Данная статья посвящена истории образования национального архива США. Показаны все этапы становления и развития архивного ведомства. Национальный архив Соединенных Штатов Америки принимает участие в разработке единых для всех федеральных ведомств принципов и методов работы с документами при отборе наиболее ценных на хранение в архив. Развитие архивного законодательства в США способствует рациональному отбору документов на дальнейшее хранение как в бумажной форме, так и в электронной.
Ключевые слова: Национальный архив США, архивные учреждения, документ, ведомственная система организации архивов, архивная комиссия, хранение документов, управление документацией.
Национальный архив США (NARA) является важнейшим звеном в сформировавшейся впоследствии на его основе федеральной архивной и документационной службе.
Во времена колонизации Америки (15–18 вв.) управление не было централизовано, не имело единого бюрократического аппарата. Каждая колония имела свое особое устройство и форму управления.
После, образование независимого государства также не привело к созданию центрального архива, так как после войны за независимость не возникло проблемы хранения большого количества документов. С другой стороны, после войны за независимость (1775–1783 гг.) было принято федеральное устройство, при котором за отдельными штатами сохранилась значительная автономия во внутренних делах. [1]
Администрации штатов стали наследницами документов бывших колониальных властей, частично документы были переданы библиотекам штатов как исторические памятники. Полученные документы при приобретении США новых территорий, принадлежавших ранее Испании и Франции, также отложились в администрациях штатов.
Начало систематического отложения документов центрального значения относится к деятельности Континентального конгресса 1774–1789 гг., деятельность которого отражена в 490 сохранившихся томах. [2, с.130]
В соответствии с Конституцией США (1787 г.) была создана сеть высших и центральных учреждений, на местах — их местные органы, где и стали откладываться документы общефедерального значения. Из-за того, что до 1800 года в Америке не было постоянной столицы государства, архивы центральных учреждений частично осели в архивах отдельных штатов. И только после 1800 года возникают постоянные архивы центральных учреждений. Архивные учреждения некоторых штатов в США существуют значительно раньше Национального архива. Национальный архив США является независимым агентством Соединенных Штатов Америки, занимающимся хранением документов, нормотворческой деятельностью, а также улучшением доступа общества к документам.
До первой мировой войны в США существовала ведомственная система организации архивов, не существовало объединяющего или контролирующего их деятельность органа. Многие документы были утрачены из-за пожаров, так как помещения не обеспечивали безопасного хранения документов. Правительство того времени рассматривало архивные документы лишь с чисто практической точки зрения, как справочный материал.
В библиотеке Конгресса имелось рукописное отделение, в котором хранились отдельные документы — памятники национальной истории. Также в библиотеке Конгресса хранились личные фонды президентов, крупнейших политических и культурных деятелей. Вскоре, постепенное накопление документов получило признание за частью их исторического значения, в некоторых учреждениях были введены должности «исторического советника». Исторические советники осуществляли надзор за хранением старых документов, ранее такой работой никто не занимался. Таким образом, стали возникать первые ведомственные исторические архивы.
В 1899 г. при Американском историческом обществе была образована специальная Архивная комиссия, члены которой лично принимали участие в организации архивов в тех штатах, где они жили. Члены Архивной комиссии старались воздействовать на правительство штатов, чтобы спасти документы. В начале 20 века в некоторых штатах стали появляться нормативные акты, которые фиксировали усиление безопасности хранения и улучшение надзора за архивами. В 1901 году в штате Алабама был создан департамент архивов. Данный департамент являлся первым учреждением такого рода в США. Наконец, федеральное правительство признало необходимым реорганизовать свои архивы. Конгресс назначил нескольким специалистам изучить постановку архивного дела в европейских государствах и подготовить проект архивного здания. Однако первая мировая война помешала осуществлению данного проекта. Лишь только 19 июня 1934 года был издан «Акт о Национальном архиве», согласно которому создавался Национальный архив США. Во главе архива — государственный архивист США, который непосредственно отчитывался перед Конгрессом.
С начала 1940-х годов Национальный архив Соединенных Штатов Америки принимает участие в разработке единых для всех федеральных ведомств принципов и методов работы с документами при отборе наиболее ценных на хранение в архив.
Уже в 1949 году был принят Акт «О федеральной собственности и административных службах», согласно которому все правительственные документы (в том числе и архивные) были включены в состав федеральной собственности. [3, с.102]
Американские авторы утверждают, что осознание важности управления документами возникло в США именно после Второй мировой войны, в то время, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Важную роль в разрешении этой проблемы сыграла Комиссия Гувера, которая была создана в 1947 году. Данная Комиссия занималась нахождением способов сокращения трудозатрат на работу с документами в государственных учреждениях.
Также внимание было обращено на постепенное внедрение электронно-вычислительной техники в практику работы с документами. Это в свою очередь ускоряло все процессы деятельности правительственного аппарата. Деятельность комиссии Гувера, которая производила обследование центральной федеральной администрации, дала стимул для принятия закона «О федеральных документах». Данный закон является федеральным законом Соединенных штатов, принятый в 1950 году. Этот закон обеспечил правовую основу для управления федеральными записями. Акт и связанные с ним правила требуют от каждого федерального агентства создания постоянной программы управления записями и сотрудничества с Национальным управлением архивов и записей (NARA).
В 1955 году комиссия Гувера вынесла рекомендации по усилению ответственности Национального архива за всю работу с документами. Данные рекомендации обращали особое внимание на процессы создания документов, более высокое их качество и сокращение общего количества.
Постоянное совершенствование знаний служащих федеральных ведомств является одной из главных задач отдела управления документацией. С этой целью организуются различные занятия, издаются справочные пособия, проводится инспектирование документации, намечаются планы по улучшению и упрощению работы.
