В статье рассматриваются отдельные трудовые функции секретаря, зафиксированные в профессиональном стандарте специалиста по организационному и документационному обеспечению управления организацией. Проводится анализ соответствия практических навыков с необходимыми знаниями в данной профессиональной деятельности.
Ключевые слова: трудовые функции секретаря, профессиональный стандарт, информационная составляющая работы секретаря руководителя.
Требования к деятельности современного секретаря меняются достаточно активно. Факторы, влияющие на данный процесс, формируются как во внешней среде, так и в пределах самой организации. До недавнего времени знания и умения секретаря были зафиксированы в должностной инструкции, разработанной на основе ряда квалификационных справочников. Регулярная актуализация нормативных документов хотя и производится, но по некоторым группам направлений все еще есть наблюдается расхождение с текущими моделями организации труда.
В 2007–2008 гг. появились первые профессиональные стандарты. Уже через три года Правительством РФ было учреждено Агентство стратегических инициатив, приступившее к разработке дорожной карты «Создание Национальной системы квалификаций и компетенций». Следующим шагом в данном направлении было утверждение Плана разработки профессиональных стандартов на 2012–2015 годы.
Профессиональный стандарт содержит требования к тому, что работник должен уметь и знать в определенной профессиональной области. В стандарте идет четкая привязка практических навыков работника к тем знаниям, которые и позволяют ему сформировать теоретическую основу для наработки профессиональных умений. С момента введения профессиональных стандартов требования приобрели четкую практическую направленность. Именно работодатели стали инициаторами разработки и внедрения профстандартов с целью максимального сближения квалификационных требований специалиста с теми знаниями, которые студент получил за время обучения, формированию у них компетенций, удовлетворяющих потребностям рынка труда.
Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Министерства труда и социальной защиты РФ в 2015 г. содержит характеристику обобщенных и трудовых функций таких профессий, как секретарь руководителя и помощник руководителя.
На примере должности секретаря руководителя рассмотрим отдельные функциональные обязанности с учетом требований работодателей.
В качестве обобщённой трудовой функции обозначено организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации. По содержанию данная функция содержит три основных направления, которые соответствуют традиционной функциональной классификации секретарской деятельности. Если в документационном и организационном направлении деятельности секретаря большинство функций понятны изначально и не содержат «белых пятен», то информационная составляющая требовала четкого раскрытия того, чем должен заниматься секретарь. В профессиональном стандарте данный аспект раскрывается двумя трудовыми функциями, а именно обеспечением руководителя информацией и организацией информационного взаимодействия руководителя с работниками.
Для реализации первой трудовой функции секретарь должен уметь осуществлять сбор, обработку и анализ информации в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки информации; составлять и оформлять сводные, отчетные, статистические документы; производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков. Данная функция соотносится с определенными знаниями таких вопросов, как принципы формирования внешних и внутренних информационных потоков, их состав; особенности создания баз данных в организации, а также современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информационных потоков.
При обеспечении взаимодействия руководителя с должностными лицами разных уровней подчиненности помимо базовых навыков, а именно, — умение работать с офисным пакетом (текстовым редактором, таблицами), необходимо осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных, проверять их достоверность, полноту и непротиворечивость, предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате, а также обеспечивать оперативность информационных потоков. С этой целью секретарю необходимо знать нормативно-правовые и нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере профессиональной деятельности организации; структуру и направления деятельности организации, а также компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Кроме того, секретарь должен владеть вопросами информационного обеспечение организации для интегрирования инструментов управления, а также для соединения системы управления с системой исполнения. Без знания форм предоставления управленческой информации, ее источников и методов отбора источников информации невозможно осуществить качественное информационное взаимодействие всех должностных лиц организации.
В заключении стоит отметить, что профессиональные стандарты нацелены не только на конкретизацию трудовых функций работников, но и на понимание того, какие знания необходимы для наработки практических навыков.
Литература:
1. Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. № 276н URL: http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/70964518/#ixzz4RkqPoc6l (дата обращения 15.10.2016).
2. Кукарина Ю. М. Профессиональные и Федеральные государственные образовательные стандарты: вопросы разработки, взаимодействия и применения. URL: http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?360 (дата обращения 15.10.2016).
3.Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ. Профстандарты. URL: http://profstandart.rosmintrud.ru/ (дата обращения 15.10.2016).
