В условиях экономического кризиса проблемы, связанные с формированием системы внутреннего контроля товарных операций в торговой организации, приобретают особую актуальность, а методы внутреннего контроля требуют постоянного совершенствования. Изучение вопросов организации системы внутреннего контроля и определения ее качества и эффективности придают значимость и актуальность исследовательским работам в этом направлении.
Ключевые слова: торговая организация, внутренний контроль, система внутреннего контроля, центр ответственности, эффективность системы внутреннего контроля
Внутренний контроль в торговле представляет собой многообразие системообразующих элементов и отношений между ними, что дает основания считать эту деятельность системой. Система внутреннего контроля будет включать в себя субъекты и объекты внутреннего контроля и взаимосвязи между ними, предмет внутреннего контроля, а также цель, задачи, принципы, методы и технологию внутреннего контроля. [1]
Субъектом внутреннего контроля будет выступать должностное лицо или группа должностных лиц (подразделение), исполняющих определенные контрольные функции. Такие должностные лица или структурные подразделения несут ответственность за результаты работы системы внутреннего контроля и называются центром ответственности.
Объектом внутреннего контроля будут почти все участки работы торговых предприятий (закупка товаров, реализация товара, расчеты по налогам, формирование и учет финансовых результатов).
Предметом внутреннего контроля является действие управляемого звена, либо определенное (требуемое) его состояние. При этом целью во внутреннем контроле ставится своевременное выполнение хозяйственных операций при максимально эффективном выполнении работниками своих должностных обязанностей. [3]
Основная задача внутреннего контроля — получение необходимой информации о действительном состоянии объекта контроля для анализа эффективности системы управления торговым предприятием.
Обязательным условием эффективной работы системы внутреннего контроля является соблюдение принципов, основные из которых:
принцип ответственности. Каждый субъект внутреннего контроля несет конкретную финансовую ответственность за качество выполнения закрепленных обязанностей;
принцип своевременности. Полученная в результате проведенных мероприятий информация должна быть представлена в орган управления в максимально короткие сроки;
принцип системности. Любой субъект и объект контроля не может существовать обособленно. Все элементы взаимосвязаны во внутреннем контроле, рассматривая каждый из них необходимо учитывать связь с другими элементами в едином контуре процесса управления;
принцип непрерывности. Непрерывное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит своевременно выявлять возникшие отклонения объекта контроля, а также своевременно их исправлять;
принцип согласованности. На всех этапах внутреннего контроля действия всех центров ответственности должны быть не только взаимосогласованы, но и соответствовать данным, получаемым от объекта контроля;
принцип распределения обязанностей. Функции контроля должны быть разделены между центрами ответственности. У каждого свое направление деятельности;
принцип законности. Неукоснительное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля требований руководящих документов, нормативно-правовой базы;
принцип независимости. Субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей независимы от объектов внутреннего контроля.
Существует много различных методов внутреннего контроля. Условно их можно разделить на следующие группы:
научные методы, в основном они предполагают анализ, индукцию, дедукцию иногда моделирование и др.); [1]
эмпирические методы, подразумевают под собой ревизию, инвентаризацию, контрольное взвешивание и др.);
специальные приемы, основывающиеся на экономической науке (экономический анализ, теория вероятности и математической статистики).
Под технологией подразумевается набор методов и процедур внутреннего контроля.
В системе внутреннего контроля, как в системе управления, в основе лежит прямая и обратная связь между субъектом и объектом внутреннего контроля. Прямая связь основывается на учетно-аналитическом обеспечении, обеспечивает результаты контрольного воздействия, используемые для выработки управленческих решений. [3]
Обратная связь показывает эффективность проведенного контроля, степень его воздействия на объект. Таким образом, внутренний контроль реализует обратную связь в контуре управления. На основе обратной связи на предприятиях оптовой торговли происходит оптимизация функционирования объекта внутреннего контроля и вырабатываются направления совершенствования деятельности самих субъектов внутреннего контроля. Именно взаимосвязь между субъектом и объектом контроля позволяет рассматривать внутренний контроль как систему.
