Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.
В последние годы роль и важность нормативной базы значительно возросла. Деловая документальная связь на всех уровнях начала осуществляться в соответствии с общепринятыми правилами. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативных документов по вопросам документирования и работы организаций.
Для того чтобы вновь созданный документ стал юридически действительным, он должен быть оформлен в соответствии с действующими правилами и положениями. В то же время во всех организациях должна применяться единая система правил для подготовки документации того же типа, то есть она должна указывать, как должен быть написан документ, что он должен включать, кто имеет право подписывать и какая печать может аутентифицировать документы.
Нормативная документальная база регулирует множество вопросов, в частности, устанавливает правила оформления документов, работает с ними, обеспечивает безопасность использованных документов, регулирует порядок передачи документации в архивы, обеспечивает работу Управление различными документами других служб (определяет их конкретные функции, персонал, структуру). В управлении современными информационными технологиями регулирует работу с ценными бумагами, доступ к которым ограничен.
В настоящее время в Российской Федерации существует ряд национальных нормативно-правовых актов, регулирующих общие правила подготовки, обработки и организации работы с документами. Нормативные и методологические документы по поддержке документации руководства разрабатываются различными государственными органами и руководством в соответствии с их компетенцией.
Первый, основополагающий закон нашей страны, – это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документоведения ее значение состоит в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию нормативных правовых актов. Статья 15
Конституции РФ указывает, что Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации.
Другим основным источником является закон – это нормативный акт, принятый в специальном порядке органом законодательной власти или референдумом, выражающим волю народа, обладающим наибольшей правовой силой после Конституции и регулирующим социально значимые, типичные и стабильные социальные отношения.
Нормативной правовой базой ведения бухгалтерского учета является совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регулирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также работы офиса: его структура, функции, персонал, техническая поддержка и некоторые другие аспекты. Он регулирует правила выдачи документов; правила работы с документами; сохранение документов; порядок передачи документов для архивного хранения; Работа офисной работы; Внедрение новых информационных технологий при работе с документами; Работа с документами, имеющими ограничение доступа; Правовые аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя Конституцию РФ, международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом), законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне, правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера, правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства, правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий, государственные стандарты на документацию; унифицированные системы документации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ), нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда, нормативные документы по организации архивного хранения документов; законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Говоря о составе нормативно-правовой базы ДОУ, стоит сказать, что в неё входят законодательные акты, касающиеся сферы информации, документации, ГС ДОУ, различного рода распоряжения, постановления, принятые правительством, федеральными исполнительными органами, в которых на государственном уровне рассматриваются вопросы ДОУ, документация, регламентирующая организацию, охрану управленческого труда работников службы ДОУ, акты, разработанные органами исполнительной власти, правительством субъектов РФ, их территориальными образованиями, которые регламентируют вопросы ДОУ, системы унификации документации, правовые акты, имеющие инструктивные, нормативный характер, методическая документация по ДОУ различных учреждений и государственные документы, действующие стандарты.
Одним из основных ГОСТов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Он распространяется на всю организационно-распорядительную документацию (приказы, распоряжения, протоколы, акты, решения, письма). В нём содержится информация о составе реквизитов, требования, предъявляемые к оформлению деловых бумаг, бланков.
Следующий не менее важный ГОСТ, это ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст. В нём излагаются требования, касающиеся построения, оформления, изложения, содержания различного рода стандартов.
Говоря о новых законах, принятых в области ДОУ, в первую очередь хочется остановиться на законе «Об электронной подписи», принятом в 2011-м году. Основное его предназначение — формирование правовых условий для внедрения электронной цифровой подписи (при которых электронная подпись признается равнозначной рукописной подписи, поставленной на бумаге).
В дополнение к указанному закону Российским правительством был утвержден «Перечень документов, обмен которыми между организациями, органами при оказании государственных услуг и исполнении госфункций осуществляется в электронном виде». Вместе с тем им подписан «План мероприятий по переходу федеральных исполнительных органов на безбумажный документооборот».
Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Проанализировав состав нормативно-правовой базы ДОУ, можно убедиться в том, что сегодня в России работа с документацией представляет собой превосходно продуманную систему, базирующуюся на обоснованных, рациональных принципах. Владея ими, вы станете эффективным звеном в ДОУ вашей организации.
Литература:
- Еремичев, М. Документооборот, его развитие и нормативно-методическая регламентация /М. Еремичев // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2013. № 9. – С. 18-24.
- Зайцев, В.В. Показатели качества процессов внедрения и использования информационных систем управления документами / В.В. Зайцев // Вестник Московского энергетического института. 2015. – № 1. – С. 146-154.
- Кузнецов, И. Н. Делопроизводство / И.Н. Кузнецов, учебно-справочное пособие. – М.: Издательский дом Дашков и К, 2013. – 526 с.
- Кузнецов, С.Л. Новый стандарт на системы электронного делопроизводства / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело.– 2014. – № 13. – С.19-25.
