Трендом нашего времени стала все большая вовлеченность в электронный документооборот как крупных предприятий, так и небольших некоммерческих организаций. Обмен информацией в электронном виде с органами власти, с банковскими организациями, с энергоснабжающими предприятиями стал необходимым условием. Поэтому назрела необходимость перехода от старинных методов ведения учета на бумажных носителях к современным способам, позволяющим регистрировать, хранить и обмениваться данными по электронным каналам связи. Для перехода на компьютерную систему учета есть два варианта решения:
‒ установка готовой программы, настроенной под нужды конкретной организации;
‒ автоматизация учета на основе разработки собственной АИС.
Современный рынок программных оболочек в данный момент времени предлагает достаточно большое количество готовых программных наработок, которые дают возможность решить задачу автоматизации учета различных организаций. Чтобы установленная АИС была максимально полезной, к ней предъявляются определенные требования: уровень подготовки пользователей, укомплектованность компьютерной техникой и прочие параметры.
Но у готовых программных платформ кроме достоинств есть и целый ряд недостатков:
‒ большие затраты на ежемесячные платежи в долгосрочном периоде;
‒ отсутствие адаптированных под конкретную организацию решений;
‒ необходимость платных доработок;
‒ несоответствие особым требованиям организации;
‒ сложность настройки на уровне автоматизации.
‒ универсальность готовых программ приводит к сложностям в освоении программного интерфейса и нередко приводит к ошибкам при работе. [1]
С 1 января 2019 года вступает в силу новый Федеральный закон от 29.07.2017 N 217-ФЗ «О ведении гражданами садоводства и огородничества для собственных нужд и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», согласно которому взносы будут совершаться только через банк на счет товарищества как юридического лица. В связи с чем перевод учета в автоматизированную информационную систему станет не просто необходимым, но и обязательным. Взвесив все плюсы и минусы, можно сделать вывод: создание собственной АИС — это наиболее подходящий вариант для автоматизации учета в рамках садового некоммерческого товарищества (СНТ).
Разрабатываемая АИС должна предоставлять следующие возможности: [2]
1) Ревизору-бухгалтеру- оперативно принимать взносы от членов СНТ, обрабатывать банковские выписки, печатать отчеты.
2) Электрику — возможность заносить показания приборов учета электроэнергии.
3) Председателю — просматривать отчетность СНТ, составлять смету доходов и расходов и контролировать ее исполнение.
В функционал АИС должен быть добавлен генератор постороения отчетов с последующим выводом отчетных форм в приложение OpenCalc. При необходимости пользователю должна быть доступна функция вывода отчета на принтер или возможность сохранения на носитель информации.
Назначение разрабатываемой АИС:
‒ оптимизация использования рабочего времени персонала;
‒ облегчение работы сотрудников в части оперативности получения и обработки информации (автоматический расчет, исключение дублирования ввода данных, автоматическое формирование выходных форм).
Автоматизации подлежат процессы учета платежей от членов СНТ(ввод, изменение и поиск необходимых данных), документооборот, построение отчетов.
В АИС будут созданы следующие АРМ:
‒ председателя;
‒ ревизора-бухгалтера;
‒ электрика.
В состав АИС войдут следующие подсистемы:
‒ прием взносов;
‒ учет показаний электросчетчиков;
‒ справочники (члены СНТ, виды платежей, банки);
‒ получение отчетов;
Работа в АИС должна быть организована в автономном режиме с возможностью подключения через удаленное соединение. Пользователи АИС должны обладать базовыми навыками работы с OC Windows и офисными программами типа OpenOffice. Для работы в АИС достаточно быть опытным специалистом в своей предметной области без необходимости быть специалистом в области вычислительной техники. [3]
Для удовлетворения требований по эргономике диалог должен быть организован в виде понятного для пользователя интерфейса.
Все составляющие связаны с базой данных, где каждая подсистема имеет доступ к необходимым справочникам и таблицам. [2]
Рассмотрим назначение каждой из составляющих БД.
