Делопроизводство части предназначено для организации установленного порядка получения, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения, использования и передачи служебных документов.
Делопроизводство части делится на:
– несекретное — для работы c служебными документами не являющимися секретными, на основании руководства Временной инструкцией по делопроизводству в Вооруженных Силах РФ, приведенной в действие приказом Министра Обороны РФ 2009г. № 205/2/588;
– секретное — для работы с секретными служебными документами на основании использования Наставления по защите государственных секретов в Вооруженных Силах РФ
Делопроизводство включает:
– Достижение своевременного и правильного создания документов (документирование);
– организацию работы с документами, направленной на создание отдельной организации системы норм, обеспечивающей движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
– выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
– хранение, систематизацию, подготовку документов длительного времени хранения для передачи в архив, уничтожение документов с закончившимися сроками хранения.
Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.
Главными требованиями являются:
– использование официально-делового стиля;
– соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
– актуальность излагаемой информации. Её составными частями являются: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;
– требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; способы построения предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности).
Согласно ГОСТ документ является материальным объектом с данными, которые закреплены человеком который создал информацию, методом для их отображения во времени и пространстве. Он создается посредством письма, рисунка, фотографии, кино, звукозаписи и др. После фиксации данных, документ обеспечивает их хранение, сбор, способность трансляции третьим лицам, многоразовое применение, способность возврата к данным во времени.
Основные виды служебных документов: Приказ, директива, Приказание, постановление, регламент, положение, наставление.
К уставам также можно отнести учредительные документы организаций Вооруженных Сил такие как: Распоряжение, представление, отчет, доклад, донесение, договор, контракт план, рапорт, перечень, протокол, акт, справка, служебное письмо, телеграмма.
Официальные документы имеют в своем составе личные, которые удостоверяют личность.
Органы делопроизводства работают в основном с официальными документами, при этом подавляющим большинством являются документы управления, созданные для осуществления функции планирования, прогнозирования, финансирования, учета, учета, снабжения и других.
Служебный документ является официальным документом, который применяется в повседневной деятельности организации.
По способу документирования документы делятся: Письменный, текстовый, рукописный, машинописный, электронный, изобразительный, фотодокумент, фонодокумент, кинодокумент, на машинном носителе видеограмма документа.
В деятельности управления любой организации используются письменные документы, которые созданы различными способами и документы созданные в электронном виде.
По принадлежности к аппарату управления документы подразделяются на: входящие, исходящие, внутренние.
Общее число данных документов формирует документооборот организации.
Виды документов по количеству затронутых вопросов: простые, сложные.
По ограничению доступа документы разделяются на:секретные, для служебного пользования, несекретные (простые).
Виды документов по способу изложения текста: индивидуальные, трафаретные, типовые.
По степени подлинности документы подразделяются на: подлинники (оригиналы), копии, дубликаты.
По срокам хранения документы подразделяются на: постоянного, долговременного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения.
Сроки хранения документов устанавливаются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.
По способу передачи документов различают: письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения.
Служебные документы должны соблюдать требования:
а) соответствие законодательным, иным нормативным правовым актам Российской Федерации, приказам, директивам и другим служебным документам вышестоящих командиров;
б) подтверждаться фактами, иметь достоверность и иметь в содержании информацию которая аргументирована, быть конкретными и реальными для исполнения;
в) не содержать требования которые повторяются в документах издававшихся ранее, а при необходимости иметь ссылки на них;
г) обеспечивать возможность его обработки, размножения и копирования с использованием оргтехники;
д) соответствовать утвержденному образцу.
Служебный документ оформляется в служебно-деловой форме с соблюдением правил русского языка, коротко и ясно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Понятия, которые применяются должны соответствовать военной терминологии, и не употребляться в двойном значении.
При написании служебных документов рекомендуется:
– использовать простые предложения
– не добавлять слова, которые не вносят нового смысла в текст.
– При использовании цифровой информации в служебном документе, однозначное число записывается словом, а однозначное число с указанием меры воспроизводится цифрой (не менее пяти ракет, но 3 км). Составные числительные пишутся цифрами, за исключением, если такие числа начинают предложение (девять самолетов, но эскадрилья получила 9 самолетов). Порядковые числительные должны записываться с указанием падежных окончаний (база 1-го разряда).
Служебные документы, которые основаны на указах, постановлениях, распоряжениях, приказах, директив, приказаний и указаний, обязаны иметь в содержании документа ссылку на них или иметь в конце дополнение: «Основание: Директива Главнокомандующего Воздушно-Космическими войсками Российской Федерации от 12 октября 2011 года № 1» с указанием наименования, даты и номера документа. В случае если служебный документ исполняется для замены ранее изданных, то в нём нужно предусмотреть отмену служебных документов которые были ранее изданы.
Редактировать служебные документы можно способом объявления новой редакции раздела, главы, части, пункта, подпункта, абзаца, статьи, их исключением или признанием утратившими силу, а также методом замены слов(предложений) другими словами (предложениями) или исключения их.
