Статья посвящена анализу работы по определению ценности документов с целью передачи их на архивное хранение. Раскрыты этапы формирования экспертизы ценности документов. Определены понятия «разбор архивов», «экспертная комиссия», особо ценные документы», «уникальные документы». Статья представляет интерес для специалистов в области документоведения и архивоведения.
Ключевые слова: «разбор» архивов, экспертиза ценности, особо ценный документ, уникальный документ, экспертная комиссия.
Значение документов в качестве культурного, научного и интеллектуального наследия было осознано еще на ранних этапах формирования российской государственности. Неоспоримым представлялась необходимость сохранять документы, отражающие историю и культуру страны.
Уже в период Киевской Руси существовали определенные правила хранения документов в специальных ларях, часто в церквях; утрата документов жестоко каралась.
Со временем количество документов увеличивалось, и возник вопрос о том, какие же из созданных документов должны храниться и каков срок хранения этих документов. Неосознанная вначале, эта проблема стала достаточно острой к 19 в., когда обнаружилось, что в связи с переполнением архивов идет активный процесс уничтожения архивных документов.
Перед историками и архивистами встал вопрос о необходимости выработки организационных основ и принципов проведения отбора документов с целью определения их культурной, научной и исторической важности.
Именно в этот период возникло понятие «разбор архивов» — процедура, представляющая собой периодическое рассмотрение дел для их уничтожения или передачи на постоянное хранение [6].
Эта процедура может рассматриваться как этап экспертизы ценности документов (ЭЦД) в современном ее понимании, которое еще не было сформировано в Х1Х в.
Правовым основам разбора уделялось определенное место в актах, регламентировавших работу архивов. Однако многие проблемы деятельности архивных учреждений в этот период еще не были решены. Перед местными властями стояла задача выявить причины безразборного уничтожения ценных документов и предотвратить этот процесс [7].
Специалистами, исследующими эту проблему, было выявлено следующее. Процесс отбора документов был существенно затруднен в связи с незакрепленным составом комиссии (в современном понимании — экспертной комиссии), работники которой часто не обладали достаточным уровнем образования, знаний, вследствие чего необдуманно уничтожалось большое количество ценных документов [6].
Еще одной причиной являлся недостаточный уровень развития делопроизводства на последнем его этапе, когда текущая работа с документом была завершена, в частности, это было связано с отсутствием системных представлений о принципах формирования дел. Составляемые краткие описи дел, включающие только заголовки дел, их даты и номера, не позволяли дать верную оценку информационной значимости документа.
Переполнение архивов и, соответственно, желание их «разгрузить» было связано с нерегулярно осуществлявшимся разбором дел на уничтожение. Например, в нарушение требований закона от 25 ноября 1896 г. о ежегодном проведении разбора, комиссиями были осуществлены проверки в следующие периоды: 1878, 1883, 1886, 1887, 1889, 1903.
Весьма существенной причиной, препятствующей активной работе по разбору документов, являлась длительная задержка дел в архивах в связи с отсутствием регламентации транспортных перевозок. По этой причине дела на хранение могли передаваться достаточно длительное время — до нескольких лет. Местным властям предстояла огромная работа в налаживании и обеспечении грамотного функционирования архивной сферы. Были предприняты попытки по урегулированию некоторых существующих проблем [7].
С целью упорядочения процедуры передачи дел на уничтожение описи передавались для согласования и утверждения в Департамент государственного казначейства. Далее они направлялись на рассмотрение в Губернскую ученую архивную комиссию (ГУАК). При этом обязательно осуществлялось информирование Археологического института о времени отсылки описей для контроля за исполнением процесса уничтожения [4].
Со второй половины 1890-х годов заседание комиссий по разбору документов протоколировалось на каждом этапе, что позволило обеспечивать контроль за исполнением их деятельности, а также сохранять данные о разборе.
С 1909 г., помимо составления кратких описей дел, на архивариусов возлагалась обязанность по составлению, по истечении сроков хранения, подробных описей дел, которые затем отправились в ГУАК.
Однако большинство задач, которые были поставлены перед местными властями, не были решены. В частности, речь идет о влиянии субъективного фактора при «разборе» документов, недостаточном контроле разбора архива со стороны вышестоящих органов и, что самое главное, отсутствии выработанных критериев определения ценности документов. Эта работа, несомненно, велась, но более целенаправленно она осуществлялась уже в ХХ в. [7]
В конце 30-х XX в. архивной сфере возникла необходимость выявления и учета ценных документов с классификацией их по степени важности. Целью этого процесса являлось сохранение документов посредством создания страхового фонда их копий.
Позже было определено понятие особо ценных документов (ОЦД), то есть документов, содержащих информацию о важнейших событиях, фактах, явлениях жизни общества и имеющих непреходящее значение для различных областей функционирования государства. В 1958 г. впервые встал вопрос о закреплении критериев ОЦД.
