В данной статье будет рассмотрено применение конструктора должностных папок как инструмента по оптимизации времени требуемого для «внедрения» нового сотрудника в компанию. Поэтапно разобран процесс создание должностной папки сотрудника. Приведены решения для увеличения скорости получения первых результатов новым сотрудником компании.
Должностная папка — это документ, в котором указаны основные функции (обязанности), и последовательность их выполнения (алгоритм работы) сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. [1]
Важно уточнить, что должностная папка не является учебным пособием или каким-либо курсом обучения данной профессии, кандидат на пост должен иметь необходимый уровень знаний и образование соответствующее занимаемой должности.
Основным критерием для определения хорошей должностной папки является способность нового сотрудника произвести ожидаемый от данного поста продукт (результат) используя материалы из должностной папки.
Для создания должностной папки воспользуемся конструктором [2]. Интерфейс добавления новой папки визуально разделен на 3 части (шага):
- Содержание — это краткое описание должностной папки. Определяет расположение обязанностей внутри нее.
- Обязанности — внутренняя часть должностной папки с подробным описанием как именно нужно выполнять обязанности, указанные во вкладке “Содержание”. Что ожидается в результате их выполнения. И примеры успешных действий, которые уже приводили к отличным результатам при выполнении данной обязанности другим сотрудником, занимавшим тот же пост ранее.
- Контрольный лист. Список заданий, в которых обучающегося просят прочитать определенный материал, написать по нему эссе, выполнить практическое или тренировочное упражнение. Это делается для проверки понимания изученного материала сотрудником, и то что он выработал необходимый навык, который в дальнейшем он будет применять в своей работе.
Рассмотрим подробно, вкладку «Содержание» (рис. 1). Она содержит определенный список полей обязательных для заполнения.
Рис. 1. Содержание должностной папки
Поля вкладки «Содержание»:
- Название поста. Это есть ни что иное как название обязанности, например: «менеджер по продажам».
- Цель компании. Формулировка цели вашей компани. Должна отвечать на вопрос: «какую пользу клиентам хочет принести ваша компания».
- Цель поста. Краткое описание того, за что несет ответственность данный пост.
- К какому отделу относится. Отдел или подразделение к которому относится сотрудник.
- Продукт поста. Это результат, который должен быть получен в результате выполнения всех обязанностей сотрудника. Продуктов может быть несколько.
- Статистики. Это то, с помощью чего можно измерять сколько было произведено продуктов за определенный период времени. Например количество продаж или совершенных презентация.
- Список обязанностей. Это перечисление всех обязанностей, которые должен выполнять сотрудник занимающий данный пост. Выполнение этих обязанностей должно приводить к производству продуктов поста. Указываются только заголовки, так как развернутое описание будет заполняться на следующем шаге.
На вкладке «Обязанности» находится подробное описание обязанностей поста. Первое раздел — «Общее» может содержать в себе вводную информацию по посту или общие положения по занимаемой должности. Далее, в порядке сформированном на первом шаге, идут описания обязанностей поста. В начале дается краткое описание обязанности, затем описывается результат, ожидаемый от выполнения данной обязанности, и в завершении, дается последовательность действий для выполнения данной обязанности.
Вкладка «Контрольный лист» состоит из заданий, необходимых для выполнения новым сотрудником. Например можно создать задание о прочтении должностной папки и написания эссе, для того чтобы понять что сотрудник может объяснить цели и порядок своей работы своими словами, а следовательно, понимает предъявляемые к нему требования компании.
После завершения создания должностной папки в интерфейсе конструктора будет доступна функция печати как всей папки целиком так и печати контрольного листа отдельно.
Важной особенностью конструктора должностных папок является возможность приглашать сотрудников фирмы и давать им доступ к просмотру информации. Для этого в меню «Пользователи» (рис. 2) нужно нажать на кнопку «добавить сотрудника», после чего указать данные сотрудника и нажать на «сохранить». Новый сотрудник получит уведомление на электронную почту с логином и паролем для доступа.
Рис. 2. Процедура добавления нового сотрудника
Наличие у конструктора должностных папок большого количества незаменимых на сегодняшний день функций и возможностей во многом является результатом применения программных разработок Юрия Бушева, чьи идеи и их реализации легли в основу функционирования данного сервиса. В итоге был создан новый, не имеющий аналогов и востребованный на рынке продукт, повышающий эффективность работы новых сотрудников компаний в России.
Литература:
- Зачем нужна должностная инструкция. // delo-press.ru. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=6509 (дата обращения: 28.05.2018).
- Конструктор должностных папок. // thm.su. URL: http://thm.su
