Отчетность, формируемая в ходе работы гостиничного предприятия, имеет значительный объем и свою отраслевую специфику. Поэтому пользователи должны уметь правильно истолковывать данные, чтобы анализировать, контролировать и управлять процессом оказания гостиничных услуг. На основании отчетности управляющие делают выводы в двух направлениях:
- на текущий момент деятельности гостиницы;
- о долгосрочных бизнес-процессах.
Пользователями управленческой отчетности могут являться акционеры, менеджеры всех уровней, руководители всех служб и отделов, но информация, доступная менеджерам технического уровня, является доступной любому пользователю в силу своего общего характера. Информация же, предоставляемая высшему руководству, носит более закрытый характер, так как содержит, помимо общедоступных сведения, коммерческую тайну. Управленческая отчетность в гостиничном бизнесе служит для стратегического и оперативного управления гостиничным комплексом. Грамотно изложенная, достоверная и оперативная информация дает руководству гостиницы возможность принимать правильные управленческие решения.
Управленческая отчетность не может быть стабильной и неизменной. Период обновления внутренней управленческой отчетности должен быть как можно короче. В гостиничном бизнесе, исходя из специфики оказания услуг, предлагаем обновлять управленческую отчетность ежесуточно, по мере закрытия дня, особенно в плане загрузки номерного фонда и получения доходов; это позволит работать стабильно не только службе размещения, но и службам, обеспечивающим бесперебойную работу всей гостиницы в целом.
Данные управленческих отчетов служат для принятия управленческих решений. Эти отчеты не имеют определенной формы и составляются в любом удобном для пользователя виде.
Гостиница представляет собой сложный комплекс прибыльностью которого нужно эффективно управлять. Гостиница имеет в своем составе, как минимум два предприятия: предприятие, оказывающее услугу по проживанию и предприятие, оказывающее услугу по питанию.
Чтобы оценить результаты деятельности, необходима точка отсчета, с которой можно сравнивать реальные результаты. Чаще всего для сравнения используются следующие базы:
· результаты за предшествующие периоды;
· данные бюджета;
· результаты деятельности других гостиниц или гостиничных комплексов.
Ключевым моментом при таких сравнениях является то, что все значения должны собираться на согласованной основе. Гостиничный бизнес во всем мире старается достичь этой согласованности в показателях результатов деятельности посредством использования единой системы. Она представляет собой некоторые подробные рекомендации по тому, как следует трактовать конкретные операции в бухгалтерском учете с тем, чтобы результаты деятельности гостиницы отражались в управленческой отчетности, таким образом, который поможет менеджерам в оценке результатов деятельности по сравнению с предшествующими периодами, бюджетом и прочими гостиницами. Для достижения такой согласованности предлагаем пользоваться Единой системой счетов для гостиниц.
Единая система «Uniform System of Accounts for the Lodging Industry» (USALI) родилась в США и впервые была опубликована в 1926 году. С того времени было опубликовано несколько редакций.
Основной принцип Единой системы заключается в том, что результаты отражаются в отчетности по каждому отделу гостиницы в соответствии с традиционной ответственностью и организационной структурой, которые присутствуют в большинстве гостиниц. Все расходы, которые относятся к конкретному отделу (и контролируются им) распределяются на счет выручки этого отдела для получения операционной прибыли данного
Единая система счетов определяет стандартные формы и классификацию счетов для сведения лиц, занимающихся составлением предоставлением финансовой отчетности. Стандартизация, предполагаемая единой системой счетов, позволяет внутренним и внешним пользователям финансовой отчетности сравнивать финансовое положение и результаты деятельности конкретной организации с аналогичными типами организаций в гостиничном бизнесе.
Согласно Единой системе отчеты об операционной деятельности предоставляют всем менеджерам информацию о том, как действует каждое предприятие, являющееся составной частью гостиницы. Анализ результатов деятельности отделов также дает инструмент для изучения низких результатов и контроля за каждым элементом деятельности гостиницы. Обзор результатов деятельности каждого отдела также означает, что убытки, получаемые одними отделами, не будут иметь возможности вуалироваться прибылью других.
