Ключевые слова: деловое письмо, деловая речь, документ, стандартизация, речевое действие, текстовая структура
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.
- По функциональному признаку деловые письма делятся на: требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.
- По виду деловые письма могут строиться как: инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо.
- По признаку адресата деловые письма делятся на:
− обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес;
− циркулярные – письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций) [1, с. 48].
- По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением:
− электронную почту;
− факсимильную связь;
− телетайпную и телеграфную связь. [2, с. 56]
При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.
- По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.
Регламентированные письма составляются по определенному образцу. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.
Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма: Например, просим рассмотреть наше предложение… [3, с. 58].
Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:
− этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;
− сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.;
− подтверждения: подтверждаем;
− заявления: заявляем, объявляем;
− требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой и т. п. [4, с. 94]
Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже – в форме 3-го лица единственного числа.
В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т. п.
Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения [5, c. 97]. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия – с другой.
Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т. е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств [6, c. 73]. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.
Письмо-напоминание направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов:
1) напоминания о необходимости ответа на запрос;
2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения [7, c. 197].
Помета «вторично», помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.
Ответ па предложение (акцепт). В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предложения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение называется акцептом, а лицо, принимающее предложение, – акцептантом. Если положительный ответ не исключает возражений по отдельным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.
Рекламация. Рекламация – это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества товаров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта [8, c. 207]. Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию. К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.
Служебная телеграмма. Как известно, служебная телеграмма в качестве официального документа используется для передачи экстренной информации. Телеграмма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фактами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише) [9, c. 211]. В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется своеобразным языком и композицией, которые получили название «телеграфный стиль». Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Первый фактор — высокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием «тарифное слово», которое не обязательно совпадает со словом грамматическим.
Деловая речь накопила огромное количество проверенных многолетней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты. Формула «типовая ситуация – стандартизованная речевая манера» обусловливает использование стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги. Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, держащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высокий уровень лингвистической подготовки составителя документа.
Составитель документа должен знать:
− доминанту и основные черты официально-делового стиля;
− арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;
− характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуации делового общения. [10, c. 44]
Составитель документа должен уметь:
− адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм;
− грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его [11, c. 47].
Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.
Литература:
- Паневчик В. В. Деловое письмо: Практическое пособие. — 2-е изд. — Мн.: Амалфея, 2000.
- Розенталь Д. Э. Практическая стилистика русского языка. — М, 2003.
- Логинова Н. К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.