В то же время, организационная структура торгового предприятия, включающего в себя несколько центров ответственности, позволяет проводить внутренний контроль одновременно по нескольким направлениям деятельности предприятия. При этом организационная структура должна гибко реагировать на потребности предприятия в модернизации системы внутреннего контроля, сохраняя упорядоченность и эффективное распределение функций между центрами ответственности. Взаимосвязи и взаимодействия между субъектом и объектом контроля будут гарантом успешности таких преобразований. Оперативность, устойчивость, непрерывность процесса внутреннего контроля обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации организационной структуры торгового предприятия. В зависимости от содержания циклов процесса внутреннего контроля по основным программам выделяют центры ответственности и их конкретные функции. [4]
При многоуровневой организационной структуре выделяют две группы центров ответственности:
локальные — работают по конкретным направлениям внутреннего контроля;
координационные — обеспечивают целостность и упорядоченность системы внутреннего контроля.
Эффективное распределение направлений контроля между различными локальными и координационными центрами ответственности позволяет целесообразно применять различные методики и алгоритмы внутреннего контроля, отбирать и комбинировать их с учетом особенностей конкретных объектов. При создании или модернизации организационной структуры торгового предприятия необходимо учитывать такие факторы, как внешняя конъюнктура, размеры предприятия, стратегические цели и задачи, степень компьютеризации финансово-хозяйственной работы, уровень компетентности кадров. От выбора организационной структуры зависит и сложность системы внутреннего контроля организации.
Все эти действия направлены на повышение эффективности системы внутреннего контроля. Для определения качества системы внутреннего контроля необходимо выделить три категории:
- работоспособность, т. е. способность действовать, выполнять задачи по предназначению;
- результативность, т. е. способность давать приемлемый результат, итог своего действия;
- эффективность, т. е. способность быть и работоспособной, и результативной.
Таким образом, эффективность — это общий итог частных показателей работоспособности и результативности. Оценка работоспособности и результативности позволяет получить более ясную картину об отдельных направлениях системы внутреннего контроля.
Работоспособность будет заключаться в предоставлении информации об объекте внутреннего контроля, отвечающей таким требованиям, как: оперативность, адресность, аналитичность, достаточность, полезность. То есть, работоспособность заключается в учетно-аналитическом обеспечении центров ответственности. Такая информация свидетельствует о выявленных отклонениях, превышающих определенные рамки. Количество таких отклонений — это не результат контроля, а выражение содержания полученной в результате контроля информации об уровне управляемости объекта в соответствующий период времени. [5]
Но выявить отклонения — не значит устранить причины. Вернуть объект внутреннего контроля в «нужное русло» — вот задача системы внутреннего контроля на данном этапе. Насколько качественно решает эту задачу система внутреннего контроля показывает результативность. Не стоит забывать о целесообразности системы внутреннего контроля. Затраты на ее создание и функционирование не должны превышать предполагаемых убытков от отсутствия соответствующей системы внутреннего контроля.
В общем случае критерием эффективности системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов. Если в торговой организации не соблюдены какие-либо из принципов эффективного функционирования, то система внутреннего контроля будет либо неработоспособной, либо работоспособной, но нерезультативной. Но в обоих случаях она не будет эффективной. Если соблюдены все принципы, то система внутреннего контроля может считаться эффективной (при обязательном условии превышения значения показателя ее результативности над ее стоимостью). В этом случае система внутреннего контроля торговой организации будет в должной мере выполнять свои задачи и функции.
Литература:
- Адамов, Н.А., Рогуленко, Т.М., Амучиева, Г. А. Основы управленческого учёта [Текст]/ Н. А. Адамов, Т. М. Рогуленко, Г. А. Амучиева// СПб.: Питер, 2005.-С.41–47;
- Акчурина, Е. В. Бухгалтерский учет на предприятиях оптовой торговли учебно-практ. пособие [Текст] / Е. В. Акчурина.// М.: Ось-89.- С.181–193;
- Андреев, В. Д. Система внутрихозяйственного контроля: основные понятия [Текст]/ В. Д. Андреев // Аудиторские ведомости.– 2004.– № 2.-С.3–5;
- Бурцев, В. В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации [Текст]/ В. В. Бурцев// М.: Экзамен, 2000.-С.201–216;
- Желтков, П. А. Внутренний контроль при аудиторских проверках [Текст] / П. А. Желтков // Аудит. — 2000. — № 8.-С.1–3.
