Пик кризиса системы образования, вызванный увеличением роли её в обществе, сложившаяся демографическая ситуация, последствия экономического кризиса и недостаточное финансирование образования приводят к необходимости оптимизации как затрат, так и способов организации образовательной деятельности в целом. Развитие экономики невозможно без квалифицированных кадров, высоких технологий, современных научных разработок. В связи с этим необходимо развивать эффективное управление, что вызывает потребность реинжиринга бизнес-процессов. Использование реинжиниринга основано на концепции прерывистого мышления - отыскание устаревших правил и фундаментальных допущений, на которых строится работа, и решительный разрыв с ними.
В современном динамичном мире организация управления невозможна без мощной информационной поддержки.
Слабая проработанность возможности расширения автоматизации образовательной отрасли, вызванная спецификой объекта управления, дает почву для размышлений.
Актуальность задачи подчёркивает Министерство образования и науки РФ проведением реформ и различными проектами в области образования [1]. Кроме прочего, здесь необходимо решить задачу автоматизации информационной поддержки управления ресурсами процессов жизненного цикла образовательной деятельности ВУЗа в лице его основных производственных подразделений – кафедр, и вспомогательных образований, таких, как учебная часть, отдел кадров, библиотека, административная часть и др.
Далее рассмотрим кафедру, как самостоятельную структурную единицу ВУЗа.
Кафедра
Кафедра (греч. kathédra) – это объединение профессорско-преподавательского состава и научных работников в одной или нескольких тесно связанных между собой отраслях знаний [2].
Кафедра является структурной единицей факультета, осуществляет учебную, методическую и научно-исследовательскую деятельность. Совместно с другими подразделениями ВУЗа кафедра ведет подготовку студентов, аспирантов и докторантов, участвует в переподготовке и повышении квалификации работников других предприятий и организаций. Кафедра может иметь статус выпускающей (отвечать за подготовку и выпуск студентов по конкретной специальности), и невыпускающей (отвечать за преподавание конкретных дисциплин). [2].
Главными задачами кафедры являются:
- Разработка учебно-методического обеспечения учебного процесса;
- Проведение всех видов работ закрепленных за кафедрой;
- Проведение научных исследований;
- Создание условий для удовлетворения потребностей учащихся в повышении уровня профессиональных и культурных знаний;
- Подготовка высокоуровневых специалистов с глубокими теоретическими и необходимыми практическими знаниями.
Для выполнения поставленных задач, кафедра обязана проводить:
- Изучение и применение новейших достижений теоретической науки и практики;
- Повышение качества методического обеспечения учебного процесса;
- Разработку новых технологий обучения;
- Удовлетворение потребностей предприятий и организаций научных исследований и выполнение опытно конструкторских работ;
- Распространение научных, технических и культурных знаний среди населения. [3]
Выше названные, и многие другие задачи, выполняемые кафедрой, находят свое отражение в «Положении о кафедре» [4].
В Положении о кафедре говорится, что ответственность за работу кафедры возлагается на заведующего кафедрой. Из этого следует, что каждая кафедра решает, как лучше организовать контроль за ходом учебного процесса самостоятельно. Здесь не прописаны определенные критерии оценки состояния кафедры, ВУЗа.
Что касается требований к подготовке специалиста, зафиксированных в Государственном образовательном стандарте (ГОС), то они имеют самый общий характер [5]. Это усугубляет ответственность, возлагаемую на заведующего кафедрой, обязанного контролировать выполнение ГОС.
Что автоматизировать на кафедре
Рассматривая кафедру с точки зрения системного подхода, можно утверждать, что ее основными элементами являются сотрудники: заведующий кафедрой, его заместитель (заместители), преподаватели, методисты, заведующие лабораториями, инженеры и лаборанты. Каждый элемент системы выполняет определённую задачу, но именно взаимосвязь элементов обеспечивает выполнение главной задачи системы – обучение студентов.
Все элементы данной системы связаны между собой и образуют структуру, так как при отсутствии какого-либо элемента система просто не будет существовать.
Взаимодействие системы с внешней средой осуществляется путём определения материальных, энергетических и информационных связей. Информационную связь на этапе приёма абитуриентов обеспечивает реклама. С помощью неё абитуриенты могут узнать об условиях поступления и обучения на кафедре, о самой специальности.
Эта же связь на этапе обучения обеспечивается взаимодействием преподавателей со студентами. Отчасти это реализуется внутрикафедральными действиями (объявления, графики), но большая доля переносится на учебную часть.
Материальные связи реализуются ходом учебного процесса, когда выполняется учебная нагрузка кафедры. Этот ход имеет 2 составляющие: финансирование учебного процесса из бюджетных и внебюджетных источников, и потребление этого финансирования выполнением аудиторных и внеаудиторных занятий.
Согласованность действий сотрудников, взаимосвязь и взаимодействие элементов – это механизмы обеспечения единства и целостности системы. Системообразующий фактор – это потребность в квалифицированных специалистах – выпускниках кафедры.
Автоматизация работы кафедры требует пересмотреть процессы и проблемы, которые возникают в ходе этой работы.
Подходы к решению задачи
Выполнение задач кафедры можно представить как ресурсную задачу: кафедра располагает кадровым обеспечением в составе профессорско-преподавательского состава (ППС). Его силами она обязана выполнить определённый объём работ в виде проведения аудиторных и внеаудиторных занятий, обусловленных требованиями Государственных образовательных стандартов по тем специальностям, которые являются профильными для неё.
