В статье рассматриваются основные принципы построения системы делопроизводства в крупных коммерческих организациях. Дается классификация основных документов акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью, а также их роль и значение в управлении организацией.
Ключевые слова: документированиедеятельности крупных коммерческих организаций, корпоративная система документации.
Крупные коммерческие организации, особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, имеют определенные особенности в организации работы с документами, требующие четкой регламентации. В нашем случае это могут быть акционерные общества (АО) — публичные и непубличные, а также общества с ограниченной ответственностью (ООО). В таких компаниях особое внимание уделяется унификации документационных процессов, замене устаревших методов и приемов работы с документами на более современные.
Процесс документирования повседневной деятельности крупной компании принято рассматривать в качестве важнейшей составляющей корпоративного делопроизводства. В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между коммерческими организациями особую актуальность приобретает совершенствование документационного обеспечения управления, которое во многом определяет качественную проработку документов и напрямую влияет на эффективность работы организации в целом.
Делопроизводство сегодня становится важнейшим инструментом эффективного управления организацией в целом. Принципы в организации делопроизводства, как и в любой иной области человеческой деятельности, определяют исходные правила и общие начала. [1] Обозначим основные из них.
Процесс унификации в современном делопроизводстве заключается в разработке правил выполнения определенных документационных операций. Второй принцип — стандартизация — является высшей степенью унификации и выражается в установлении и применении стандарта как образца, который принимается в качестве исходного для сопоставления с ним других подобных объектов.
Стандартизация и унификация — процессы взаимосвязанные, но не тождественные. Стандарт как нормативно-методический документ представляет собой комплекс норм, правил и требований к объекту стандартизации, утверждаемый компетентным органом, в России — это Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.
Единообразие состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, достигается за счет унификации документов. Унифицировать можно как отдельные документы, так и системы документации в целом. Работу по унификации систем документации проводят отдельные министерства и ведомства, разрабатывая и утверждая комплексы отраслевых унифицированных форм документов, отраслевые классификаторы технико-экономической документации, отражающих специфику конкретной отрасли.
Установление единых требований к организации делопроизводства осуществляется при помощи принципа системности нормативно-методического регулирования делопроизводства. [2]
Корпоративная система документации коммерческой организации представляет собой документальный фонд и предназначена для реализации управленческих функций. В каждой конкретной организации имеется свой определенный набор функциональных подсистем документации и видов документов, соответствующих сфере деятельности по отраслевой принадлежности. [3]
В соответствии с установившимися правилами корпоративные документы можно условно разделить на группы структурных документов, процедурных документов, регламентирующих и инструментальных документов.
В группу структурных документов входят Устав (или Положение) организации; положение об общем собрании участников ПАО, НАО, ООО; положение о ревизионной комиссии; положение о совете директоров (для крупных компаний и АО); положения об исполнительных органах управления (правлении, генеральном директоре) и др.
Группу процедурных документов составляют различные положения, такие, как: о взаимодействии органов управления, об информационном обеспечении организации, о подготовке годового отчета, о процедурах структурных подразделений, о подготовке годового собрания акционеров (для ПАО, НАО) и др.
Группа регламентирующих документов представлена рядом регламентных положений: о регламенте собрания акционеров (для ПАО, НАО), о регламенте Совета директоров, о регламенте внутреннего инвестиционного фонда, о регламенте выдвижения представителей в органы управления (для холдинговых структур) и др.
В группу инструментальных документов входят стратегический план развития организации (в том числе концепция, миссия), дивидендная и инвестиционная политика, положение о методике оценки деятельности организации (подразделений), положение о мотивации персонала, положение об отчетности и др.
В отдельную группу документов, направленных на повышение инвестиционной привлекательности и устойчивости бизнеса, можно выделить кодекс корпоративного поведения (управления) и положение о социальной политике компании.
Структурные, процедурные и регламентирующие документы, в зависимости от принятой в организации системы оформления документов, могут относиться к одной структурной группе, т. е. определять структуру и порядок деятельности органов управления, или составлять различные группы, самостоятельно решающие вопросы организации деятельности по отдельным направлениям или процедурам.
Определяющими в системе корпоративного делопроизводства считаются инструментальные документы, именно они устанавливают правила и принципы деятельности для всех участников корпоративных отношений. Исходя из позиции необходимости соблюдения интересов акционеров (или участников ООО), целесообразно утверждать большинство этих документов общим собранием акционеров или Советом директоров.
В состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются: классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов); табель и альбом форм документов; номенклатура дел организации; стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в том числе с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД); положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
При условии, что инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, организация рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам. Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в том числе на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Непременным условием такого рода нормативных документов является полное соответствие технологических процессов работы с документами конкретного бизнес-процесса общепринятой схеме организации работы с документами в организации.
В заключении следует подчеркнуть, что работа с документацией — важный аспект деятельности любой коммерческой организации. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в документах находят свое выражение планы организации, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая важная информация. От состояния работы с документами во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их реализации и в целом эффективность работы организации.
Литература:
1. Андреева, В. И. Регламентация делопроизводства: проблемы и решения. URL: http://www.sekretariat.ru/discuss/91265/ (дата обращения: 12.10.2016).
2. Крылова, И. А. Правовое и нормативно-методическое регулирование вопросов организации текущего хранения документов в коммерческих структурах. — 2003. — № 5. — С. 16–19.
3. Надершина, М. Д. Документационное обеспечение деятельности обществ с ограниченной ответственностью в современном российском законодательстве. — 2001. — № 2. — С. 30–32.
4. Энциклопедия делопроизводства EDOU.RU — http://www.edou.ru/enc/ (дата обращения 20.10.2016).
