Статья посвящена актуальной на сегодняшний день проблеме эффективности управления системой менеджмента качества в системе электронного документооборота, использования специализированного программного обеспечения в процесс разработки и внедрения системы менеджмента качества по ИСО 9000, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы качества требованиям соответствующего стандарта. Использование электронного документооборота в государственном управлении поднимает результативность, достоверность и эффективность работы с документами, повышает качество управления и действенность контроля исполнения документов. Существенно снижаются издержки, связанные с документационным обеспечением управленческой деятельности.
Ключевые слова: система менеджмента качества (СМК), эффективная система качества, использование специализированного программного обеспечения ИСО, ISO 9001:2008, Электронный документооборот, Система Электронного Документооборота (СЭД) «IS Docflow», интернет-портал exporter.uz, СЭД «GERMES», СЭДО, электронная цифровая подпись
«Система менеджмента качества» (СМК) — непременный атрибут цивилизованного подхода к бизнесу и норма для любого современного предприятия, а успешное развитие бизнеса у предпринимателей все прочнее связывается с необходимостью выхода на внешний рынок, где порог доверия в деловых отношениях определяется наличием сертифицированной СМК. Это система, подразумевающая наличие четко описанных организационной структуры компании, должностных обязанностей сотрудников, процедур, процессов и ресурсов, создающих условия для обеспечения качества. СМК может считаться хорошо поставленной лишь в том случае, если при ее создании использовался системный подход к менеджменту, а в ее основе лежат четыре основных принципа:
- Гарантированность выполнения требований потребителя.
- Гарантированность соответствия нуждам самой организации.
- Охват всех видов ее деятельности.
- Документированность.
Любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие ИСО 9000. Инженеры по качеству предприятия, проверяют наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу, номенклатуры дел и массу других, не менее полезных аспектов управления документами, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.
Эффективная система качества — это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы качества, тем не менее, выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями. Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований, которой направлена на поддержание самой себя.
Использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы качества, но и как минимум, сделать процесс сертификации по ИСО 9000 более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы качества требованиям соответствующего стандарта.
Серия стандартов ИСО 9000 затрагивает различные аспекты управления качеством и включает некоторые из наиболее известных стандартов ИСО. ИСО 9001:2008 устанавливает требования к системе менеджмента качества, ИСО 9000 содержит основные понятия и словарь, ИСО 9004 сосредоточено на том, как сделать систему управления качеством, более эффективной и работоспособной. ИСО 19011 руководство по проведению внутреннего и внешнего аудитов систем менеджмента качества.
Основой стандарта является ряд принципов менеджмента качества, в том числе большое внимание уделено потребителю, мотивации и вовлеченности высшего руководства, процессному подходу и постоянному совершенствованию.
ISO 9001:2008 — это международный стандарт, обобщающий передовой мировой опыт в области управления качеством, содержит требования к СМК организации. Когда говорят о «стандартах ISO серии 9000:2005», имеют в виду три международных стандарта: ISO 9000:2005 «Quality management systems — Fundamentals and vocabulary», ISO 9001:2008 «Quality management systems — Requirements», ISO 9004:2009 «Managing for the sustained success of an organization — A quality management approach».
В Узбекистане введены в действие три аналогичных национальных стандарта: O’zDSt ISO 9000:2009 «Системы менеджмента качества. Словарь», O’zDSt ISO 9001:2009 «Системы менеджмента качества. Требования», O’zDStISO 9004:2009 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности».
Одной из главных областей применения стандартов ISO является подтверждение, что предприятие может продемонстрировать, что его система обеспечения качества организована так, чтобы предупредить случаи несоответствия на всех стадиях, начиная с проектирования и кончая сервисом. Для этого необходимо — использовать специальное программное обеспечение — Системы Электронного Документооборота «IS Docflow», который позволяет осуществлять весь цикл работы с документами.
