Под дебиторской задолженностью компании понимается сумма долга со стороны потребителя услуг или прочих дебиторов организации за уже оказанные услуги.
Вопрос о дебиторской задолженности является существенно важным для компании, функционирующей в любой отрасли, в том числе и в транспортной, так как данный вид задолженности представляет собой разновидность актива, а также, необходимо учитывать, что средства, составляющие сумму долга на счете предприятия не находятся, что, в свою очередь, негативно сказывается на балансе и финансовом положении организации. Поэтому в целях успешного развития и функционирования на рынке любой организации необходимо осуществлять тщательный контроль за дебиторской задолженностью. Для начала необходимо разобраться в причинах возникновения задолженности данного вида.
В общем, дебиторскую задолженность по сфере возникновения можно разделить на две основные группы: задолженность, связанная с процессами основной деятельности компании; задолженность по прочим операциям.
К первой группе можно отнести задолженность покупателей / потребителей услуг (дебиторская задолженность), которая учитывается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Ко второй группе дебиторской задолженности относятся:
‒ авансы, выдаваемые физическим лицам (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
‒ суммы по предъявленным претензиям и судебным искам (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76–2 «Расчеты по претензиям»);
‒ задолженность работников организации по товарам, проданным в кредит, выданным займам, возмещению материального ущерба (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»);
‒ задолженность учредителей по вкладам в уставный капитал (счет 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 75–1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;
‒ задолженность по прочим операциям (счет 76).
Особое внимание стоит уделить дебиторской задолженности первой группы, так как именно она может стать безнадежной, то есть без возможности взыскания с должника. Дебиторами, в данном случае, могут выступать и физические и юридические лица, пользующиеся транспортно-экспедиционными услугами данной организации. Рассматривая специфику отрасли, можно выделить два основных пути возникновения дебиторской задолженности.
Первая вариант — возникновение дебиторской задолженности по причине предоставления отсрочки платежа уже работающему или потенциальному клиенту. В данном случае, дебитором является исключительно юридическое лицо. Предварительно с данным юридическим лицом заключается договор на оказание транспортно-экспедиционных услуг и дополнительное соглашение к договору, регламентирующее отсрочку платежа. Под отсрочкой платежа следует понимать оплату за транспортно-экспедиционные услуги после оказания данные услуг. То есть при необходимости отправки груза в другой регион конечному получателю, отсрочка платежа подразумевает оплату транспортных услуг уже после выдачи груза конечному получателю в конечном регионе. Срок оплаты также регламентирован в дополнительном соглашении и является индивидуальным исходя из политики транспортной организации. Чаще всего, компании предлагают своим клиентам отсрочку платежа от 3х до 5ти банковских дней после выдачи груза.
Дебиторская задолженность возникает сразу же после выдачи груза конечному получателю без оплаты транспортных услуг, но в случае, если оплата не поступает в установленный срок, дебиторская задолженность становится просроченной, за которой необходимо ужесточение контроля со стороны ответственных сотрудников.
С одной стороны, данный способ работы с клиентами поможет увеличить количество потенциальных и стабильных клиентов, укрепить репутацию на рынке среди остальных конкурентов. Но с другой стороны, метод опасен невозможностью взыскания долга по определенным причинам, к которым вернемся позже.
Второй вариант — возникновение дебиторской задолженности по причинам, независящим от компании, оказывающей транспортно-экспедиционные услуги. В настоящее время, политика существующих транспортных компаний сводится к тому, что выдача груза конечному получателю в конечном регионе невозможна без полной оплаты транспортных услуг (исключение составляют потребители услуг компании, относящиеся к первому варианту). В то же время, по опыту крупных транспортных компаний, занимающих лидирующие позиции на рынке транспортных услуг, таких как «ПЭК», «Деловые Линии», «Главдоставка», «ЖелдорЭкспедиция», «Байкал Сервис» и многие другие, отправка груза в конечный регион происходит до поступления оплаты за транспортные услуги. То есть, любой перевозчик может столкнуться со случаями, когда груз прибывает в указанный город назначения, но оплата указанным плательщиком до сих пор не поступила и ни отправитель, ни получатель не оказывают помощи в решении данной проблемы. В данном случае, экспедитор хранит данный груз у себя на складе, а по прошествии определенного промежутка времени, обозначенного в договоре оферты, может либо утилизировать, либо реализовать данный груз. Сказать, что в случае реализации компания сможет наверняка покрыть свои расходы на транспортировку нельзя. Все зависит от характера груза, его параметров и реальной стоимости, а также маршрута следования. На усмотрение юридического отдела в данном случае может быть организовано судебное разбирательство в отношении отправителя, являющегося собственником груза и указавшего неверные данные о плательщике.
В данном случае, кажется, что есть выход для транспортных компаний и он прост — отправлять груз только после оплаты транспортно-экспедиционных услуг. Безусловно, этот способ поможет минимизировать возможность возникновения дебиторской задолженности, но, в то же время, в условиях современной конкуренции и существующих организаций, предлагающих аналогичный продукт, данной организации будет сложно удержать уже существующих клиентов и привлечь новых, так как сервис, в том числе и ускоренные сроки доставки, являются основными факторами выбора перевозчика для потребителей услуги.
