Планирование как функция управления

This article is considered one of the main components of high combat readiness of the military collective — planning. The aims and tasks of planning, focusing on the planning stages and types in a military collective.

Keywords: goals, planning, problem, plan, team, military, organization.

Функция управления — это направление или вид управленческой деятельности, необходимое для исполнения руководителем, с применением специальных приемов и способов. Внимание к набору основных функций было и остается предметом дискуссии специалистов в области управления. Перечень основных функций управления варьируется у различных исследователей, но следует сказать, что четыре функции управления — планирование, организация, контроль и мотивация всегда присутствуют в различных вариантах и не вызывают сомнений в их реализации менеджерами. Впервые основные функции управления сформулировал французский практик и теоретик А. Файоль на основании своего личного успешного опыта управления. Далее с возникновением процессного подхода эти базовые функции образовали цикл управления. Выделяются следующие основные характеристики функций управления:

1) Однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления;

2) Целевая направленность этих работ;

3) Обособленный комплекс выполняемых задач.

Неоспоримо мнение любого исследователя в области менеджмента, что для эффективного управления необходимо иметь рациональный и реалистичный план действий. Соответственно с функции планирования следует начинать реализацию любых действий.

Задачи планирования:

1) Обеспечение целенаправленного развития воинской организации в целом и всех ее структурных подразделений. Все части воинской организации развиваются в едином направлении;

2) Перспективная ориентация и раннее распознавание проблем развития. План намечает желаемое в будущем состояние объекта и предусматривает конкретные меры, направленные на поддержку благоприятных тенденций или сдерживание отрицательных как в организации, так и во внешней среде;

3) Координация деятельности структурных подразделений и военнослужащих. Координация осуществляется как предварительное согласование действий при подготовке планов и как согласованная реакция на возникающие помехи и проблемы при выполнении планов;

4) Создание объективной базы для эффективного контроля. Наличие планов позволяет производить объективную оценку деятельности воинской организации путем сравнения фактических значений параметров с планируемыми по принципу «факт-план»;

5) Стимулирование трудовой активности военнослужащих. Успешное выполнение плановых заданий — объект особого стимулирования и основание для взаимных расчетов, что создает действенные мотивы для продуктивной и скоординированной деятельности всех военнослужащих;

6) Информационное обеспечение военнослужащих. Планы содержат важную для каждого участника информацию о целях, прогнозах, альтернативах, сроках, ресурсных и административных условиях проведения работ.

Функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса: где мы находимся в настоящее время, куда мы хотим двигаться, как мы собираемся сделать это?

1. Где мы находимся в настоящее время? Для этого необходимо обладать полной и достоверной информацией о результатах текущей деятельности воинского подразделения. Такую информацию можно получить посредством реализации функции контроля. Необходимо оценивать сильные и слабые стороны подразделения в таких областях как: выполнение боевой задачи, материальная обеспеченность личного состава и так далее. Все это осуществляется с целью определения того, чего может реально добиться данное подразделение.
2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, необходимо определить, какими должны быть цели воинской организации и что может помешать организации достичь этих целей. При определении направления движения большое значение имеет осуществление прогнозов развития на различные временные периоды. Прогнозирование представляет собой предвидение на научной основе. Не осуществляя непосредственно функций планирования, оно дает необходимый для выполнения этой функции научный анализ факторов, воздействующих на развитие организации.

Не следует смешивать планирование и прогнозирование. Прогнозирование определяет наиболее общие показатели перспективного экономического развития, выявляет тенденции и альтернативные пути этого развития. Одной из важнейших задач прогнозирования является определение положительных и отрицательных факторов, которые будут воздействовать на экономические процессы в течение прогнозируемого периода. Это позволяет планирующим органам выбирать наилучшие альтернативы.

Прогнозирование — это процесс, предшествующий планированию. Оно дает рекомендательный материал, но не решение, и в этом его главное отличие от планирования. План же всегда содержит элемент решения, он, как правило, увязан балансом, носит директивный характер, обязательно имеет жестко установленный срок вне зависимости от социального строя.

