Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан [1].
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов, которая направлена на предоставление организациям и гражданам ретроспективной информации.
Доступ к архивным документам, независимо от формы их собственности, их использование определяется закрепленными в нормативно-правовых актах условиями, которые являются неотъемлемой частью организации деятельности архивных учреждений. Деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документах основывается на тех же принципах, закрепленных в законодательных и нормативно-правовых актах, на которых основываются в своей деятельности и государственные архивные учреждения.
В структуру законодательной и нормативно-правовой базы, регламентирующей процесс использования архивных документов, в том числе и в муниципальных архивах, входят:
– Конституция Российской Федерации;
– Федеральные законы Российской Федерации;
– Подзаконные правовые акты.
Конституция Российской Федерации является основным правовым актом, устанавливающим право гражданина на получение информации, закрепленной в архивных документах. А именно, в статье 29 устанавливается право гражданина свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.
Право на доступ к информации также содержит Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2]. Статья 3 Закона устанавливает свободу поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом.
Основным законодательным актом в области архивного дела является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» [3]. Федеральный закон решает вопросы, связанные с разграничением федеральной, региональной и муниципальной собственности на архивы, разделением прав и обязанностей в области архивного дела.
В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», муниципальный архив — это структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов. Статьей 4 Федерального закона определяются полномочия муниципальных архивов, а именно хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов [3].
Что касается вопросов использования архивных документов, то в данном законе использованию архивных документов посвящена отдельная глава 6 «Доступ к архивным документам и их использование», в которой отражены права пользователей архивных документов использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом и обязанности архивных учреждений в обеспечении пользователей архивными документами условиями, необходимыми для поиска и изучения архивных документов. Архивы обеспечивают доступ пользователей к открытым документам путем предоставления справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронной форме; путем предоставления подлинников (копий) необходимых документов, в том числе документов в электронной форме, а также путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, сети Интернет, с возможностью их копирования.
Помимо этого архивные учреждения предоставляют пользователям архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и организуют выставки архивных документов, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.
Практические моменты, касающиеся деятельности государственных и муниципальных архивов, в том числе по использованию архивных документов, регулируются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук [4]. В разделе V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве» отражены общие нормы доступа и ограничений по доступу к архивным документам, изложены требования к созданию информационно-поисковых систем к документам архивов и к описанию архивных документов, охарактеризованы формы использования архивных документов.
Правилами устанавливаются следующие формы использования архивных документов:
1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
3) экспонирование архивных документов на выставках;
4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
6) публикация архивных документов [4].
Еще одним немаловажным нормативным документов, регулирующим вопросы использования архивных документов являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [5]. Использованию архивных документов посвящен раздел 5 «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации», в котором определяются следующие формы использования архивных документов:
– информационное обеспечение работников организации;
– исполнение запросов пользователей, в т. ч. запросов граждан социально-правового характера;
– выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т. ч. в форме электронных документов [5].
Особый интерес в области регламентирования использования архивных документов представляет Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации [6]. Данный порядок регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальных залах государственных и муниципальных архивов: процедуры допуска пользователей в читальные залы архивов, права, обязанности и ответственность пользователей, порядок выдачи дел, документов, копий документов.
Что касается деятельности муниципальных архивных учреждений, то органы местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов и внутригородских районов осуществляют деятельность в области архивного дела согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» [7].
Принципы использования архивных документов в муниципальных архивах в полной мере отражены во всех вышеперечисленных законодательных и нормативно-правовых актах. Помимо этого, деятельность муниципальных архивов по использованию архивных документов регламентируется на уровне субъекта Российской Федерации и на уровне муниципалитета. Также на локальном уровне архивные учреждения разрабатывают методические документы, касающиеся вопросов использования архивных документов в архиве, например: правила работы читального зала архива, методические рекомендации по исполнению запросов, методические рекомендации по проведению выставок и экспонированию документов и т. д.
Литература:
- Основные правила работы архивов организаций. М.: ФАС России, ВНИИДАД, 2002.
- Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 23.05.2016 г.). URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 20.05.2017).
- Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 19.12.2016). URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 20.05.2017).
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 (в ред. от 16.02.2009 URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 20.05.2017).
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.05.2015 № 526. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 20.05.2017).
- Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утв. приказом Министерства культуры от 03.06.2013 № 635. URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 20.05.2017).
- Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (в ред. от 03.04.2017).URL: http:// www.consultant.ru (дата доступа 20.05.2017).