Издавать распорядительные служебные документы в форме служебных писем и телеграмм запрещается. Для изготовления служебного документа при использовании технических средств применяется текстовый редактор WinWоrd или совместимый с ним другой формат с использованием шрифта Timеs Nеw Rоmаn Сyr размером № 12–16 через 1–2 междустрочных интервала. Документы, которые предоставляются Министру обороны Российской Федерации, изготавливаются с использованием шрифта размером № 16.
Служебные документы, сдающиеся в архив, должны быть исполнены на бумаге не ниже первого сорта. Для ведения служебной переписки используются угловые штампы или бланки с угловыми штампами.
Служебные документы, подготавливаемые от имени одной воинской части, должны оформляться на бланках с угловыми штампами, а от имени двух и более организаций — на бумаге формата А4.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, если не оговорено особо иными инструкциями, не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Бланки разрабатываются как угловым, так продольным вариантом расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При создании служебных документов более чем на двух страницах, на второй и последующей странице ставится номер. Каждое приложение к основному документу, за исключением распорядительных служебных документов, обязано иметь самостоятельную нумерацию.
Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки.
При изготовлении служебных документов в соответствии с Правилами оформляются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование организации, должность лица, которое подписало документ, подпись должностного лица, вид документа, место издания документа, справочные данные об организации, адресат, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа, текст документа, ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта, отметка о наличии приложений, гриф согласования который ставится при согласовании проекта служебного документа с неподчиненными или сторонними организациями, гриф утверждения, виза, включающая в себя личную подпись должностного лица, ее расшифровку (должность лица, воинское звание, инициал имени и фамилия) и дату визирования, оттиск печати, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, указания по исполнению документа, отметка о контроле документа, отметка об исполнении документа, отметка о конфиденциальности.
Служебные документы, которыe пришли в воинскую часть и которые в ней написаны, обязаны регистрироваться в журнале учета служебных документов. В штабах объединений и выше, приказы, которые поступили из вышестоящих органов управления для передачи воинским частям находящимся в подчинении, подлежат регистрации ещё и в книге учета приказов и директив.
Служебные документы которые поступили для временного пользования в воинские части, секретариаты и канцелярии не подлежат постоянному хранению, они регистрируются в журнале учета переходящих служебных документов и передаются по принадлежности под расписку в этом же журнале или по реестру с последующей отметкой об этом в журнале учета переходящих служебных документов.
Служебные документы которые поступили в воинскую часть подлежат регистрации в этот же день, а документы разработанные в ней в день утверждения или подписания либо на следующий рабочий день. При регистрации служебных документов на оборотной стороне последнего листа поступивших документов в левом нижнем углу ставится штамп. Если к документам присутствуют приложения, то на обороте последнего листа также ставится предусмотренная для этого отметка.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами штамп не ставится, а на сопроводительных письмах к этим документам ставится отметка об учете, то есть где они учтены. Пока служебные документы не зарегистрированы, для доклада и исполнения их передача запрещена.
Рабочие тетради, служебные издания и другие подобные документы, пересылаемые без сопроводительных писем, должны быть зарегистрированы в соответствующих книгах и журналах учета.
Служебные документы, подготовленные только для пользования внутри воинской части и подлежат хранению в делах, после утверждения учитываются в журнале учета служебных документов.
Служебные документы подготовленные для временного пользования, не подлежат регистрации в журналах учета служебных документов и уничтожаются в службе делопроизводства по мере необходимости. По распоряжению командира воинской части один экземпляр таких документов сохраняется для пользования и учитывается в служебном делопроизводстве.
Командир воинской части в зависимости от объема документа и количества исполнителей, может устанавливать каким должностным лицам поступившие служебные документы могут передаваться службой делопроизводства. Остальные военнослужащие служебные документы на исполнение получают в службе делопроизводства.
Служебные документы способны регистрироваться при помощи вычислительных средств или машинописным заполнением форм. В случае если служебные документы обрабатываются автоматизировано и обеспечивают полный учет сведений о них, который предусмотрен журналами учета служебных документов, допускается не вести журналы учета если все вносимые данные будут в целостности не менее срока хранения, который предусмотрен для этих журналов. При автоматизированной обработки передача исполнителям полученных служебных документов осуществляется по бумажным распискам, которые подлежат хранению в службе делопроизводства до окончания работы комиссии по проверке делопроизводства за истекший год.
Зарегистрированные служебные документы идут на рассмотрение начальнику воинской части или по его решению другим должностным лицам, как правило, в день поступления, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т. п. незамедлительно. После рассмотрения служебные документы из службы делопроизводства передаются не позднее следующего дня, а телеграммы и документы с пометкой «Вручить немедленно», «Срочно» и т. п. в тот же день исполнителям под роспись. На территории воинской части передача служебных документов осуществляется через службу делопроизводства. Может допускаться передача документов для временного пользования другим исполнителям воинской части под роспись в реестре. В этом случае исполнитель обязан получить документы обратно под роспись в том же реестре.
Документ считается исполненным и подлежит возвращению отправителю за регистрационным номером (входящим) без сопроводительного письма тогда когда командир, которому адресован документ, дает ответ на поставленные в нем вопросы на самом документе в виде краткой резолюции.
