К переходу на электронный документооборот бизнес подталкивают не только законодательные изменения. Но и в целом ситуация на рынке диктует применение современных технологий для улучшения работы компании. И это разумно, потому что ведение бизнеса значительно упрощается и упорядочивается, все процессы ускоряются и обеспечивается надежность взаимодействия всех систем предприятия. Электронный документооборот бизнеса – это удобно, просто и эффективно.
Электронный документооборот – способ обмена документацией в цифровом формате. Он производится с применением телекоммуникационных каналов связи и предполагает полное отсутствие данных на бумажном носителе. Каждый документ визируется уникальной цифровой подписью, что исключает возможность подделки.
С помощью ЭДО можно отправить нулевую отчетность налоговикам или передать другие отчетные данные, обмениваться информацией не только с контролирующими органами, но и взаимодействовать с контрагентами.
В число преимуществ электронного документооборота входит:
· Упорядочение процессов документооборота. Не нужно заполнять договоры и счета-фактуры, оформлять бумажные соглашения, хранить стопки различных документов и корреспонденцию. Исключена возможность дублирования документации. Все данные в архиве, они не занимают физического места в помещении, а доступ к ним возможен с любого устройства.
· Ускорение работы. Если для отправки стандартного почтового письма нужно его оформить, завизировать, пойти в отделение или вызвать курьера, то отправление цифрового документа происходить не более пары минут.
· Отсутствие рисков потерь. Электронная система не позволит затерять важный документ, она работает с использованием защищенных каналов связи. Именно поэтому отправка отчетности в СБИС – это всегда надежно и с гарантированной защитой от доступа посторонним лицам.
· Оптимизация рабочего времени. С цифровым документооборотом значительно сокращается время на оформление и отправку. А высвобожденным временным ресурсом можно с пользой распоряжаться на благо работы бизнеса.
· Снижение расходов. В бюджете любой компании затраты на канцелярии достаточно велики. А если не использовать документы на бумажном носителе, не отправлять их курьерами или почтой, то издержки значительно сократятся.
· Улучшение репутационных показателей. Использование электронного документооборота подтверждает компетентность организации и профессионализм сотрудников, значительно повышает лояльность партнеров по коммерческой деятельности.
Все цифровые документы, которые направляются в налоговую или контрагентам, проверяются на соответствие требованиям инспекции, контролируется срок действия цифровой подписи. А это снижает возможные ошибки, гарантирует правовую значимость документа.
Система одинаково подходит компаний любого направления деятельности – АО, ООО, она эффективна для работы ИП. При этом, даже если документация отправлена в органы всего за две-три минуты до истечения крайнего срока сдачи, то передача все равно «засчитывается».
Важные аспекты
Некоторые представители бизнеса с осторожностью относятся к системе ЭДО, думая, что это слишком сложно. На самом деле вы можете лично ознакомиться с системой СБИС онлайн и убедиться, что это максимально просто и легко. Не нужно радикально менять ПО, полностью переобучать весь персонал – система имеет интуитивно понятный интерфейс, с которым разберется любой. Она работает максимально слаженно, не подвержена сбоям, гарантирует надежность документооборота и стабильность бизнеса.