Первой главной задачей прогноза является правильная постановка самой проблемы (что родственно задачам звена «знают»), которую предстоит решать в перспективе. Этот вывод вытекает из одного из важных принципов системного анализа, гласящего, что искать правильный ответ можно только на правильно поставленную задачу. Иные варианты просто не имеют смысла. Вторая задача — определить возможные альтернативные варианты решения проблемы.

Третья задача — дать наиболее полный перечень позитивных и негативных факторов, которые будут в перспективе оказывать влияние на решение проблемы.

Четвертая задача — выдать всю вышеприведенную информацию лицам, ответственным за принятие конкретного решения.

При прогнозировании не принимаются какие-либо конкретные решения и действия по устранению проблемы. Задача прогноза чисто информационная, которую с определенной долей условности можно сформулировать так: прогноз должен дать ответы на вопросы — что может быть и при каких условиях.

3. Как мы собираемся сделать это? Нужно решить, что конкретно должны делать военнослужащие, чтобы достичь выполнения организационных целей. При ответе на этот вопрос следует выбрать один из нескольких вариантов реализации цели, по возможности наименее затратный как в ресурсном, так и временном отношении для воинской организации.

Таким образом, планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий военнослужащих к достижению ее общих целей.

В процессе исполнения функции планирования, независимо от вида плана, руководитель реализует следующие этапы:

1. На первом этапе следует определиться с направлением деятельности воинской организации, сформулировать цель и определить отличие между текущим состоянием на момент планирования и желаемым состоянием воинской организации. Под целью обычно понимается идеальное или желаемое состояние объекта управления, на достижение которого и ориентирована управленческая деятельность. Процесс определения (особенно долгосрочных) целей предполагает использование двух крупных направлений:

– Экстраполяционное, базирующееся на уже известных научных открытиях и ориентированное на будущее, т. е. на тот период, когда эти открытия будут использованы на практике.

– Нормативное (целевое), где исходным моментом является постановка цели, которой необходимо достигнуть.

При этом если экстраполяционное направление использует уже известные положения науки, то целевое может базироваться как на известных, так и на будущих научные открытия. Экстраполяционное направление использует уже известные методы достижения цели и движется к цели, целевые же движутся от цели, от ее постановки, а пути достижения цели могут быть как известными, так и неизвестными. При целевой постановке ставим цель, исходя из современных потребностей, и движемся от будущего к настоящему, при экстраполяционном мы идем от настоящего к будущему. Ясно, что целевое прогнозирование является наиболее трудным по сравнению с экстраполяционным. Экстраполяционное оценивает возможности, нормативное — потребности.

Цели воинской организации выполняют следующие функции:

1. Отражают философию воинской организации и концепцию ее развития.
2. Составляют основу управленческой структуры воинской организации.
3. Уменьшают неопределенность текущей деятельности подразделения.
4. Составляют основу критериев выделения проблем, принятия решений, контроля и оценки полученных результатов.
5. Сплачивают воинский коллектив.
6. Официально провозглашенные цели служат оправданию в глазах общественности необходимости и законности существования воинской организации. [3]

– конкретными и измеримыми, и, по возможности, выражаться в количественных показателях. Это необходимо для контроля за их выполнением и определением того, насколько выбранное направление развития способствует их достижению.

– выполнимыми, т. е., соответствующими ресурсам военной организации. Осознание подчиненными нереалистичности поставленных перед ними целей, не способствует приложению усилий с их стороны по их достижению.

– гибкими, способными к корректировке. Любая цель — это предполагаемое состояние в будущем на основе прогнозов его (будущего) развития. Не всегда события развиваются в том направлении, которое предполагалось, это вызывает необходимость изменения целей.

– понятными подчиненным. Если подчиненному не ясно назначение той или иной цели, то ожидать от него максимально продуктивной деятельности невозможно.

– проверяемыми, в связи с необходимостью оценивать степень их достижения, т. е. цель должна содержать в себе параметры, поддающиеся сравнению.

– совместимыми во времени и пространстве, поддерживающими друг- друга. Новые цели не должны противоречить общей концепции выполнения боевой задачи подразделения.

– полезными воинской организации и воинскому коллективу, т. е. способствовать удовлетворению потребностей военной организации и внешней среды.