Если командир (начальник), которому адресован документ, не имеет прав на решение поставленного вопроса, он направляет документ по команде или должностному лицу, в компетенцию которого входит решение этого вопроса.
Так же из документа делается выписка, если в нем вместе с вопросами, относящимися к правам должностного лица, которому адресован служебный документ, затрагиваются вопросы, подлежащие решению в другой организации, напрвляемая по принадлежности, о чем уведомляется должностное лицо, которое представило служебный документ.
Решения и поручения по исполнению служебных документов пишутся на свободных от текста полях этих документов. Поручение по исполнению служебного документа пишется в виде резолюции командира. Элементы составляющие резолюцию фамилия и инициалы исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата.
При установлении срока исполнения служебного документа командиром должно учитываться время, которое необходимо на доставку и исполнение служебного документа.
Резолюция может быть оформлена как на бланке так и на отдельном листе, приложенном к служебному документу. При этом нижнем поле этого листа указывается дата и номер документа, к которому относится резолюция.
За служебными документами которые требуют исполнения производится специальный контроль в воинских частях, целью, которого является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, которые зафиксированы в служебных документах. Проведение контроля это одна из основных обязанностей всех уровней должностных лиц.
Лица которые осуществляют контроль назначаются приказами соответствующих командиров (начальников).
Служебные документы, подлежат обязательному контролю если в них определены сроки исполнения или есть поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.
Контроль осуществляется за исполнением служебных документов которые поступают как из вышестоящих органов военного управления, так и направляемых в подчиненные воинские части.
Контроль за исполнением служебных документов включает: постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование командиров(начальников) о состоянии исполнения документов. На лицевой стороне первого листа служебных документов, подлежащих контролю, ставится отметка о контроле документа, предусмотренная подпунктом 22 Временной инструкции по служебному делопроизводству.
Служебные документы, взятые на контроль, обязательно учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в память компьютера, который специально предназначен для этого, с указанием необходимых данных таких как дата, регистрационный номер, вид и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других.
Контроль за исполнением служебных документов может строиться на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения служебных документов, по исполнителям, группам документов.
Подразделения, осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, еженедельно обязаны предоставлять командиру воинской части информацию о состоянии исполнения служебных документов находящихся на контроле и не реже одного раза в месяц заслушивать их по вопросам контроля.
Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, только тогда, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству.
На исполненном служебном документе ставится отметка с указанием, за каким номером (входящим, исходящим или инвентарным) исполнен служебный документ, дата исполнения и номер дела, в которое служебный документ подшивается. Эта отметка подкрепляется подписью исполнителя или его командира и делается на оборотной стороне последнего листа служебного документа. На служебных документах, поставленные вопросы которых решены в оперативном порядке, исполнитель его на оборотной стороне последнего листа делает отметку, когда и как решен вопрос, которая заверяется своей подписью.
Служебный документ снимается с контроля тогда, когда делается отметка в журнале (карточке) контроля, регистрационной базе данных при ее ведении.
Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) комиссиями, специально назначаемыми приказами командира (начальника) воинской части. Результаты проверок оформляются актами и докладываются соответствующим командирам (начальникам).
В актах проверки отражаются следующие аспекты: поставленные на контроль служебные документы; количество исполненных в установленные сроки; неисполненные в срок поручения; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля.
Бланки строгой отчетности учитываются и хранятся в порядке, установленном для документов с пометкой «Для служебного пользования».
К бланкам строгой отчетности относятся: документы, которые удостоверяют личность и правовое положение военнослужащих; трудовые книжки и вкладыши к ним, воинские перевозочные документы, аттестаты на материальные ценности, чековые, квитанционные и расчетные книжки, а также бланки с угловыми штампами воинских частей, бланки с грифом «Секретно» (по заполнении) и другие бланки, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом.
Учет бланков строгой отчетности ведется в подразделениях воинских частей по журналу или по формам, которые установлены соответствующими документами. По состоянию на 1 января каждого года в журнале учета бланков строгой отчетности, делается итоговая запись об остатке наличия бланков. Перед изданием бланков строгой отчетности определяется их тираж. При издании бланки строгой отчетности нумеруются.
Каждое перемещение бланка обязательно учитывается. Приём из типографии и движение бланков вовремя работы предпринимателя фиксируются в журнале учёта. При каждом действия составляется соответствующий акт. Для осуществления приёма/выдачи бланков, регистрации и ведения журнала учёта назначается уполномоченный сотрудник. С ним заключается договор о материальной ответственности. В случае, если военнослужащий ведёт деятельность один, то обязанность учёта и хранения бланков строгой отчетности в установленном порядке ложится на него.
Ежедневное заполнение журнала учёта неотъемлемая обязанность, исполнение которой
Литература:
- Временная инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, «Приказ МО РФ2009г. № 205/2/588»
- Управление подразделениями в мирное время: Учебник. М.: Голден Би, 2007—Гл.16—С.225–236.
- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело»
- Яцук. К. В Вовк. С. С. Управление подразделениями в мирное время: учебно-методическое пособие для курсантов. Челябинск: ЧВВАУШ(ВИ), 2007-С.83–95