Формирование управленческой отчетности производится по каждому отделу гостиницы (центру доходов и затрат) в отдельности.
В соответствии с основным принципом USALI, предлагаем формы управленческой отчетности для гостиничных предприятий, следующей структуры:
1. Отчеты по центрам доходов;
2. Отчеты по нераспределенным затратам;
3. Отчеты по фиксированным расходам;
4. Общие отчеты по гостинице.
Форму отчетности предлагаем представлять в Т - образном формате. По нашему мнению, данный формат имеет идеальную форму, удобен для чтения и анализа.
|
Текущий период |
Показатель (статья) |
Прошлый период |
||||||
|
План |
Факт |
План |
Факт |
|||||
|
сумма |
% |
сумма |
% |
сумма |
% |
сумма |
% |
|
В центре отчета представлена номенклатура статей.
В левой части отражаются текущие результаты деятельности за конкретный период.
В правой части отражаются результаты деятельности за прошлый аналогичный период.
Левая и правая часть отчетов состоят из следующих колонок:
Факт - фактическая текущая сумма за месяц (слева) или за прошлый аналогичный период.
План – утвержденная сумма бюджета на текущий период (слева) или за прошлый аналогичный период (справа). Если текущим периодом является месяц, квартал, полугодие и т.д., то суммы бюджетов являются производными от общего ежегодного бюджета.
Прошлый период – фактическая сумма за аналогичный месяц прошлого года (слева) или за аналогичный накопительный период прошлого года (справа).
Структура отчетов делится на две части:
Первая – это доходы, непосредственно связанные с рассматриваемым подразделением. При составлении периодических отчетов ведется анализ в разрезе статей доходов, а также отклонений от запланированных бюджетных показателей за определенный период. В зависимости от рассматриваемого центра данная статья будет содержать различные показатели.
Вторая – это затраты, непосредственно связанные с рассматриваемым подразделением. В зависимости от рассматриваемого центра данная статья будет содержать одинаковые показатели расходов.
Такая форма организации управленческой отчетности позволяет менеджеру подразделения и финансовому контролеру своевременно выявить существенные отклонения в финансово-хозяйственной деятельности центра доходов и либо скорректировать бюджетные показатели, либо внести изменения в работу конкретного подразделения.
Составление отчетов по системе USALI начинается с процесса составление бюджетов по центрам доходов и расходов. Бюджетные планы составляются по каждому подразделению в отдельности и в соответствии с форматами отчетности.
Важно составить подробный бюджет, который будет учитывать особые характеристики всех различных видов деятельности, осуществляемых гостиницей. Бюджет даст основу, сравнением с которой можно выявить, является ли реальная деятельность лучше или хуже, чем ожидаемая. Он также будет полезен при контроле за деятельностью гостиницы и осуществлении мероприятий для улучшения результатов.
Формирование фактических данных в отчетности происходит на основе плана счетов бухгалтерского учета. В функцию финансового контролера входит контроль за правильностью отнесения затрат на определенные счета бухгалтерского учета. В данном случае финансовый контролер следит за соблюдением методики формирования управленческой отчетности.
Управленческая отчетность формируется на основе плана счетов бухгалтерского учета, который содержит несколько уровней аналитики, которые позволяют соотносить любые доходы и затраты гостиницы с конкретным центром доходов или затрат и в необходимом номенклатурном разрезе.
В основу построения Плана счетов был заложены основы Приказа об учетной политике и нормы Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в РФ. Для обеспечения максимально возможной преемственности при кодировании первого и второго сегментов использовались номера счетов и субсчетов, соответствующих Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета, финансово-хозяйственной деятельности организаций.
Предлагаемый план счетов использует семиразрядную систему (разрядов может быть больше или меньше, в зависимости от постановки управленческого учета), состоящую из трех независимых групп (сегментов). Группы определяются следующим образом:
1-й 2-й 3-й
XX — XX — XXX
Аналитический код, детализирующий информацию по соответствующему синтетическому счету .
