В современном мире в производственной деятельности на предприятии для достижения положительных результатов необходимо пользоваться современными средствами ведения этой деятельности. Однако исследование офисной работы персонала крупных и малых предприятий показывает, что внедрение на предприятии современных средств контроля этой деятельности зачастую не происходит, либо происходит в недостаточной степени.
Деятельность офисных работников имеет широкий диапазон работ в зависимости от направления работы предприятия, однако офисные работники используют привычные, но в то же время устаревшие методы контроля своей деятельности. Ярким примером подобного является использование стикеров или других бумажных носителей информации, которые не являются гарантом должного выполнения работы, так как риск потери и искажения подобных носителей информации значительно выше, чем при использовании электронных программных средств. Кроме того, на риски при использовании таких средств непосредственное влияние оказывает человеческий фактор и бумажная запись может быть попросту утеряна в суматохе или по другим причинам.
Следовательно, способом решения поставленной проблемы является внедрение на предприятиях электронных органайзеров, в которых будут иметься необходимые для работы функции.
Исследование уже существующих программных продуктов подобного рода показывает, что существует две проблемы, связанные с возможностью их внедрения на предприятии:
Внедрение дорогостоящих электронных органайзеров на предприятии требует достаточно высоких затрат на непосредственно внедрение, а также на обучение персонала их использованию. Кроме того, в платных и бесплатных органайзерах присутствует огромное количество лишних функций, которые вряд ли будут использоваться офисными работниками ввиду своей ненадобности;
Зачастую интерфейс как дорогостоящих, так и бесплатных органайзеров является запутанным и может препятствовать обучению работе с ними пользователями с низким уровнем владения персональным компьютером.
Поэтому актуальным решением проблемы является разработка программного продукта, в котором будут содержаться основные функции органайзера, но в то же время он будет обладать достаточно легким интерфейсом и простым в обращении. Данным продуктом является разработанный электронный органайзер для офисной работы CyberNote.
Программа разработана средствами среды программирования BorlandDelphi, в которой имеется гибкая структура работы с базами данных.
Рис.1. Главное окно программы
Данная программа не влияет напрямую на производственный процесс на предприятии, а оказывает сотрудникам помощь в работе, уменьшая затраты рабочего времени на процессы, не относящиеся к работе напрямую.
Принцип работы данного программного продукта такой же, как и в других существующих аналогах: пользователь, получив задание на какую-либо дату или период времени, вносит информацию о задаче, необходимой к выполнению, а программа автоматически, основываясь на введенной информации, учитывает время до оповещения о начале работ или подготовке к ним и оповещает о необходимости принятия дальнейших решений.
Для того чтобы пользователю было проще освоиться в программе, для каждой из основных функций предусмотрено отдельное окно с вводом, редактированием и просмотром данных. Также предусмотрено опция контроля за выполнением работ подчиненным персоналом для случаев, когда пользователем органайзера является руководитель отдела или проекта.
Рис.2. Окно добавления новой заметки
Одной из особенностей программы является то, что программа автоматически высчитывает время до предупреждения о выполнении задачи, учитывая выходные дни.
У невыполненных заметок в программе есть три состояния: не выполнено, срочно к выполнению и нахождение заметки в состоянии выполнения работ. Эти состояния заметок высчитываются программой автоматически, основываясь на введенных ранее данных. В зависимости от состояния заметки ее цвет также автоматически меняется, позволяя пользователю ориентироваться в своих делах.
В случае если пользователь указал, что заметка выполнена, она переносится в архив, где хранятся все выполненные заметки за все время работы с программой.
Рис.3. Архив программы
В архиве помимо просмотра выполненных задач предусмотрены функции поиска и фильтрации выполненных задач по году выполнения. Последняя функция полезна для печати данных архива для отчетности перед начальством о проделанных работах. Функция печати, реализованная через программный код, позволяет перевести данные в документ MicrosoftWord.
Для срочных к выполнению заметок также предусмотрены дополнительные функции:
Заметку можно отложить на указанную пользователем дату или период дат, либо на предложенную самой программой;
Заметку можно дублировать на случай, если существует задача, которая повторяется в офисной деятельности с некоторым периодом (неделя, месяц, квартал и т. д.);
Заметку можно сразу же из меню пометить как выполненную.
Рис.4. Меню срочных заметок
Рис.5. Меню «Отложить заметку»
Для каждой заметки можно настраивать подпункты. Это особенно полезно, когда та или иная задача может быть разбита на выполнение поэтапно. Для этого существует отдельное окно с конструктором подпунктов, в котором эти подпункты добавляются, записываются и удаляются.
Рис.6. Конструктор заметок
Настраивать выполнение этапов заметки также можно через контекстное меню в компактной форме.
Рис.7. Окно быстрого доступа к подпунктам заметки
В случае, когда все подпункты помечены как выполненные в конструкторе или в окне быстрого редактирования, программа автоматически считает выполненной всю заметку.
Рис.8. Пример автоматизированного выполнения заметки
Одной из главных особенностей любого органайзера является то, что он всегда должен находиться под рукой, но в то же время не мешать работе за персональным компьютером. Поэтому в представленном электронном органайзере присутствует функция перевода программы в фоновый режим. Программа доступна по нажатию по иконке в трее на панели задач, куда она также сворачивается, не загромождая рабочее место.
Также программа черед программный код контактирует с реестром операционной системы, вписывая себя (и удаляя при необходимости) в поле запуска, что позволяет программе запускаться автоматически с включением компьютера.
Данная программа содержит в себе как необходимые базовые функции электронного органайзера, так и некоторые особые, а ее простой интерфейс и легкость в обращении являются ее сильной стороной.
Использование современных средств работы не только на предприятиях, но и в повседневной деятельности, положительно сказывается на деятельности, как предприятия, так и в обыденной жизни пользователей таких средств. Данная программа, как бы громко это не звучало, является одной из тысяч подобных продуктов, направленных на автоматизацию деятельности и, следовательно, на упрощение работы и жизни в целом, что является главной целью самой автоматизации в целом.
