В настоящей статье представлен анализ мероприятий по рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в муниципальных органах управления. На примере администрации муниципального образования город Краснодар автор показывает, что в настоящее время возможны два направления совершенствования документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления, первое из которых связано с реализацией традиционных методов, а второе — с применением информационных технологий, т. е. внедрением систем электронного документооборота.
Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.
Актуальность темы настоящей статьи имеет несколько аспектов. Во-первых, актуальность изучения проблемы оптимизации документационного обеспечения управления (ДОУ) заключается в том, что сегодня совершенствование управления, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в органах государственной и муниципальной власти. Во-вторых, теоретические разработки в сфере совершенствования ДОУ на практике используются далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания, хотя без наведения порядка в традиционном, «бумажном» делопроизводстве переход на электронную технологию не принесет желаемого эффекта.
Объектом исследования является система документирования деятельности и организации работы с документами в администрации муниципального образования город Краснодар (далее — Администрация), предметом исследования — процесс совершенствования ДОУ Администрации.
Цель исследования — выявление на основе анализа ДОУ Администрации существующих в этой сфере проблем и разработка конкретных рекомендаций по рационализации делопроизводства и совершенствованию документооборота в Администрации.
Так, осуществленный автором анализ системы ДОУ Администрации позволил выявить следующие основные проблемы, существующие в этой сфере:
‒ несовершенство локальной нормативной базы, регулирующей сферу работы с документами;
‒ «делопроизводственная неграмотность» отдельных специалистов;
‒ большая загруженность специалистов, ответственных за организацию и ведение делопроизводства, что негативно влияет на качество выполняемой ими работы;
‒ сложность в отслеживании местонахождения документов;
‒ опасность потери документов при их передаче из одного подразделения в другое;
‒ большие временные затраты на подготовку и согласование документов;
‒ невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей и как следствие — нехватка времени на подготовку документов, нарушение сроков и др.
Представляется особо необходимым отметить проблему правового обеспечения организации и ведения делопроизводства в Администрации — ту первооснову, которая зачастую и порождает многие вышеперечисленные проблемы. Действующая Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар [3] была утверждена почти 10 лет назад и сегодня, несмотря на многочисленные внесенные в нее изменения, не во всем соответствует практике работы с документами в Администрации. Кроме того, Инструкция образца 2008 года была разработана правовым управлением Администрации, без привлечения специалистов по документационному обеспечению управления, что не совсем правильно. Назревающая необходимость внедрения системы электронного документооборота также обуславливает необходимость доработки содержания Инструкции. И, наконец, необходимо приведение Инструкции в соответствие с вступающим в силу с 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» [2], так как он должен заменить ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [1], на основе которого и разрабатывалась действующая Инструкция по делопроизводству. Вышеперечисленные факторы обуславливают необходимость в разработке нового, отвечающего современным реалиям проекта инструкции по делопроизводству в Администрации.
В систематизированном виде основные мероприятия, направленные на решение проблем документационного обеспечения управления, представлены в таблице 1.
