Современное понимание командира подразделения о контроле в управлении подразделениями и его реализация несколько искажено. Процесс контроля организуется неправильно, либо осуществляется поиск недостатков при выполнении подчиненными поставленных задач, что удаляет контроль от основного его назначения и делает не совсем качественным управление подразделением. Поэтому возникает необходимость разъяснения действительного смысла данного процесса, способов его реализации и доведения этой информации до должностных лиц подразделений ВС РФ.
Как известно, контроль — это процесс, при котором руководитель проверяет правильность своих решений и нуждаются ли нуждаются они в корректировке. Контроль — является одной из основных функцией управления, потому как посредством контроля реализуется обратная связь между командиром и подчиненными, и именно он создает условия для заблаговременной корректировки ранее принятых планов путем применения распорядительных методов [1].
Контроль — есть процесс постоянный, который может быть: предварительным, текущим, заключительным.
Предварительный контроль реализуется с помощью анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, и выбора наиболее квалифицированных специалистов, проведения психологических тестов и определения профессиональной пригодности.
Текущий контроль организуется согласно тем задачам, выполнение которых идет непрерывно (например, боевое дежурство). Командир может наблюдать за подчиненными, посещая места их работы, что позволит ему оценить качество и своевременность их работы.
Заключительный контроль реализуется по окончании выполнения работ. При этом либо сразу по завершении контролируемой деятельности, или после определенного времени полученные результаты сравниваются с ожидаемыми.
Стандартная структура контроля содержит определенные цели и задачи.
Цели контроля:
а) сохранение и минимальные затраты при использовании различных ресурсов;
б) готовность организации, как к внутренним, так и к внешним переменам;
в) обеспечение продуктивной деятельности системы, а также ее устойчивости и развития при высокой конкуренции.
Достижение целей системы реализуется посредством основных показателей эффективности управления:
– соответствие деятельности организации выбранным направлению действий и планам;
– устойчивость;
– способность сохранять ресурсы и потенциал организации;
– полнота и правильность документации, и качество исходной информации для принятия целесообразных управленческих решений;
– согласованность по месту, цели и времени;
– разумное и экономное использование всех видов ресурсов;
– соблюдение установленных требований, правил, приказов и инструкций, организация делопроизводства;
– соблюдение требований, установленных действующим законодательством.
В результате рассмотрения данных задач, возникает необходимость создания эффективной системы контроля [2].
Показатель результативности контроля определяется снижением потерь, т. е. ущербом организации при затратах на работу системы, которые не должны превышать убытков.
Каждый этап организации контроля характеризуется определенной системой мер.
Установление норм. Данный этап показывает взаимодействие функции контроля и планирования. Критерии, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, имеют две важные особенности. Они характеризуются наличием временными показателями, за период которых должна быть выполнена работа, и определенного критерия эффективности, с помощью которого можно оценить степень выполнения работы.
Результативность точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленной цели.
Командир не может эффективно осуществить контроль без опоры на какой-либо результат. Основной причиной отсутствия результата является некачественное управление, которое уже не является руководством, а есть реакция на ситуацию, которая вышла из-под контроля.
Затем осуществляется сравнение достигнутых результатов с заданными целями. На этом этапе командир должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом необходимо проанализировать отклонения полученных результатов от требуемых. На втором этапе процедуры контроля производится оценка, по которой можно судить о решении для начала действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии, заключается в определении величины отклонений, измерении результатов, передачи информации и ее оценке.
Для эффективной работы системы контроля, необходимо обязательно довести до подчиненных как установленные стандарты, так и результаты.
После произведения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Командир должен выбрать одну из трех линии поведения: ничего не предпринимать; устранить недостатки; изменить требования.
Ничего не предпринимать. Основная цель контроля заключается в достижении такого положения, при котором процесс управления подразделением осуществлялся бы в строгом соответствии с планом: если фактические результаты соответствуют ожидаемым, то лучше всего не менять плана действий.
Устранить недостатки. Система контроля, которая не способна работать на упреждение является бессмысленной и неэффективной. Корректировка недостатков главным образом должна быть нацелена на причину возникновения этих недостатков. Смысл корректировки заключается в выявлении причин возникновения недостатков и возврату к правильному порядку действий согласно плана.
Изменение требований. Устранение выявленных отклонений от стандартов требуется не во всех случаях. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому, что они основываются на планах. Таким образом, при возникновении необходимости корректировки должны изменяться и требования.
Для того, чтобы контроль мог выполнять свою задачу, т е. обеспечить достижение целей, он должен отвечать определенным требованиям.
Направленность контроля. Если руководитель считает, что какой-то вид деятельности имеет значительный приоритет, то для каждой такой деятельности должен вестись тщательный контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению.
Своевременность контроля заключается не в его скоротечности или частоте его проведения, а во времени проходящем между проведением очередных проверок, которое наиболее целесообразно подходит для контроля различных видов деятельности.
Гибкость. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и быстро адаптироваться в изменяющихся условиях обстановки.
Простота. Простые методы контроля требуют меньших затрат на его реализацию. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей.
Экономичность. Любой контроль, который не оправдывает средства затраченные на его реализацию, не улучшает эффективность деятельности, а ведет по ложному пути.
Соответствие делу. Контроль должен измерять и оценивать то, что действительно важно.
