Важной составляющей в деятельности в любой организации и органов управления является документационное обеспечение управления (ДОУ), которое в свою очередь обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами [1, С. 9].
Для рациональной и оперативной работы обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (далее — ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в документировании и управлении. Основными возможностями информационных технологий в делопроизводстве в том числе и документообороте явилась:
− Помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
− Передача документа на расстоянии любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной сети, а также с помощью электронной почты и интернета);
− Регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
− Контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это позволяет автоматически контролировать руководством).
Все эти составляющие и взаимодополняющие небольшие механизмы воплощают одну большую систему электронного документооборота
СЭД надежно закрепился в современном обществе и проник во все сферы работы в том числе и систему образования.
Начнем с того, что понятие Система электронного документооборота (СЭД) — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним [2, c. 217].
В чем же все-таки преимущество автоматизации делопроизводства и документооборота для высших учебных заведений?
На сегодняшний день, электронный документооборот необходим в работе высших учебных заведений, таких как университет. Основными доводами для обоснования необходимости автоматизации делопроизводства и документооборота можно привести:
Во-первых, это возможности СЭД. Она позволяет обеспечить отлаженность работы и прозрачность всех автоматизируемых бизнес-процессов выполняемых процессов работы с документами.
Например, процесс исполнения работы с входящим документом будет идти строго согласно заданному маршруту, письмо достаточно будет направить в системе исполнителю, а дальше только отслеживать историю исполнения данного документа, при этом исполнитель ли, могут писать комментарии по выполнению, а также о возникших недоработках, замечаниях в процессе выполнения работы с входящим документом.
− СЭД позволяет сократить время на нахождение всей организационно-распорядительной документации (ОРД) в одном месте, и к ней всегда есть оперативный доступ.
− Сокращение времени трудозатрат на обработку ОРД.
Для образовательных учреждений, где численность персонала более 500 человек- без автоматизации очень сложно поддерживать процессы взаимодействия среди такого количества сотрудников. Документы просто будут теряться среди многочисленного штатного состава, использование бумажных документов будет значительно сказываться на бюджете учреждения, да и маршрут, того же исполнения поручения переданного на бумажном носителе будет потерян, а исполнение может и вовсе затянуться на неопределенный срок, как зачастую и бывает в большом документопотоке.
Определив положительные моменты автоматизированного документооборота, как же все-таки внедрить в большой механизм данную систему, чтоб она начала приносить плоды с первых шагов [3]
Необходимость проведения организационных мероприятий по внедрению СЭД, будет состоять из нескольких этапов:
Первый этап, одно из первых составляющих для ознакомления и вовлечения сотрудников, работающих с документооборотом в учреждении.
Проведение лекционных и практических занятий для работы в СЭД пользователей.
- Обеспечение бесперебойной работы и техническое администрирование инфраструктуры работы СЭД.
- Обеспечение защиты безопасности информации [5].
Обучение персонала необходимо проводить следующими способами:
− одновременное обучение нескольких работников в составе одной группы;
− индивидуальное обучение одного работника на его рабочем месте.
Для лучшей работы необходима бесперебойная работа, ведь от этого зависит скорость передачи информации. Для лучшего взаимодействия в виртуальном пространстве и передачи данных по средствам сети интернет были проведены такие работы как:
− обеспечение максимально индивидуальной и корпоративной производительности обработки информации;
− системно-техническая структура стала, управляема, причем управление информационными ресурсами стало централизованным и максимально автоматизированным;
− требования к приложениям, обеспечивающим прикладную функциональность системы;
− поддерживаться возможность контроля работы приложений в процессе разработки и эксплуатации;
− создана единая модель доступа к ресурсам.
Реализованные требования, строились в соответствии со следующими принципами:
− локализацией нагрузок в распределенной информационной системе вблизи пользователей;
− децентрализацией обработки информации при максимальной централизации управления информационными ресурсами и контроля технологических процессов.
При электронном документообороте возникают различные угрозы со стороны пользователей сети интернет, которые можно разделить на две основные категории:
− угрозы конфиденциальности информации,
− угрозы целостности информации.
Соблюдение требований информационной безопасности при организации электронного документооборота в Университете с СЭД, предполагает обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности информации.
Вся конфиденциальная информация в Системе должна быть защищена. Степень конфиденциальности электронных документов в ТюмГУ определена в Перечне сведений конфиденциального характера, утвержденном приказом по университету от 30.06.2014 № 6ден.
Обеспечение требований к защите информации при организации электронного документооборота в Университете и контроль за их выполнением осуществляет администратор безопасности системы — работник ЦИТ университета.
Обязательным условием авторизованного пользователя является:
− Соблюдать требования действующего законодательства, методических документов и нормативных актов в области обеспечения безопасности информации в Университете;
− знать и строго выполнять правила работы со средствами защиты информации в Университете;
− не разглашать данные учетной записи [4].
В завершение хочется сказать, что несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, СЭД находят все более широкое применение именно потому, что эффект от них измеряется не прямой экономией ресурсов, а повышением качества работы Тюменского государственного университета.
СЭД — это возможность более эффективно решать поставленные задачи, реализовать возможность оперативного взаимодействия с различными субъектами и внутри структурных подразделений университета. Благодаря, внедрению системы «WssDocs» документооборот в университете стал более прозрачным, информативным и оперативным.
Литература:
- Чернова А. В. Развитие электронного делопроизводства в сфере государственного и муниципального управления // Делопроизводство — Москва. — 2016. — № 3. — С. 9–14.
- Кабашов С. Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: учеб. пособие — Уфа: БАГСУ, 2012. — С. 217.
- Баскаков М. И. Документационное обеспечение управления. — Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. — 413 с.
- Приказ ФГБОУ ВО «Тюменский государственный университет» от 30.06.2014 г. № 406 «О введении в эксплуатацию системы электронного документооборота».