Таблица 1
Пути решения основных проблем системы документационного обеспечения управления в Администрации
|
Мероприятия по решению проблем в сфере ДП с применением традиционных технологий |
||
|
Проблемы в сфере делопроизводства |
Пути решения |
Ограничения |
|
Несовершенство правового обеспечения документационного обеспечения управления |
Разработка новых правовых актов, актуализация старых |
Отсутствуют |
|
Неграмотность исполнителей |
Обучение, разработка памяток по оформлению отдельных видов документов |
Затраты на обучение |
|
Большая загруженность делопроизводителей |
Увеличение штатной численности сотрудников делопроизводственных служб |
Расходование бюджетных средств на заработную плату |
|
Мероприятия по решению проблем в сфере ДП с применением информационных технологий (внедрение СЭД) |
||
|
Длительные процедуры согласования документов |
Предоставление инструментов для согласования документов в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, что ускоряет процесс |
Общие ограничения, связанные с внедрением СЭД: затраты на ее внедрение и обслуживание, необходимость обучения сотрудников и т. д. |
|
Опасность потери документов при их передаче из одного подразделения в другое |
Объединение в единый делопроизводственный цикл всех подразделений, включая территориально удаленные |
|
|
Сложность отслеживания местонахождения документов |
Обеспечение возможности оперативного получения информации о состоянии и месте нахождения любого документа |
|
|
Невозможность доведения в короткие сроки поручений, вытекающих из резолюций, до конкретных исполнителей и как следствие — нехватка времени на подготовку документов, нарушение сроков их исполнения |
Сокращение сроков прохождения документов и доведения поручений до исполнителей (с 1–2 дней до 5–10 минут) |
|
|
Большие временные затраты на подготовку проектов |
Сокращение времени создания документа посредством использования шаблонов |
|
|
Недостатки бумаги как материального носителя информации |
Сокращение бумажного документооборота |
|
|
Архивное хранение документов (затраты на помещения) |
Создание единого электронного архива документов |
Риск утери документов в случае неполадок к СЭД (который нивелируется посредством создания резервных копий) |
|
Недостаточно эффективный контроль за исполнением документов |
Автоматизация инструментов для контроля исполнительской дисциплины. Возможность осуществления контроля руководителями всех уровней сроков исполнения своих поручений в режиме online |
Общие ограничения, связанные с внедрением СЭД: затраты на ее внедрение и обслуживание, необходимость обучения сотрудников и т. д. |
|
Большая загруженность делопроизводителей |
Создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной работе с документами за счет снижения трудозатрат на рутинные операции |
|
|
Большие временные затраты на поиск необходимых документов |
Сокращение времени поиска нужных документов по реквизитам |
|
|
Большие затраты на бумагу и прочие материалы |
Экономия бумаги и расходных материалов |
|
Таким образом, первое направление повышения эффективности ДОУ формирует группа мероприятий, связанная с традиционными методами совершенствования управленческой деятельности, такими как: проведение обучающих курсов для сотрудников Администрации, увеличение численности специалистов делопроизводственных служб для повышения качества их работы посредством более равномерного распределения нагрузки, разработка специальных памяток по оформлению отдельных видов документов с целью упрощения представления содержащейся в Инструкции по делопроизводству информации и т. д. Таким образом, эти мероприятия могут быть применены с целью совершенствования ДОУ в Администрации и при сохранении в этом органе управления традиционного «бумажного» документооборота.
При этом в качестве наиболее перспективного направления рационализации делопроизводства и совершенствования документооборота автор выделяет использование систем электронного документооборота. Несмотря на присущие процессу внедрения СЭД ограничения (дороговизна внедрения и обслуживания, необходимость обучения специалистов работе в СЭД, риски административного, организационного, субъективного и технологического характера), можно утверждать, что функциональные возможности СЭД, способные повысить качество организации и ведения делопроизводства в Администрации, в целом способны перевесить отдельные недостатки. Так, например, расчет эффективности механизма внедрения системы электронного документооборота в деятельность Администрации показал, что при стоимости внедрения СЭД «ДЕЛО» 8 млн руб. и ориентировочной суммарной экономии в 6 млн руб. срок окупаемости проекта внедрения СЭД «ДЕЛО» в Администрации составит в среднем менее полутора лет.
Реализация мероприятий по решению проблем в сфере ДОУ в Администрации даст возможность повысить эффективность и экономичность управления в этом органе муниципальной власти, обеспечить защиту интересов Администрации.
Литература:
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30–2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)// СПС «КонсультантПлюс». — Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/93cd9ef56bf61a a46ecd19712a15db14b44e29b7/.
- Приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 25.05.2017) (документ не вступил в силу) «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации» (вместе с ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»)// СПС «КонсультантПлюс». — Режим доступа: http://www.consultant.ru/ document/ cons_doc_LAW_213414/#dst100007.
- Распоряжение главы муниципального образования город Краснодар от 11.07.2008 № 177-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования город Краснодар»// СПС КонсультантПлюс. — Режим доступа: http://base.consultant.ru/regbase/cgi/ online.cgi?req=doc;baseRLAW177;n=34364.