Совершенствуется деловая среда и упрощается процедура ведения предпринимательской деятельности. Этому способствует и организация Единого портала интерактивных государственных услуг (ЕПИГУ) и центров оказания государственных услуг субъектам предпринимательства по принципу «одно окно», которое начала действовать с 1 января 2016 года. Внедрен также абсолютно новый механизм подключения субъектов предпринимательства к инженерно-коммуникационным сетям (ИКС), предусматривающий передачу территориальным предприятиям эксплуатационных организаций полномочий по осуществлению всех процедур на условиях «под ключ» — начиная от получения технических условий до подключения к ИКС, позволяющего оказывать услуги, стимулировать предприятия, участвующие в электронной коммерции, совершенствовать нормативно-правовую базу.
Благодаря внедрению электронных форм в 2015 году 42,8 тысячи субъектов предпринимательства зарегистрированы через сеть Интернет на Едином портале интерактивных государственных услуг, обеспечивающем доступ к 260 различным видам интерактивных услуг. Если в 2013–2014 годах предпринимателям и гражданам было оказано чуть более 102 тысяч услуг, то только за 2015 год их количество превысило 420 тысяч. Сегодня 100 процентов налоговой и статистической отчетности сдается в электронном виде через сеть Интернет. Использование информационно-коммуникационных технологий освобождает представителей малого бизнеса и частного предпринимательства от лишних расходов и волокиты.
Один из способов решения проблемы — использование специального программного обеспечения — Системы Электронного Документооборота «IS Docflow», который позволяет осуществлять весь цикл работы с документами: создавать, регистрировать, формировать поручения по документам, редактировать, согласовывать, пересылать, контролировать исполнение, подписывать документы с помощью электронно-цифровой подписи, сдавать в архив, хранить в разных форматах в течение заданного периода, архивировать, уничтожать и др. Цель состоит в том, чтобы упорядочить процесс обслуживания граждан, повысить прозрачность и эффективность работы госорганов, а также контроль над реагированием на запросы пользователей. Особенности современных СЭДО — это открытость, поддержка маршрутизации документов, сохранение изменений в версиях документов. Сегодня системы такого рода обязательно должны быть веб-ориентированы, что облегчает реализацию права каждого гражданина на свободное получение информации.
Электронный документооборот представляет собой совокупность процессов отправки и получения электронных документов через информационную систему. Электронный документооборот может использоваться для совершения сделок (в том числе заключения договоров), осуществления расчетов, официальной и неофициальной переписки и передачи иной информации.
Сегодня на рынке предлагается множество СЭД, один из вариантов среди таких систем является отечественная СЭД «GERMES», которая полностью адаптирована под национальные стандарты делопроизводства и документооборота Республики Узбекистан. СЭД «GERMES» позволят организовать работу по внедрению, мониторингу и контролю бизнес-процессов организации на базе подсистемы управления бизнес-процессами «Workflow-Germes», грамотно организовать работу с документами как в случае, если в организации уже внедрена СМК или организация еще только находится в процессе подготовки к сертификации. Законодательную базу для формирования таких систем составляют Законы Республики Узбекистан «Об электронном документообороте», «Об электронной коммерции», «Об электронной цифровой подписи».
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, банки, крупные промышленные предприятия и прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом документации.
Таким образом, можно сделать вывод, что применение СЭД необходимо для осуществления эффективной работы и улучшения производительности предприятий. Использование электронного документооборота в государственном управлении поднимает результативность, достоверность и эффективность работы с документами, повышает качество управления и действенность контроля исполнения документов. Существенно снижаются издержки, связанные с документационным обеспечением управленческой деятельности.
Электронный документооборот является эффективным средством для интерактивного взаимодействия субъектов рыночной экономики при реализации услуг и товаров и осуществлении электронной торговли. Сделки между сторонами совершаются в электронной форме с использованием сети Интернет. Этот новый вид интерактивного бизнеса позволяет повысить оперативность взаимодействия сторон, автоматизировать трудоемкие деловые операции, а в целом повысить качество, доходность и эффективность деятельности предприятий.
Литература:
- Доклад Президента Республики Узбекистан Ислама Каримова на расширенном заседании Кабинета Министров, посвященном итогам социально-экономического развития страны в 2015 году и важнейшим приоритетным направлениям экономической программы на 2016 год.
- Закон РУЗ «Об электронном документообороте». Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2004 г., № 20, ст. 230.
- http://www.iso.org/iso/ru/iso_9000
- www.norma.uz
- www.baik.uz