Особое внимание стоит уделять дебиторской задолженности, которая по определенным причинам может стать безнадежной, то есть, как упоминалось выше, невозможной для взыскания. В данном случае задолженность списывается. Процесс списания дебиторской задолженности несложен, но строго регламентирован. Выявленные нарушения при осуществлении данного процесса могут привести к претензиям со стороны налоговых инспекторов и доначислением налога на прибыль либо штрафов за ошибки в учете. Порядок списания задолженности обозначен в пунктах ниже. Помимо этого компании необходимо убедиться в том, что проведена инвентаризация и издан соответствующий приказ.
Можно выделить две основные причины, которые приводят к безнадежной дебиторской задолженности.
1. Истечение искового срока давности.
На основании гражданского законодательства срок исковой давности составляет три года, но может прерываться, если:
‒ должник принял и расписался в акте сверки;
‒ должник прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
‒ должник заплатил проценты или неустойку;
‒ экспедитор и покупатель услуг составили дополнительное соглашение к договору транспортно-экспедиционного обслуживания, по которому должник признал свое обязательство;
‒ суд принял от компании-экспедитора иск к покупателю-дебитору.
Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).
Дебиторская задолженность, по которой срок давности уже прошел, списывается на основании данных, полученных в результате инвентаризации, приказа и письменного обоснования руководителя предприятия. Бухгалтерия предприятия-кредитора в данном случае ее списывает записью:
Дебет 91–2 Кредит 62 — списана задолженность покупателя (заказчика) в связи с истечением срока исковой давности.
Списанная задолженность учитывается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет.
2. Банкротство компании-должника.
В случае, когда компания-должник ликвидирована и исключена из ЕГРЮЛ как недействующая, дебиторская задолженность также может быть списана. Данное правило не касается ИП, стоит обратить внимание, что закрытие ИП и исключение его из ЕГРИП не делает его долг безнадежным, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом. Списание безнадежной дебиторской задолженности индивидуального предпринимателя возможно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя.
В данном случае задолженность ликвидированной организации списывается в аналогичном порядке, что и в пункте 1:
Дебет 91–2 Кредит 62 — списана задолженность, нереальная для взыскания.
Важность вопроса о дебиторской задолженности обуславливается необходимостью тщательного контроля за ней. Наиболее правильным решением является создание специального отдела для данного функционала.
При этом данный отдел по работе с дебиторской задолженностью выполняет посредническую роль между и не принимает непосредственного участия во взыскании долга с должников. Задача данного отдела — консолидация текущей информации о долгах и предоставление ее ответственным лицам. Ответственными лицами являются сотрудники компании, в зоне ответственности которых возникла задолженность. Например, по задолженности заказчика услуг, которому согласована отсрочка платежа, ответственным лицом является сотрудник коммерческого сектора, предоставивший отсрочку клиенту и заключивший с ним дополнительное соглашение к договору.
Универсальных внутренних методов организации для контроля за дебиторской задолженностью не существует. Все индивидуально, зависит от многих факторов, таких как деятельность организации, ее масштаб, потенциальные заказчик услуг, конкуренты на рынке услуг и другие.
На мой взгляд, можно выделить 5 самых эффективных методов контроля за дебиторской задолженностью компании, осуществляющей деятельность в транспортной отрасли.
- Плановый уровень дебиторской задолженности
Отдел по работе с дебиторской задолженностью устанавливает максимально допустимый размер дебиторской задолженности, который определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке. Данный установленный предел рассчитывается исходя из отсутствия серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности компании. Размер данного показателя лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки. Время от времени данный показатель должен быть пересмотрен.
2. Индивидуальные условия предоставления отсрочки платежа покупателям услуг
Еще одним из эффективных методов контроля за дебиторской задолженностью является индивидуальный подход относительно условий по оплате для каждого клиента.
Для крупных и стратегически важных клиентов количество дней отсрочки может быть увеличено. Для компаний, ранее недобросовестно выполняющих свои обязательства по оплате, наоборот, уменьшен. Данный подход также позволит увеличить лояльность потенциальных клиентов на рынке предоставления услуг.
3. Мотивация ответственных сотрудников
Данный метод подразумевает премирование ответственного сотрудника за сокращение планового уровня дебиторской задолженности и депремирование за увеличение данного показателя.
4. Усложнение процедуры предоставления отсрочки платежа заказчикам
Прежде чем предоставлять отсрочку платежа клиенту, необходимо собрать информацию о его платежеспособности и надежности — отзывы партнеров, официальный сайт, наличие развитой сети филиалов. Помимо этого, возможно провести встречу на территории клиента для оценки активов.
5. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Как упоминалось выше, отдел по контролю за дебиторской задолженностью является лишь посредником и собирает актуальную информацию о задолженности клиентов. Ответственность должна быть распределена между заинтересованными службами компании. Среди обязанностей коммерческого можно выделить предоставление отсрочки платежа и осуществления контроля над текущей дебиторской задолженностью данных клиентов. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии можно отнести учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Литература:
- Статья «Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты», журнал Контур, дата публикации 15.07.2015