Отдел управления документацией при NARA, созданный в 1949 году оказывал помощь федеральным учреждениям в сокращении стоимости и сроков подготовки документов. Тем временем учреждения готовили проекты и осуществляли меры по улучшению планирования, руководства и координации действий в области эффективности делопроизводства. Именно совершенствование управления документацией в дальнейшем повысило важность Национального архива.
Уже в 70-х годах прошлого столетия американские специалисты осознавали, что традиционный круг вопросов, связанных с работой с документами, устарел. Рассчитывали, что компьютеры должны стать в последующем неотъемлемой частью управления документацией. В специальных изданиях стали пропагандировать реальность создания «безбумажной конторы» как учреждения будущего, прослеживалось мнение о принципиальном изменении работы учреждений, о создании специальности документированного обслуживания и на этом основании разделении труда в учреждениях. Выявилась следующая тенденция: бумага является хорошим носителем информации с точки зрения ее использования, но неудовлетворительным для хранения. В то время как компьютер обеспечивает быстрый поиск и передачу информации. Период формирования задач управления документацией и прогноза «безбумажной конторы» завершился разработкой федерального закона «О сокращении объема работы с документами».
Данный закон был рассмотрен на заседании Конгресса и затем утвержден президентом 11 декабря 1980 г. Общей целью этого закона являлось сократить объем работы с документами и повысить экономию и эффективность работы правительства и частного сектора путем совершенствования политики в области федеральной информации. [4, с. 86]
Согласно этому закону, общее руководство управлением информационными ресурсами в США осуществляет Административно-бюджетное управление (АБУ). Закон устанавливает перечень основных работ, которые должны проводиться. В течение первого года необходимо утвердить стандарты на проверки всех ведомственных информационных систем; выявить дублирование информации, а также разработать график и методы их устранения. В течение второго года необходимо достигнуть практической интеграции автоматизированной обработки информации, устанавливаемой законом, повысить производительность информационной техники обработки данных; разработать федеральные стандарты; подготовить рекомендации по работе с документами и законодательство о внедрении этих рекомендаций.
В 1987 году был принят Закон «О документах местного правительства», определявший значение документов:
- Они содержат информацию, необходимую для сегодняшней деятельности;
- Создают преемственность с работой учреждений в прошлом;
- Фиксируют их юридические полномочия;
- Являются информационной базой защиты прав граждан. [5, с.171]
Также в 1980-е гг. произошел пересмотр концептуальных положений на основе опыта новых информационных технологий. Общий характер и тенденции публикаций о «конторе будущего» меняются. Главное утверждение публикаций — это то, что «бумажный» поток документов увеличивается и его сосуществование с электронными носителями будет крайне продолжительным. И со временем стала разрушаться идея электронного рая.
Американские специалисты утверждали, что документы на бумажной основе имеют право на будущее, поскольку они обеспечивают сохранение информации в случае утраты или потери электронных файлов; служат доказательством для защиты прав граждан, а также интересов организации; позволяют людям быть независимым от каких-либо технических средств.
Также характерным для Соединенных штатов является дальнейшее повышение роли архивов в управлении документацией. Специалисты США уверены, что работа с документами будет намного эффективнее при широком использовании программ по управлению документацией. Также они утверждали, что архивы должны не только хранить документы для истории, но и расширять связи с деловыми кругами, управлять документацией фирм.
Направление решения проблемы — соединение опыта управления документацией с возможностями техники. Ее называют управленческой информационной системой или же системой управления информацией и рассматривают как комплекс процедур и методов, которые в свою очередь направлены на обеспечение руководства комплексной информацией, необходимой для принятия решений и контроля над их выполнением. Фирмы предлагают не хранить все документы в электронном виде, а создать поисковые автоматизированные системы по «бумажным документам», что поможет обеспечить их учет, поиск и одновременное обслуживание многих пользователей.
Вначале создание и законодательное закрепление системы управления документами было направлено на исключительно центральные органы. Но с 80-х годов прошлого столетия внимание федерального правительства стало обращаться на документы местных органов.
Как мы видим, история развития системы управления документацией в США прошла немалый путь. После создания независимо государства — США, не было создано какого-либо единого центра хранения документов. Лишь только после 1800 года возникали постоянные архивы центральных учреждений. До первой мировой войны существовала лишь ведомственная система организации архивов, и не существовало объединяющего или контролирующего их деятельность органа. Эта проблема была решена лишь только 19 июня 1934 года, когда был издан «Акт о Национальном архиве», согласно которому создавался Национальный архив США.
Специальная комиссия Гувера также помогла решить многие проблемы, связанные с управлением документации. В связи с созданием компьютера уже с 70-х годов прошлого столетия в США стали пропагандировать создание полностью электронного документооборота. Но из-за повышения объема документов американские специалисты пришли к выводу, что сосуществование бумажных и электронных носителей будет продолжительным.
Литература:
- Архивное дело Америки //http://helpiks.org (дата обращения: 20.04.2018).
- Бржостовская Н. В. Архивы и архивное дело в зарубежных странах. М., 1976. –С.130.
- Банасюкевич В. Д. Сокова А. Н. Управление документацией.//Отечественные архивы.1992. № 2. -С.102.
- Вяткина А. А. История становления и развития норимативно-методической базы делопроизводства США. Тамбов, 2005 –С.86.
- Управление документацией за рубежом: Учебное пособие/ В. В. Степанова, А. В. Савельева, Л. А. Якубова, Т. В. Судник. — Нижневартовск: Изд-во Нижневарт. гос. ун-та, 2013. —С.171.