Для органов управления в войсках осуществление контроля и оказание помощи подчиненным является важнейшей функцией. Основы организации контроля в течение всего учебного года закладываются в самом планировании. В годовых планах всех звеньев управления предусмотрены такие важнейшие мероприятия контроля, как итоговые и контрольные проверки, целевые проверки состояния отдельных элементов боевой готовности, работа в подчиненных подразделениях или частях по контролю и оказанию помощи.
Обобщенные и проанализированные результаты контроля позволяют совершенствовать повседневную деятельность частей и подразделений по поддержанию боевой готовности, объективно и конкретно подводить итоги деятельности подчиненных, определять лучших из них и отстающих, поощрять достойных и взыскивать с нерадивых, т. е. стимулировать служебную деятельность подчиненных.
Таким образом, целью контроля является осуществление обратной связи в системе управления повседневной деятельностью войск, выявление отклонений и недостатков в реализации ее целей и задач и принятие мер по обеспечению их достижения. Осуществление контроля тесно связано с оценкой состояния и деятельности подчиненных подразделений.
Контроль состояния боевой готовности и хода выполнения задач разделяется на виды: текущий, периодический и итоговый.
Текущий контроль осуществляется постоянно, ежедневно с целью стимулирования деятельности подчиненных, отслеживания и обобщения результатов их деятельности и обеспечения своевременной реакции командиров и начальников на возможные отклонения от утвержденных планов и установленного порядка. Он осуществляется всеми органами и пунктами управления, а также должностными лицами в соответствии с их должностными и специальными обязанностями.
Периодический контроль проводится командирами и начальниками, назначенными ими должностными лицами (специалистами) или комиссиями (группами) периодически, в соответствии с установленными нормами или по решению командира с целью проверки в подчиненных частях и подразделениях состояния отдельных элементов боевой готовности, достигнутого ими уровня подготовки за какой-то период времени.
Итоговый контроль проводится решением старших начальников подготовленными ими комиссией и комплексными группами с целью проверки состояния боевой готовности подразделений, как правило, в конце учебного года или периода обучения. По своему характеру он может быть плановым (об итоговых проверках известно заранее) и неплановым (внезапным).
На различных этапах развития войск, с учетом предназначения подразделений, исходя из конкретной обстановки в структуру итоговых проверок могут включаться различные элементы.
Контрольные проверки проводит командир соединения в частях, а командир части в подразделениях, не подвергшихся инспектированию или итоговым проверкам (контрольным проверкам старшего начальника) в конце периодов обучения, а при необходимости — и в другие сроки. Как правило, оно проводится по сокращенной по сравнению с итоговыми проверками программе и охватывает только основные элементы боевой готовности.
Внезапные проверки боевой готовности проводятся по решению Главнокомандующего вида войск, Командующего рода войск или командующего объединением.
Контроль состояния боевой готовности и хода выполнения задач должен быть органически связанным с оказанием помощи проверяемым подразделениям и командирам, более квалифицированным изучением состояния дел и вскрытием недостатков, обучением подчиненных в ходе учений, занятий и контрольных мероприятий, а также при подведении итогов, решением тех вопросов, которые находятся вне компетенции и полномочий проверяемых командиров и начальников.
Оказание помощи в устранении вскрытых недостатков — завершающий этап любых форм контроля. Командир в ходе проверки заслушивает своих офицеров ежедневно или периодически в назначенные дни по результатам работы и вскрытым недостаткам, обобщает и анализирует их и ставит задачи на выявление причин недостатков [3].
В результате данной работы определяется суть каждого недостатка:
– что плохо — действие или бездействие людей, неисправность или неготовность вооружения и техники, отсутствие должного обеспечения, непродуманность планов и низкая эффективность управления;
– почему плохо — слабые навыки и обученность или халатность, непродуманная система или технология действий, воздействие каких-то внешних по отношению к проверяемому подразделению факторов;
– кто виноват или недорабатывает — служба или отделение, должностные лица, конкретные военнослужащие;
– что необходимо сделать для устранения недостатка — внести изменения в организацию, провести ряд учебных мероприятий, решить вопросы расстановки кадров, обеспечить дополнительными ресурсами;
– кто это должен сделать — проверяемые своими силами и силами проверяемой части (подразделения), должностные лица или службы своего звена управления или необходимо ставить вопросы на решение старших командиров и начальников.
В зависимости от результатов анализа командир должен установить сроки устранения недостатков: немедленно в ходе проверки или в плановом порядке после окончания проверки с назначением сроков докладов и формы контроля.
Все виды контроля только тогда имеют смысл и обеспечивают выполнение задач, когда они органически связаны с оказанием помощи подчиненным.
Таким образом, можно сказать, что контроль деятельности подразделений в повседневной деятельности, процесс сложный, многоступенчатый и требует наличия определенных знаний и умений у командира подразделения, без которых реализация не только контроля, но и управления в целом будет не только не эффективным, но и вовсе невозможным. Поэтому следует тщательнее организовывать подготовку офицерских кадров на стадии их обучения еще в училищах, во избежание, некомпетентности командиров всех уровней и должного выполнения ими своих обязанностей в подразделениях ВС РФ.
Литература:
- Абрамов А.С. Управление подразделениями в мирное время. -М.:, 2007.;
- Структура контроля [Электронный ресурс]. ― Режим доступа. ― URL: http://www.studfiles.ru/preview/6008409/ (дата обращения 17.11.2016);
- Контроль хода выполнения поставленных задач [Электронный ресурс]. ― Режим доступа. ― URL: http://helpiks.org/4-97592.html (дата обращения 17.11.2016).