2. На втором этапе разрабатывается план. Данный этап предусматривает анализ различных вариантов достижения цели, оценку альтернатив их реализации с прогнозированием положительных и отрицательных последствий для воинской организации и принятие планового решения.
3. На третьем этапе происходит информирование воинского коллектива о плановых заданиях, целях, сроках выполнения на предстоящий период. Планирование — это процесс принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие воинской организации в будущем. Плановые решения (в широком смысле) могут касаться постановки целей и задач, выработки стратегии, распределения ресурсов и т. д. В узком смысле планированием является составление специальных документов (результатов реализации функции планирования) — планов. В планах содержатся прогнозы развития военной организации, промежуточные и конечные цели и задачи, механизмы координации текущей деятельности, стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

Существует три основных типа планов:

1. Планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик будущего желаемого состояния объекта управления.
2. Планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки и порядок осуществления в стандартных ситуациях (например, план наведения парко-хозяйственного дня).
3. Планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем. [2]

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет) — это планы-цели; среднесрочные (от года до 5 лет) — выполняемые в виде различных программ; краткосрочные (до года) — имеющие форму бюджетов, графиков и т. д.

Планирование базируется на ряде универсальных принципов:

1. Участие максимального числа командного состава в работе над планом.
2. Непрерывность процесса планирования (вызвано изменениями внешней среды).
3. Гибкость и возможность корректировки планов.
4. Согласование планов между всеми подразделениями воинской организации (системность организации).
5. Экономичность планирования (минимизация затрат на процесс планирования).

Продуктово-тематическое планирование заключается в формировании плана развития воинской организации (плана списания материальных средств, плана НИР), определяющего мероприятия по обновлению, совершенствованию технологий, организации учебно-материальной базы.

Ресурсное планирование включает расчеты материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения и решения поставленных задач, а также оценку экономических результатов и эффективности деятельности воинской организации.

Календарное планирование заключается в планировании объемов работ, в загрузке подразделений и подчиненных, построении календарных графиков проведения работ по отдельным исполнителям, подразделениям, проектам и в распределении работ по отдельным календарным периодам.

Стратегическое планирование состоит в определении миссии воинской организации на каждой стадии ее жизненного цикла, формировании системы целей деятельности и стратегий поведения. Стратегическое планирование, как правило, ориентировано на период пять и более лет. Задача долгосрочного планирования — обеспечивать адаптацию военной организации к условиям внешней среды. Ускорение изменений в окружающей среде, появление новых способов ведения боевых действий, возрастание опасности, развитие информационных сетей — все это привело к резкому возрастанию значения долгосрочного планирования. В ходе его осуществления проводится анализ тенденций изменения внешней среды, изучаются потенциальные возможности военной организации, делается выбор относительно желаемого состояния военной организации в будущих изменившихся условиях и намечается путь, по которому должно осуществляться развитие данной организации, ее изменение.

Тактическое планирование заключается в поиске и согласовании наиболее эффективных путей и средств реализации принятой стратегии развития организации. В процессе тактического планирования разрабатываются процедуры — конкретные действия по реализации стратегии в конкретной ситуации. Тактика для достижения цели разрабатывается обычно на уровне командиров среднего звена. Исходя из знания перспективы, разрабатываются текущие (годовые) планы. Их задача не только своевременно начать необходимые изменения, но и взаимоувязать действия всех структурных звеньев. Годовые планы разбиваются на квартальные и месячные.

Задача оперативного планирования — взаимоувязать действия, осуществляемые каждым военнослужащим, с тем, чтобы не допускать потерь на поле боя.

Все виды техники планирования варьируются от традиционных методов, таких как бюджетные методы, до более сложных, таких как моделирование, разработка планов на основе теории игр, проектов сценариев и т. д.

С помощью функции планирования в значительной мере решается проблема неопределенности в воинской организации, так как именно планирование помогает командирам более эффективно реагировать на изменения боевой обстановки. [1]

Литература:

1. Психофизиологическая подготовка военнослужащих/ под ред. В. А. Бодрова и В. А. Пономаренко. М.; Л., 1999 г. — 360с.
2. Функции управления в Вооруженных Силах Российской Федерации / под ред. В. А. Пономаренко, П. В. Васильева. М., 1998 г. — 406с.
3. Человеческий фактор военнослужащего / под ред. В. В. Козлова. М., 2007 г. — 213с.