1. Подсистема приема платежей позволяет оформить приход в кассу взносов членов СНТ с использованием информации из базы данных (тариф, вид взноса, ФИО плательщика). Сумма платежа устанавливается автоматически по данным списка платежей или по данным электросчетчика. Взаимодействует с данными из справочника членов СНТ и справочника видов взносов.
Основные функции подсистемы:
‒ возможность просмотра БД;
‒ возможность редактирования записей;
‒ возможность добавление новых записей.
‒ составление отчетов по различным критериям (временной промежуток, статистика по должникам, видам платежей).
2. Подсистема учета электроэнергии используется для ввода показаний приборов учета электроэнергии как общих, так и индивидуального пользования. Взаимодействует с данными, внесенными в справочник членов СНТ.
Основные функции подсистемы:
‒ работа с записями в базе данных;
‒ расчет потребленной электроэнергии.
3. Подсистема работы с финансами позволяет отслеживать данные о поступлении и расходовании денежных средств на расчетном счете СНТ.
Основные функции подсистемы:
‒ работа с записями базы данных;
‒ составление отчетов (выписок из банка).
4. Подсистема исполнения сметы позволяет составлять смету расходов и доходов членов СНТ. Взаимодействует с подсистемой «Финансы», «Электроучет» и «Прием платежей».
Основные функции:
‒ работа с записями в базе данных;
‒ контроль исполнения сметы;
‒ печать отчетов.
5. Справочник видов платежей предназначен для работы со списком записей об основных видах взносов и платежей. Основное назначение справочника — работа с записями в базе данных.
6. Справочник членов СНТ предназначен для работы со списком записей о членах СНТ. Основное назначение справочника — работа с записями в базе данных.
7. Справочник банков предназначен для работы со списком записей о расчетных счетах в банке, данные учитываются при учете в подсистеме «Смета». Основное назначение справочника — работа с записями в базе данных.
Рис. 1. Структура базы данных АИС
Из главного окна программы пользователю предоставляется возможность перейти к формам: «Раздел справочных данных», «Раздел учета платежей», «Раздел учета электроэнергии», «Отчеты».
Справочник «Банки» содержит информацию о расчетных счетах и реквизитах банка.
Справочник «Члены СНТ» содержит информацию о членах СНТ. Предусмотрены режимы добавления и удаления записей.
Справочник «Виды платежей» содержит информацию о видах платежей и взносов Предусмотрены режимы добавления и удаления записей.
Форма «Учет показаний электросчетчиков» дает возможность ввести заводские номера счетчиков, дату ввода показаний и показание счетчика. При выходе из формы производится автоматический расчет стоимости потребленной электроэнергии и расчет процента потерь по линиям СНТ.
При выборе пункта меню «Прием взносов» открывается окно ввода данных. Дата и номер платежа устанавливаются автоматически, при этом дата может корректироваться. Обязательно регистрируется порядок оплаты: через банк или в кассу. ФИО плательщика и наименование платежа устанавливаются автоматически по данным из справочников платежей и списка членов СНТ. Введенные данные сохраняются по кнопке «Сохранить». После этого становится доступным меню печать документов на оплату.
Форма «Составление отчетов» дает возможность получать следующие виды отчетов:
‒ «Кассовая книга»;
‒ «Книга учета доходов и расходов»;
‒ «Оборотная ведомость»;
‒ «Журнал расчетов по банку»;
‒ «Журнал неплательщиков»;
‒ «Журнал исполнения сметы»;
‒ «Журнал учета показаний электросчетчиков».
Разработанная АИС обладает целым рядом преимуществ: [3]
‒ малая финансовая затратность;
‒ доступность использования для неподготовленных пользователей;
‒ доступный интерфейс, простая и удобная настройка и установка.
Все вышеперечисленное делает эту АИС эффективной и надежной для использования в компьютерном учете в рамках некоммерческой организации.
Литература:
- А. М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник. М.: Финансы и статистика, 2005
- Мололкина О. Л. Автоматизация бизнес-процессов малого предприятия // Молодой учёный № 26 (130) / 2016
- Архангельский А. Я. Программирование Delphi7 — Москва, 2005.
