В активно развивающемся мире информационных технологий компаниям-интеграторам приходится ежедневно решать сложные задачи, многие из которых уникальны и требуют грамотного и продуманного подхода к их решению. Этого невозможно добиться без штата высококвалифицированных и сертифицированных сотрудников.
Сертификация персонала — это особый вид деятельности по подтверждению соответствия квалификации сотрудников установленным требованиям и профессиональным стандартам. Однако, несмотря на все возрастающую актуальность и ценность сертифицированных сотрудников, количество компаний, способных грамотно организовать процесс планирования и контроля технологической сертификации персонала, исчисляется единицами.
Отсутствие единой стабильной системы управления сертификацией персонала способно привести к таким негативным последствиям, как:
– Финансовые потери;
– Нецелесообразное использование ресурсов компании;
– Коммерческие риски (вплоть до потери компанией партнерских статусов производителей, дающих ряд бонусов в проектной деятельности, а также общее несоответствие требованиям международных стандартов или производителей).
Для эффективной оптимизации процессов управления сертификацией персонала в системных интеграторах предлагается создание и внедрение информационной системы, которая удовлетворяла бы следующим требованиям:
– система должна предоставлять возможность просматривать общую статистику по имеющимся сертификатам и статусам как в рамках одной группы сотрудников, так и сводную по всей компании;
– система должна предоставлять возможность автоматизированного процесса создания плана по сертификации (с возможностью создания планов по отдельной группе сотрудников с последующим объединением в общий план);
– система должна предоставлять возможность автоматического согласования плана с руководством компании. Статус заявки на согласование плана должен быть доступен к просмотру на всех этапах согласования;
– в системе должна присутствовать функция назначения ответственных на исполнение плана сертификации;
– система должна обеспечивать разграничение прав доступа к базе данных с возможностью их изменения;
– система должна обеспечивать контроль над исполнением плана, а в частности уведомлять сотрудника-исполнителя о предстоящих мероприятиях в рамках плана, сообщать о нарушениях плана не только сотруднику-исполнителю, а также руководству.
Огромное разнообразие информационных систем позволяет выбрать любой набор функциональных возможностей для любого типа деятельности и размеров компании. Наиболее подходящими системами для решения такого класса задач являются ERP-системы. Современные ERP–системы предназначены для построения единого информационного пространства предприятия и эффективного управления всеми ресурсами компании, связанными с производством, продажами и учетом заказов.
ERP–системы обеспечивают полную функциональность для управления всей административной и операционной деятельностью компании, объединяя в единую цепочку финансовый учет, процессы сбыта, производства, управления материальными потоками, планирования и взаимодействия с поставщиками и партнерами.
На основе анализа деятельности в рамках одного системного интегратора был оценен качественный показатель эффективности данного решения.
Ключевые показатели эффективности, а также KPI от каждого из них представлены в Таблице 1.
Таблица 1
Качественные показатели эффективности предлагаемого решения.
|
Цель |
Ключевые факторы успеха |
KPI |
|
Планирование |
Сокращение времени на согласование плана сертификации |
Сокращение времени на 60 % за счет единовременного согласования единого годового плана вместо многократных согласований отдельных запросов на сертификацию |
|
Сокращение времени на согласование заявки на дополнительное обучение/экзамен |
Сокращение общего времени от момента подачи заявки до статуса «Согласовано» более 30 % |
|
|
Сокращение вероятности неверного распределения ресурсов |
Сокращение количества необоснованных (в результате человеческого фактора, отсутствии осведомленности персонала и т.д.) случаев неверного распределения ресурсов более 10 % |
|
|
Сокращение времени на анализ требований |
Сокращение времени в рамках одного производителя на 10 % |
|
|
Сокращение времени на сбор данных по дивизиону и консолидацию общего плана сертификации |
Сокращение времени в рамках процесса составления ежегодного плана сертификации более 80 % |
|
|
Контроль |
Сокращение вероятности наступления рисковых случаев |
(Данный эффект имеет качественную (не количественную) оценку |
|
Повышение эффективности контроля исполнения плана сертификации за счет автоматического информирования о предстоящих мероприятиях, а также несоблюдении сроков |
- |
|
|
Поиск и анализ данных |
Сокращение времени на поиск информации по имеющимся сертификатам/статусам |
Сокращение времени в рамках одного запроса составляет более 90 % |
|
Сокращение времени на анализ загруженности сотрудников |
Сокращение времени в рамках одного запроса составляет более 80 % |
Для того, чтобы иметь возможность оценить общий эффект от внедрения, необходимо проанализировать, в каком соотношении от общего процесса расходуется время на каждый из процессов. Процентное соотношение расхода времени представлено на Рисунке 1.
Рис. 1. Процентное соотношение временных затрат на каждый процесс
Таблица 2
Сокращения временных затрат на выполнение процессов планирования, контроля ианализа сертификации персонала
|
Процесс |
Действие |
Сокращение времени (в рамках действия) |
Сокращение времени (в рамках процесса) |
Сокращение времени выполнения процесса |
|
Планирование |
Анализ требований |
10 % |
7 % |
70 % |
|
Согласование плана |
60 % |
42 % |
||
|
Согласование заявки |
30 % |
21 % |
||
|
Контроль |
Снижение рисков |
- |
||
|
Контроль соблюдения |
- |
|||
|
Анализ |
Поиск информации |
90 % |
9 % |
17 % |
|
Анализ загруженности |
80 % |
8 % |
Таким образом, можно сделать вывод, что положительным эффектом от внедрения системы управления сертификацией персонала будет:
– Снижение вероятности наступления рисковых случаев;
– Снижение времени выполнения общего процесса планирования сертификации на 70 %
– Снижение времени выполнения процессов поиска и анализа данных по сертификации сотрудников на 17 %.
Помимо этого, система управления сертификацией позволит также снизить издержки, что приведет к увеличению стоимости компании и общей прибыли.
Литература:
- Best Practices Of Maintenance Planning and Scheduling [Электронный ресурс] /GenesisSolutions, An ABS Group Company — URL: http://www.genesissolutions.com/wpcontent/uploads/2015/05/Inspectioneering-JournalGenesisSolutions-MarchApril-2015.pdf (дата обращения 26.11.2017)
- Системный интегратор [Электронный ресурс] IT MARINE SERVICE — URL: http://www.itmservice.ru/info/sistemnyj-integrator/ (дата обращения 30.10.2017)
- Обязательная и добровольная сертификация в России [Электронный ресурс] RealCert — URL: https://realcert.ru/sertifikaciya/ (дата обращения 30.10.2017)
- Добровольная сертификация специалистов [Электронный ресурс] МЕЖДУНАРОДНЫЙ ЦЕНТР СЕРТИФИКАЦИИ И КВАЛИФИКАЦИИ — URL: http://www.iqacc.org/certification (дата обращения 26.11.2017)