Код субсчета
Код синтетического бухгалтерского счета в соответствии с утвержденным в РФ планом бухгалтерских счетов.
Три последних разряда используются для отражения кода счета стандарта USALI, соответствующего данному российскому счету, и для дальнейшей детализации счетов синтетического учета. Представляет собой перечень статей, используемых в управленческих отчетах. Сегмент имеет трехзначную структуру. В зависимости от логики синтетического счета (первого сегмента) строится структура аналитических кодов. Например, если синтетический счет – доходы, аналитикой будет расшифровка номенклатуры видов доходов, если синтетический счет – затраты, субсчет будет содержать информацию о видах затрат.
В большинстве случаев для получения отчетов в формате USALI приходится углублять аналитику по общепринятым в гостиничном бизнесе статьям доходов и расходов.
Для примера приведем часть плана счетов для гостиничного комплекса, разработанного нами на основе Единой системы (USALI):
Условие:
· Гостиничный комплекс имеет в своем составе 3 гостиницы (будем называть их филиал 100,200,300);
· в качестве центров прибыли (ЦП) предлагаем рассматривать:
1. Размещение в номерах;
2. Тренажерный зал;
Счет 20 «Основное производство»
Субсчет 01 «з/пл обслуживающего персонала»
20/01/100 з/пл обслуживающего персонала филиала 100
20/01/101 з/пл персонала обслужив. номерной фонд филиала 100
20/01/102 з/пл персонала обслужив. тренажерный зал филиала 100
и т.д.
Субсчет 02 «Ремонт помещений»
20/02/200 ремонт помещений в филиале 200
20/02/201 ремонт номерного фонда
20/02/202 ремонт помещения тренажерного зала
и т.д.
Субсчет 03 «Электроэнергия»
20/03/300 электроэнергия, потребленная в филиале 300
20/03/301 электроэнергия, потребленная в номерном фонде филиала 300
20/03/302 электроэнергия, потребленная в тренажерном зале филиала 300
Формат информационных отчетов, составленный с учетом требований Единой системы, для использования гостиницей составляется таким образом, чтобы обеспечивать:
· Удобство чтения;
· Необходимую аналитичность;
· Сопоставимость факта и плана;
· Совмещение текущих данных с информацией, накопленной с начала года.
Индустрия гостеприимства, являющаяся одной из крупнейших отраслей мировой экономики, в настоящее время бурно развивается и в России. Выживание и рост деловой активности - важнейшие направления в деятельности гостиничных предприятий. Одним из весомых факторов является грамотное управление, которое невозможно без объективной информации. В системе сложных производственных отношений информация, извлекаемая и обрабатываемая, служит основополагающей базой для принятия и исполнения решений, воздействующих на производственные процессы. Практикуемые в настоящее время системы формирования информации в гостиницах для целей управленческого учета зачастую не отражают реальных потребностей аппарата управления и не имеют единого формата. Это затрудняет управление финансовыми потоками, прибыльностью и, кроме того, лишает предприятие возможности получить иностранные инвестиции. Поэтому внедрение системы USALI становится актуальным и для российской индустрии гостеприимства.
Литература:
1. ФЗ «Об основах туристской деятельности в РФ» (утв. Постановлением Правительства РФ от 24 ноября 1996г. № 132-ФЗ);
2. Приказ Минюста РФ 21.07.2005 г. № 86 «О Системе классификации гостиниц и других средств размещения»;
3. Энтони А. Аткинсон, Раджив Д. Банкер Управленческий учет.- 3-е издание.: Пер.с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2007.- 880с.;
4. Яковлев Г.А. Экономика гостиничного хозяйства.- учебное пособие.- М: Изд-во РДЛ, 2007. – 328 с.;
5. Uniform System of Accounts for the Lodging-7.- Educational Inst of the Amer Hotel, 2007, 276p.
