Делопроизводство общественных организаций конца XIX–начала XXвв. формировалось под влиянием определенных норм и правил обработки документов государственных учреждений, крупных частновладельческих предприятий и организаций общественного порядка. В рамках настоящей статьи представляется необходимым рассмотреть формирование делопроизводства общественных организаций, обратившись к концу XIX–начала XXвв., развитие и формирование их документооборота как самостоятельного вида. Понимание общих закономерностей развития российского делопроизводства позволяет понять, как в условиях того времени формировалась внутренняя структура организаций, их деятельность и взаимодействие с государством и населением.
В XIX — начале XX в. образование большого количества общественных объедений поднимал главный вопрос, который заключался в документальном, а также юридическом закреплении прав и обязанностей таких объединений, для их сохранения и регулирования деятельности, как внутри организации, так и в взаимодействии с местной администрацией.
Во-первых, в связи с акционированием промышленности и созданием монополий и, во-вторых, в связи с возникновением организаций различной направленности, объединяющих населений как одной, так и разных губерний, послужило к развитию и расширению ведения делопроизводства [1] общественных организаций, что позволила вести различную переписку как внутри самой такой организации, так и с вышестоящими учреждениями по вопросам, касающимся их деятельности.
Таким образом, с развитием института общественных организаций развивалась и система документирования их деятельности.
Любая общественная организация, ведя свою обработку документов, опиралась на нормативную базу и общие правила ведения документооборота. Поэтому следовало знать четкое определение «делопроизводство». Однако до второй половины XIX века единого существующего термина не было, однако многие исследователи-практики в этой области такие, как В. Мельман [3], Ю. А. Тиличеев [5], Майзельс [2], изучающие общее ведение делопроизводство в организации, определяли его как «совокупность действий производящимся по деловым бумагам».
По представленным примерам можно выразить основную идею делопроизводства, такую как совокупность действий, производящиеся над документом, а именно создание, фиксация, движение, исполнение, хранение и его контроль.
С точки зрения исторического источника под делопроизводством понимается исторический источник, функция которого является документное обслуживание различных управляющих систем (государственное делопроизводство, вотчинное делопроизводство, делопроизводство акционерных компаний, делопроизводство некоммерческих организаций, объединений и т. д.).
В структуре делопроизводства выделяется группа, обеспечивающая принятие и реализацию управленческих решений, и группа, обеспечивающая документооборот. Так, например, изучение формирования делопроизводства конца XIX — начала XX в. общественных организаций помогает проследить их развитие, с помощью анализа документальных материалов, имеющих архивное хранение таких, как организационно-распорядительных (уставы, положения), переписка личного характера, переписка с местной администрацией, документы финансового характера и т. д.
Нормативно-правовые акты (уставы, положения) занимали важное значение в регулировании деятельности общественных организаций дореволюционной России. Их важность состояло в том, что в них были собраны основные действия существования организации: 1) цель; 2) задачи; 3) список членов организации; 4) действия, связанные с финансами. Все эти документы фиксировали решения административных и организационных вопросов деятельности организаций, регулировали и координировали их деятельность, позволяли обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач.
Вторыми по значимости являлись распорядительные документы (приказы, распоряжения, указы и т. д.), действующие в сфере управления. С помощью них определялись функции и права учредителей организаций, устанавливали структуру и штаты отделов (канцелярия, отдел финансирования и т. д.), фиксировали кадровые решения.
Оформление большинства распорядительных документов была одинакова, отличие заключалось только в заголовочной части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указывались справочные данные общественной организации, на внутренних документах их не было. Цель распорядительных документов являлась регулирование деятельности организаций, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ними задач.
Третьей группой, но не мало важной, являлись информационно-справочные документы, представляющие собой сведения, стимулирующие к определенным решениям. К таким документами относились: докладная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, различная переписка, протокол, акт, справка и т. д.
Большой интерес представляла различная переписка с нуждающимся или обращающимся гражданами, цель которой представляла собой ответы на важные вопросы населения. Вторым видом была переписка с местной администрацией, цель которой являлась, в свою очередь, передача информации, связанная с отчетной документацией, представляющиеся по запросу, а также, в связи с окончанием календарного года.
Согласно «Общим учреждением министерств» (1811г.) [4] устанавливался единообразный порядок «производства дел» в учреждениях государственного аппарата и в общественных организациях. Этапы процесса делопроизводства представлял собой: 1) порядок вступления дел; 2) движение их (производство); 3) отправление дел; 4) ревизия; 5) отчеты.
Таким образом, можно четко определить основные этапы работы с документами:
– организация приема документов;
– направление на исполнение и исполнение;
– контроль за исполнением и отправка.
Документы, поступающие в организацию, во-первых, оказывались в канцелярии, где был этап регистрации в журналах. Процесс регистрации был сложным, так как все поступившие документы регистрировались на всех ступенях их движения: в канцелярии, а также отделах. В канцелярии велся общий журнал поступивших документов, в котором излагалось краткое содержание документа, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата поступления.
Регистрировались и все исходящие документы. В «Общем учреждении министерств» [4] выделялось, что «…никакая бумага не исходит ни из канцелярии прежде, нежели она будет внесена в журнал исходящих»...
Таким образом, порядок составления документов также превращался в «обряд». Степень регламентации оформления всех реквизитов документов любой разновидности зависела не столько от назначения документа, сколько от инстанции аппарата, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела по-разному оформленные реквизиты. Это не способствовало выработке общих единых норм оформления и составления документов и лишь усложняло весь процесс работы с ними.
Порядок составления и оформления документов был таким же громоздким и сложным, как и все делопроизводство. Документы были длинными и многословными, несмотря на то, что законы требовали краткого и ясного изложения, точности фактов.
Так, общим в делопроизводстве этого периода можно выделить наличие основных документов таких как устав, положение об обществе, который регулировал деятельность организаций. Особенное зависело от особенностей общественных объединений, например, Тульское отделение Императорского православного палестинского общества (ф. 1670) [6] вела переписку не только с губернатором, которому предоставляли отчеты общего характера (финансовые, ежегодные о деятельности и членов общества), но и также велась переписка с Тульской епархии, что являлось особенностью данного общества.
Таким образом, рассмотренные документы и материалы, относящиеся к деятельности общественных организаций Российской империи XIX — начала XX вв., показали структуру, развитие и функционирование системы документации, как самостоятельный вид. Так например, определился четкий и систематизированный алгоритм работы с документами: организация приема и регистрации документов (канцелярия), направление на исполнение и исполнение, контроль за их исполнением, отправка документов.
Литература:
- Данилевский И. Н. Источниковедение: теория. история. метод. источники рос. истории: учебное пособие для студентов вузов// И. Н. Данилевский, В. В. Кабанов, О. М. Медушевская, М. Ф. Румянцева; Рос. гос. гуманитар. ун-т, Ин-т «Открытое о-во». М.: РГГУ. — 2000. — С. 701с. URL:http://www.historichka.ru/materials/istochnikovedenie/index.html
- Майзельс Р. С. Руководство по делопроизводству// Р. С. Майзельс. Моква, Ленинград: ГИЗ. — 1925.
- Мейльман В. Организационная канцелярия/ В. Мейльман. — Киев. — 1924.
- Манифест об «Общем учреждении министерств» от 25 июня 1811 г. URL: http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/ministry.htm
- Тиличеев Ю. А. Руководство по делопроизводству// Ю. А. Тиличеев. — 1921.
- ГАТО, Ф.1670, ОП.1
