Автоматизация кадрового учёта компании



Рассматривается вопрос автоматизации кадрового учёта компании. Приведен пример разработки автоматизированной системы учета кадров с помощью инструмента Bizagi.

Кадровый учёт — деятельность, связанная с разработкой и ведением документации, отражающей движение персонала внутри компании, учёт рабочего времени, расчёты с персоналом. [1] Деятельность законодательно регулируется, основной закон — Трудовой кодекс РФ, также существуют постановления и стандарты (ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.)

Главной целью учёта кадров является обеспечение компании информацией по кадрам. Каждое действие документируется: оформляются кадровые приказы, ведётся учёт трудовых книжек, личных дел сотрудников, создается штатное расписание, учитывается рабочее время в табеле. Предполагается ведение журналов регистрации кадровых документов, но их количество и список регистрируемых документов компания решает самостоятельно. Грамотное ведение кадрового учёта гарантирует эффективную работу персонала, а также минимальную возможность нарушений трудовых прав. Как правило, нарушения грозят штрафами и различным видом ответственности.

Поскольку сотрудникам отдела кадров приходится работать с большим объемом документации, возникает вопрос об автоматизации основных процессов учёта кадров. Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого количества информации, предоставления её пользователям в удобной форме ставит задачу разработки соответствующей информационной системы. В настоящее время существуют автоматизированные системы по кадровому учёту (например, на базе 1С), но основные процессы по-прежнему выполняются вручную. Возникают неудобства в быстродействии и дальнейшем хранении документов.

Разрабатываемая автоматизированная система должна выполнять следующие задачи:

1. Сокращение бумажных потоков документооборота.
2. Эффективное выполнение основных процессов учёта кадров.

Также для более удобной работы важно создать единую сеть автоматизированных рабочих мест, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления на базе современных средств передачи данных. При выборе инструмента разработки автоматизированной системы, а также при вопросе её дальнейшего использования должны учитываться следующие показатели:

1. Количество рабочих мест.
2. Разделение функций пользователей.
3. Скорость функционирования системы.
4. Сложность администрирования.
5. Стоимость.
6. Проработанность механизмов, обеспечивающих права доступа.

В качестве примера можно рассмотреть инструмент разработки автоматизированных систем Bizagi — BPM (Business Process Management)-система, разработанная одноименной компанией, и направленная на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Данный инструмент удовлетворяет вышеперечисленным показателям при разработке и использовании, выпускаются обновленные версии продукта. Система Bizagi включает 3 модуля для полноценной настройки процессов:

‒ Modeller — полнофункциональная среда моделирования процессов в нотации BPMN; позволяет моделировать процесс в нотации BPMN для дальнейшего его использования в Studio при создании автоматизированной системы.

‒ Studio — среда разработки бизнес-процессов; позволяет создавать экранные формы для работы системы, вносить пользователей, прописывать бизнес-правила и ограничения в работе процессов.

‒ Engine — среда исполнения процессов, которая доступна пользователям в любом браузере с любого устройства.

Первые два модуля являются бесплатными (при работе более 20 пользователей использование платное). Модуль Engine платный, существуют лицензия на год и постоянная лицензия [2].

Основные кадровые процессы, которые позволяет автоматизировать система Bizagi, следующие:

1. Прием нового сотрудника на должность.
2. Составление графика отпусков на календарный год.
3. Отправка сотрудника в отпуск.
4. Перевод сотрудника на другую должность.
5. Отправка сотрудника в командировку.
6. Увольнение сотрудника.

В качестве примера более подробно рассмотрим процесс «Перевод сотрудника на другую должность» (рис. 1). Процесс перевода сотрудника начинается после написания заявления о переводе на желаемую должность сотрудником, либо руководителем. Далее, согласно правилам, прописанным в Трудовом кодексе РФ, происходит следующая последовательность действий:

‒ Сотрудник знакомится с должностной инструкцией на переводимую должность.

‒ Кадровый сотрудник оформляет соглашение о переводе, подписываемое руководителем и сотрудником.

‒ После подписания соглашения оформляется кадровый приказ о переводе сотрудника на другую должность.

‒ Приказ согласовывается сотрудником и руководителем.

‒ Вносятся изменения в трудовую книжку, личную карточку сотрудника

Рис. 1. Процесс перевода сотрудника на другую должность.

Модель процесса создана в инструменте Modeller. Показана чёткая последовательность действий, если задача связана с использованием (либо созданием) документа, то этот документ также указывается. Для большего понимания модели используются аннотации, в которых указываются комментарии к действиям.

После создания моделей процессов можно приступать к их автоматизации в инструменте Studio. Язык интерфейса английский, меню представляет собой «карусель» (рис. 2). Основные пункты меню [3]:

1. Редактирование модели процесса; работа с моделью происходит аналогично, как в Modeller.
2. Создание схемы данных системы; позволяет вносить объекты и задавать им свойства для дальнейшего создания экранных форм.
3. Создание экранных форм; объекты, созданные в предыдущем пункте, располагаются на форме, вносятся свойства и ограничения при работе пользователей с ними.
4. Бизнес-правила; прописываются правила переходов к следующей задаче.
5. Добавление пользователей; вносятся данные пользователей и прописываются их возможности при работе с системой.
6. Интеграция; позволяет настроить соединения между процессами и внешними организациями.
7. Выполнение; тестовый или рабочий режим.

Рис. 2. Меню инструмента Studio

Также при разработке системы можно загружать шаблоны документов, необходимых для работы процессов, создавать автоматическую рассылку сообщений в нужное время. При работе системы возможно отслеживание хода выполнения каждого процесса, просмотр уже завершенных процессов и т. д. Для внедрения системы в эксплуатацию необходим инструмент Engine, имеющий платную лицензию. Также существует бесплатный тестовый режим.

Использование автоматизированной системы сделает более эффективной работу не только кадровых сотрудников, но и персонала компании в целом. Сегмент систем управления персоналом является одним из наиболее быстроразвивающихся на рынке информационных систем.

Литература:

1. Кадровое делопроизводство // Кадровое дело. URL: https://www.kdelo.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo (дата обращения: 18.05.2017).
2. Bizagi. Описание. Пример // Хабрахабр. URL: https://habrahabr.ru/company/trinion/blog/273017/ (дата обращения: 18.05.2017).
3. Process wizard // Bizagi. URL: http://help.bizagi.com/bpm-suite/en/index.html?bizagi_studio.htm (дата обращения: 18.05.2017).