/cgi/o№ li№ e.cgi?req=doc;base=LAW;№ =459(дата обращения 04.05.2016).
- Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 № 358-р «Обобеспечении сохранности документов по личному составу» // http://www.co№ sulta№ t.ru/docume№ t/co№ s_doc_LAW_3342 (дата обращения 04.05.2016).
- Н. В. Кудрявцев, Т. В. Лысова. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. 416 с.
- Туркина, В. С. Ответственность за нарушения норм хранения архивных документов: судебная практика / В. С. Туркина // Секретарь-референт. — 2016. — № 1. — С. 27–31.
- Храмцовская, Наталья. Региональный государственный контроль в области архивного дела / Наталья Храмцовская // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2015. — № 4. — С. 49–56.
- Материалы справочно-правовой системы РосПравосудие // https://rospravosudie.com/(дата обращения 04.05.2016).
