Нестабильность экономики требует от предприятий повышения конкурентоспособности как за счет взаимодействия с внешней средой, так и за счет мобилизации внутренних ресурсов, к которым относятся и система управления персоналом. Качество современной системы управления персоналом во многом базируется на изучении кадрового обеспечения различных процессов. Так, на небольших предприятиях достаточно часто выделяют проблемы с содержанием унифицированных форм документации, а также существуют проблемы с обеспечением кадровой документацией подсистемных процессов — отбора и подбора кадров, адаптации, аттестации, обучения и повышения квалификации и пр.
Ключевые слова: документационное обеспечение, кадровый аудит, документооборот, управление персоналом
Unstable economy requires improving the competitiveness of enterprises because of interaction with the external environment, and due to the mobilization of domestic resources, which include human resources management system. The quality of modern human resource management system is largely based on the study of various staffing processes. So in small enterprises frequently isolated problem with the content of unified forms of documents, and there are also problems with the provision of personnel documentation subsystem processes — selection and recruitment, adaptation, certification, education and training and so forth.
Keywords: documentary maintenance, personnel audit, document management, human resource management
Актуальность аудита документационного обеспечения процессов управления персоналом обуславливается недостаточной проработкой кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом в современных организациях. Решение трудностей управления документацией в современных условиях дозволит целенаправленно сформировывать информационные и кадровые ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование. Именно поэтому кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом является столь важной и необходимой для изучения темой. В рамках этой темы необходимо понять, что такое кадровое обеспечение, каким должен быть квалифицированный менеджер, и что представляет собой документационное обеспечение.
Целью данной статьи является выделение особенностей аудита документационного обеспечения процессов управления персоналом как способа выявления проблем в подсистемах и методе выработки решений проблемных зон.
Документационное обеспечение является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов [1].
Документационное обеспечение представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку ряда документов, представленных на рисунке 1.
Рис. 1. Направления разработки документационного обеспечения организации [2]
Вопросами организации документооборота в крупных компаниях занимаются службы документационного обеспечения (ДОУ). Задачи и цели, а также обязанности службы ДОУ предприятия закрепляются в специальном положении. При этом любые изменения и инновации, внедряемые в организации важно отражать в документах, чтобы эффект, на который рассчитывают при внедрении инноваций сработал [3].
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
Вся документация учреждения делится на три документопотока [4]:
− поступающие документы (входящий документопоток);
− отправляемые документы (исходящий документопоток;
− внутренние документы.
Управление персоналом использует следующие унифицированные системы документации (рисунок 2).
Рис. 2. Унифицированные системы документации [5]
Для каждого структурного подразделения предприятия формируются собственные внутренние документы, для работы с которыми разрабатываются специальные регламенты, положения, а также инструкции. Особое место в системе документационного обеспечения отводится документообороту кадровой службы, так как именно это подразделение формирует, хранит и организует процессы взаимодействия между персоналом внутри компании.
В современных условиях интенсивно развиваются технологии в области обработки информационных данных, и при этом первичные документы являются главным элементом рабочего процесса. Значительная часть документооборота составляется на бумажных носителях, однако во избежание чрезмерных затрат, а также уменьшения влияния человеческого фактора на процесс работы, организации стремятся автоматизировать данный участок документооборота [2].
Электронный документооборот — система ведения документации, при которой полный объем создаваемых, передаваемых и сохраняемых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий в компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность создания и ведения распределенной базы данных. Ведение электронного документооборота не исключает пользование бумажными документами [6].
В рамках исследования была проведена оценка документационного обеспечения процессов управления персоналом в компании ООО «С-Фуд» — предприятия общественного питания, которое представлено 12 филиалами кофеен в г. Владивостоке. Общая численность персонала в компании составляет 45 человек, а анализ кадрового состава позволил определить, что за последний год в компании был уволен 1 сотрудник и принято 7 человек, что отражает потенциал развития компании в целом.
Аудит документационного обеспечения процессов управления персоналом в компании проводился по следующей методике (рисунок 3).
Рис. 3. Алгоритм аудита документационного обеспечения процессов управления персоналом в компании ООО «С-Фуд»
В результате аудита были получены следующие данные:
1) в компании есть все обязательные документы и частично рекомендуемые;
2) нет отдельного документа по кадровой политике; в подсистеме деловой оценки персонала наблюдается нехватка документационного обеспечения. В данном случае необходимо составление Положения об оценке персонала, а также разработка Бланка итоговой оценки;
3) в подсистеме мотивации документооборот представлен Положениями об оплате труда и нематериальной мотивации.
Проанализировав документационное обеспечение по кадровому делопроизводству в компании ООО «С-Фуд», было выявлено, что не хватает следующих документов: «Журнал регистрации приказов о приеме на работу» и «Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей».
В результате для компании предложено введение недостающих документов, как в общее делопроизводство, так и по некоторым подсистемам управления персоналом.
Для кадрового процесса по подбору и отбору персонала необходимо формирование таких документов как заявка на подбор персонала, анкета для соискателей, итоговый банк оценки сотрудника.
Среди прочих документов компании также рекомендуется разработать Положение о наставничестве, Положение об обучении персонала.
Таким образом, общая оценка документационного обеспечения предприятия ООО «С-Фуд» позволила определить, что у компании разработаны основные документы, которые требует законодательство. Документы, которые обеспечивают отдельные процессы управления персоналом в компании либо полностью отсутствуют, либо сформированы не грамотно, что приводит к проблемам с эффективностью данных процессов.
Литература:
- Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / А. Н. Белов — 6-е изд., перераб. и доп. — М.: Эксмо, 2011. — 560 с.
- Масилова М. Г., Шмелева Т. Д. Совершенствование документационного обеспечения управления персоналом в коммерческой (торговой) организации // Интерактивная наука. — 2016. — № 5. — С. 89–91.
- Анисимова И. Е. Концепция формирования системы аудита управления персоналом в организации / И. Е. Анисимова // Кадровик. Кадровый менеджмент, — 2013. — С. 56–57.
- Демин Ю. М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. — СПб.: Питер, 2011. — 120 с.
- Максимцев И. А. Управление человеческими ресурсами: учебник для бакалавров /под ред. И. А. Максимцева, — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2014. — 52 с.
- Якимова З. В. / Регламентация системы управления персоналом /З. В. Якимова, И. Д. Фисенко// Сборник докладов третьей межрегиональной научно-практической конференции «Управление персоналом: как привлечь, удержать и мотивировать ценных сотрудников» 11–12 декабря 2012 г. — Великий Новгород: НГУ им. Ярослава Мудрого, 2012. С. 66–70.
