В статье рассматривается понятие «портал знаний», его структура, основные составляющие портала знаний, требования к информации, хранимой в нем, а также рассматриваются основные трудности внедрения портала знаний. Главным вопросом публикации является вопрос «Нужен ли он организациям?»
Ключевые слова: портал знаний, управление знаниями, совместное использование знаний, знание организации, портал знаний организации, разработка базы знаний.
В настоящее время каждый новый сотрудник в любой организации сталкивается с проблемой поиска актуальной и полезной информации, необходимой для выполнения поставленных руководством задач, тратя на это очень много времени. Такая трудность возникает как в крупных, так и в небольших организациях.
В большинстве случаев такая проблема решилась бы внедрением информационной системы управления знаниями организации (портала знаний организации). Но по мнению руководителей небольших организаций, новых работников они принимают на работу не так часто, поэтому необходимости в такой системе нет, а руководители крупных организаций предпочитают каждому новому сотруднику назначать наставника. [1, с. 49] Но все это существенно сказывается на эффективности работы организации, поэтому внедрение такой системы необходимо каждой организации.
Целью работы является разработка базы знаний для сопровождения работы с порталом знаний для:
– Повышения качества работы сотрудников организации.
– Повышения конкурентоспособности организации на рынке.
– Формирования интерактивного обучающего окружения, где люди постоянно делятся тем, что они знают, и используют все условия для усвоения новых знаний.
Управление знаниями — это внутриорганизационные процессы системного характера, которые напрямую влияют на сохранение, распределение и непосредственное использование человеческого капитала организации. В концептуальном плане, управление знаниями трансформирует потенциал сотрудников, повышая производительность и эффективность их труда. [2]
Простые базы знаний могут использоваться для создания экспертных систем хранения данных в организации: документации, руководств, статей технического обеспечения. Главная цель создания таких баз — помочь менее опытным людям найти уже существующее описание способа решения какой-либо проблемы.
Портал знаний комбинирует в себе три типа порталов:
– Информационный портал.
– Портал для совместной работы.
– Порталы экспертизы. [3, с. 13]
Двумя наиболее важными требованиями к информации, хранящейся в базе знаний интеллектуальной системы, являются:
– Достоверность конкретных и обобщённых сведений, имеющихся в базе данных.
– Релевантность информации, получаемой с помощью правил вывода базы знаний.
Разработка портала знаний организации является необходимой, т. к. количество накопленных знаний увеличивается постоянно, а работать с ними становится все сложнее. [4, c. 128]
Подойдем к главному вопросу. Нужен ли вообще организациям портал знаний? Для ответа на этот вопрос необходимо разобраться в причинах, по которым организации внедряют порталы знаний. По данным Knowledge Management Magazine, причинами внедрения порталов знаний являются:
– рост доходов и прибыли компании;
– желание удержать ключевых работников и экспертов;
– улучшение обслуживания клиентов;
– защита рынка от вторжения новых игроков;
– ускорение времени вывода на рынок нового продукта;
– проникновение в новые сегменты рынка;
– снижение затрат;
– развитие новых продуктов и услуг.
К чему же приводит внедрение порталов? Это:
– Сокращение времени поиска необходимой информации (экономия времени сотрудников).
– Улучшение компетенций и знаний сотрудников.
– Сокращение времени решения проблем и принятия решений.
Приведем пример возможного внедрения портала знаний. Компания IDC проведя исследования, выяснила, что сотрудники теряют в среднем 9,5 часов на поиск информации или около 25 % своего рабочего времени при 40 часовой рабочей неделе. Также компания установила, что внедрение портала знаний снизит время поиска информации на 21 %.
Таким образом, внедрив базу знаний с эффективным поиском, компания сократит временные затраты на поиск информации до 4 % рабочего времени, что в компании из 1000 человек со средней зарплатой в 40 тысяч рублей, составит более 100 млн. руб. в год.
Comprose Inc провела опрос среди директоров по развитию бизнеса и выяснила какой эффект на повышение производительности труда оказала технология управления:
– улучшает рабочие процессы в такой мере, что количество возникающих задач сокращается
– способствует поиску и развитию новых технологий;
– снимает барьеры между различными рабочими процессами.
Для систем управления знаниями барьером к внедрению часто выступает отсутствие организационной культуры, которая обеспечивала бы совместное использование знаний, и недостаток у работников информации об этой технологии. Среди основных трудностей:
– недостаточное понимание идеи управления знаниями и выгод от нее;
– нехватка у работников времени на внедрение управления знаниями;
– отсутствие подходящей технологии управления знаниями, соответствующей характеру работы организации. [4, c. 129]
Так нужен ли портал знаний организациям? Безусловно, если в компании работает большое количество сотрудников — он необходим. Он также потребуется, если в организации большая текучка кадров. Но, если в компании работает менее 10 человек — возможно, его внедрение не принесет ожидаемых результатов.
Литература:
- Н. М. Абдикеев, А. Д. Киселев. Управление знаниями корпорации и реинжиниринг бизнеса. — М.: ИНФРА-М, 2011 г.
- «Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?» [Электронный ресурс] — режим доступа: http://blog.infoservice.ru/knowldge-base-app
- А. Наумов Системы управления базами данных и знаний, 2001г. — 350с.
- Р. С. Гореликов, Ю. С. Гореликова. Разработка базы знаний для сопровождения работы с порталом знаний. Научный журнал № 4 (27), 2018 г.