Эти критерии были обозначены в инструкции «Об организации выявления, учета уникальных и особо ценных документальных материалов, и передачи их на постоянное хранение»; к ним относились время создания документа, важность освещенных в нем вопросов и значимость полноты сведений.
В 2006 году было сформулировано новое понятие ОЦД: это документ АФ РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен режим хранения и использования. Таким образом, была подтверждена важность сформулированной еще в конце 60-х годов задачи обеспечить сохранность ОЦД при длительном их хранении и использовании [1].
В обновленных методических документах были дополнены критерии, по котором на сегодняшний день определяют ОЦД. К уже существующим добавлены ценность содержащейся в документе информации, юридическая сила, подлинность документа, значение фондообразователя, авторство документа, наличие полиграфических, художественных и других особенностей документа. В 1955 году архивной службой была начата работа по созданию Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ [5].
В методических рекомендациях было дано определение уникального документа (УД). Это особо ценные документы, не имеющих себе подобных по содержащейся в них информации и внешним признакам, невосполнимые при их утрате с точки зрения его значения [1].
В качестве критериев отнесения документы к уникальным выступают древность документа; подлинность; бесспорность культурно-исторической значимости; публичность; высокая материальная ценность; отношения документа к историческому событию или к исторической личности; юридическая значимость и художественность документа.
В Государственном реестре определяют хронологические рамки, в границах которых следует выделять УД. К ним относятся документы, образовавшиеся до начала Первой мировой войны.
Таким образом, выявление ОЦД и УД является высшей стадией ЭЦД. Это объясняется тем, что в процессе отбора уже находящихся на хранении документов, выделяются особые, которые заслуживают отдельного внимания и являются «неприкосновенными» подлинниками [5].
Задачей экспертизы ценности является не только выявление особо ценных и уникальных документов, срок хранения которых не может быть ограничен, но и решение вопроса о передаче дел в архив и определение сроков хранения других документов после ЭЦД. Сроки хранения документов закреплены в правовых актах и нормативно-методических пособиях. Так, главным документом по вопросам хранения документов является ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года. Он закрепляет право на разработку и утверждение документов, образующихся в деятельности различных ведомственных и подведомственных органов и содержит сроки хранения создаваемых в их деятельности документов. [1]
На основании законодательных актов, типовых, примерных и ведомственных документов создаются локальные документы организаций, регламентирующие хранение документов после завершения текущей работы с ними. В частности, к таким актам относятся различного рода перечни: 1) с указанием видов документов и 2) сроков постоянного и временного хранения. Второй тип является более полезным и создается с целью унификации сроков хранения однородной типовой документации.
Современный этап развития документирования характеризуется расширяющимся использованием, наряду с бумажными, документов на электронных носителях. В этой связи важным является формирование правовой базы использования и хранения электронных документов (ЭД) [8].
В 2011 году в силу вступила «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011 -2020 г»., в рамках которой к 2020 году планируется разработка нормативно-правовой базы для создания и функционирования электронных архивов [2].
Если говорить о работе с ЭД, то в «Основных правилах работы архивов организации» закреплена последовательность передачи ЭД в архив. Этот процесс состоит из следующих этапов: проверка состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; запись ЭД на машинные носители; проверка качества описи ЭД; проставление архивных шифров на единицах хранения; подготовка сопроводительной документации [3].
Таким образом, состояние архивной области сегодня требует оперативного решения целого ряда вопросов, вызванных особенностями документирования различных сфер деятельности, развитием современных компьютерных технологий, все возрастающим количеством документов, передаваемых на государственное хранение, необходимостью выявления и передачи на постоянное хранение особо ценных документов, Решение последних задач — в компетенции комиссий по экспертизе ценности документов.
Литература:
- Об архивном деле: Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125 — ФЗ.
- Об утверждении Программы информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.: приказ. Принят 2 дек. 2011 г. Доступ из справ. правовой системы «Консультант Плюс».
- Основные правила работы архивов организаций. — М., 2002
- Правила о порядке хранения и уничтожения решенных дел по Министерству Финансов и учреждениям его ведомств// Сборник материалов, относящийся к архивной части России. Т 1. С. 163–164.
- Алексеева, Е. В. Некоторые аспекты выявления, отбора и использования особо ценных и уникальных документов / Е. В. Алексеева // Делопроизводств. — 2007 г. — № 3. — С 99–104.
- Самоквасов, Д. Я. Архивное дело в России. Кн. 2.: Прошедшая, настоящая и будущая постановка архивного дела в Росси. — М.:тов-во типографии А. И. Мамонтова, 1902. — С.50,58.
- Кошелева, Е. Ю. Организация экспертизы ценности документов в организации государственного управления и самоуправления Саратовской губернии во второй половине XIX в. — 1917 / Е. Ю. Кошелева// Делопроизводство. — 2004. — № 6. С-95 -101.
- Медведева О. В. Экспертиза ценности документов: правовой аспект / О. В. Медведева // Социально-экономические явления и процессы — 2014. — № 7. С. 92–97.