Исходя из этого, при подготовке к учебному процессу, задачей кафедры являются:
1. Комплектование ППС сотрудниками нужного профиля по специальностям;
2. Обеспечение требуемого качества ППС (доля сотрудников, имеющих ученые степени);
3. Распределение учебной нагрузки между ППС;
4. Выполнение требований ГОС при подготовке учебного процесса.
В этом перечне задач необходимо выделить процедуру распределения нагрузки между преподавателями. От этого зависят аккредитационные показатели ВУЗа в целом.
Вторым этапом решения задачи является организация обратной связи между плановым распределением нагрузки между преподавателями и фактически выданной нагрузкой. По результатам реализации учебного процесса устанавливается связь между учебным процессом и расходованием материальных ресурсов обеспечения учебного процесса (оплата труда, эксплуатационных издержек, аренды и т.п.).
Система менеджмента качества
Успешное развитие ВУЗа возможно только с применением информационных технологии и «развитой» системой менеджмента качества. Это в свою очередь увеличивает конкурентоспособность ВУЗа и его подразделений - кафедр на рынке образовательных услуг.
Важнейшая задача сферы образования – удовлетворение образовательных потребностей общества в целом и каждого обучаемого в частности. Потребностью общества является получение работников, готовых творчески решать поставленные задачи, производить интеллектуальную работу, организовывать и управлять, осуществлять подготовку новых поколений, обеспечивать существование и развитие человека и общества. Потребности обучаемого – иметь интересующую его профессию и уровень знаний, достаточный для реализации его способностей, продвижения по служебной иерархии, требований престижа, получения определенного дохода и так далее [6].
Наиболее эффективным и комплексным будет системный подход к обеспечению качества, основанный на создании системы качества, соответствующей стандартам серии ИСО 9000. Такой подход апробирован на многих промышленных предприятиях и в организациях, занимающихся сферой услуг [7].
Путь решения проблем - информационно аналитическая система
Проектирование и реализация интегрированной системы на базе информационных технологий для управления внутренними и внешними ресурсами организации (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы) является целью проведения настоящих исследований.
ВУЗ стремится удержать свой позиции на рынке предоставляемых образовательных услуг. Для этого надо правильно организовать работу, ориентируясь на параметры, которые контролирует государство и на что обращают внимание потенциальные заказчики. В данном случае, заказчиками являются люди, которые хотели бы повысить свою квалификацию.
Ранее, когда у ВУЗов не было проблем с набором студентов, с ППС, проблема работы в его подразделениях была менее актуальна. Сейчас, как в промышленных, так и в образовательных организациях во главу угла ставится клиент (в данном случае, сотрудник, ППС и студент) и механизмы взаимодействия с ним могут быть отнесены к клиентно-ориентированным стратегиям. Данная стратегия получила название CRM – Customer Relationship Management [8].
Идеология CRM заключается в том, чтобы организация могла сопоставлять данные о существующих и потенциальных (а, возможно, и ушедших) клиентах с данными о предлагаемых продуктах и услугах, чтобы грамотно в дальнейшем строить взаимоотношения с клиентами.
В образовании продуктом является интеллектуальный труд ППС, и, соответственно, из этого формируется возможность предоставления услуг.
Заведующий кафедрой стоит во главе системы, его клиентами являются ППС и сотрудники, находящиеся в его подчинении.
На рынке существует большое разнообразие CRM систем, однако почти все они предназначены для автоматизации работ по сбору и систематизации данных о клиентах и практически не обладают развитыми средствами анализа. Только в наиболее дорогих имеются средства OLAP (online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени). Из-за игнорирования вопросов анализа CRM данных, часто организации даже не подозревают о каких-то закономерностях в поведении клиентов, в то время как знание подобных закономерностей и их учет в своих действиях могут принести значительную практическую пользу [9].
Научная новизна заключается в объединении задач, стоящих перед учебными заведениями в части автоматизации организационных и финансовых процессов в комплексную систему. При этом применяется системный подход, а ядром системы принимается кафедра.
Вывод
В случае грамотного использования информационно-аналитической системы, реализованной по принципу CRM, с применением технологии обработки информации OLAP на кафедре возможно повышение рейтинга ВУЗа в целом.
Комплексное решение этой проблемы позволит развивать систему менеджмента качества образования в соответствии со стандартами серий ISO 9000.
Список источников:
1. Министерство образования и науки Российской Федерации, http://mon.gov.ru/;
2. С.Д. Резник Управление кафедрой: учебник – М. ИНФРА-М, 2004 г., стр. 28.;
3. Васильева Ю.С., Глухов В.В., Федоров М.П. Экономика и организация управления ВУЗом: учебник. 3-е изд., испр. И доп. / под ред. В.В. Глухова. СПб.: Издательство «Лань», 2004. – 608 с.;
4. Постановление Правительства РФ от14 февраля 2008г. № 71 «Об утверждении типового положения об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)» http://mon.gov.ru/dok/prav/obr/4535/
5. Кельчевская Н. Р., Котляревская И. В. Маркетинг - рыночная инновация в управлении государственным ВУЗом // Университетское управление. – 2000. - N 3(14). - С. 47-49.
6. Качалов В.А. Проблемы управления качеством в ВУЗах. Заметки менеджера по качеству. Ч. 7. ВУЗы России и современные методы менеджмента качества: простое признание или активное внедрение. // Стандарты и качество. – 2000. – N 12. – С. 82-87.
7. Иродов М. И., Разумов С. В. Создание системы управления качеством подготовки специалистов в ВУЗе // Университетское управление: практика и ана-лиз. - 2003. - N 2(25). - С. 90-95.
8. CRM-ONLINE, независимый портал, http://www.crmonline.ru/.
9. Анализ данных CRM-систем, http://www.basegroup.ru/solutions/case/crm/].
