О кадровом делопроизводстве и обеспечении деятельности комиссий в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга



Ключевые слова: исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга, кадровое делопроизводство, комиссия, правила внутреннего трудового распорядка, служебный распорядок, структурная схема ИОГВ, штатное расписание ИОГВ, приказы по личному составу, должностные регламенты, должностные инструкции, аттестационная комиссия, конкурсная комиссия, комиссия по проверке знаний требований охраны труда, комиссия по проведению конкурса на замещение вакантной должности руководителя государственного унитарного предприятия и руководителя государственного учреждения, подведомственных ИОГВ, комиссия по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга ИОГВ и урегулированию конфликта интересов, комиссия по установлению квалификационных категорий, комиссия по противодействию коррупции, комиссия по проведению служебной проверки, комиссия по приему-передаче дел руководителя ИОГВ, комиссия по рассмотрению вопросов, связанных с истечением стажа.

Кадровое делопроизводство и обеспечение деятельности комиссий в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга (далее — ИОГВ) занимают одно из значимых мест в кадровой работе.

1. Кадровое делопроизводство. Кадровики ежедневно создают документы, участвуют в документообороте, осуществляют хранение и использование документов, которые касаются кадровых вопросов. Оформление документов производится в соответствии с нормами ГОСТ Р 7.0.97–2016.

Рассмотрим следующие документы по кадровым вопросам, которые создают кадровики и с которыми они работают.

Правила внутреннего трудового распорядка ИОГВ (далее— правила). Служебный распорядок ИОГВ (далее— распорядок).

В ИОГВ кадровики совместно с сотрудниками юридической службы разрабатывают правила и распорядок. Это связано с тем, что ИОГВ комплектуются государственными гражданскими служащими Санкт-Петербурга (далее — гражданские служащие) и лицами, замещающими должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга (далее — работники). [1]

В связи с отсутствием примерных/типовых правил для ИОГВ, каждый государственный орган разрабатывает свой вариант правил. За основу разработки правил берутся Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213, которые действуют в части, не противоречащей Трудовому кодексу Российской Федерации (далее — ТК РФ).

В статье 189 ТК РФ дается определение правилам и перечисляются разделы, которые должны включаться в правила. «Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя».. [4]

Перечислим разделы правил:

1. Общие положения.
2. Порядок приема и увольнения работников (главы 11–13 ТК РФ).
3. Основные права и обязанности работодателя (статья 22 ТК РФ).
4. Основные права и обязанности работников (статья 21 ТК РФ).
5. Режим работы и время отдыха (время начала и окончания рабочего дня, продолжительность рабочего дня и рабочей недели /статья 100 ТК РФ/; время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность /статья 108 ТК РФ/; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем /статья 101 ТК РФ/; выходные дни /статья 111 ТК РФ/; продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков /статья 116 ТК РФ).
6. Оплата труда (статьи 135,136 ТК РФ).
7. Поощрения за успехи в работе (статья 191 ТК РФ).
8. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины (раздел VIII ТК РФ).
9. Материальная ответственность (раздел XI ТК РФ).
10. Трудовые споры (раздел XIII ТК РФ).

В соответствии со статьей 190 ТК РФ правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. В ИОГВ, как правило, нет представительного органа работников. Процесс утверждения правил реализуется посредством процедуры согласования с кадровыми, финансовыми и юридическими структурными подразделениями.

В соответствии с пунктом 5.16 ГОСТ Р 7.0.97–2016 правила утверждаются распорядительным документом (приказом, распоряжением) руководителя ИОГВ. [10]

В соответствии со статьей 773 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень), правила хранятся в ИОГВ в течение одного года после замены новыми.

В связи с отсутствием примерных/типовых распорядков ИОГВ каждый государственный орган разрабатывает свой вариант распорядка.

Анализ распорядков [18], [19], [20] показал, что ИОГВ при разработке служебных распорядков берут за основу Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213 и ориентируются на требования Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Трудового кодекса Российской Федерации.

В соответствие со статьей 56 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» «служебный распорядок государственного органа определяется нормативным актом государственного органа, регламентирующим режим службы (работы) и время отдыха» (утверждается приказом (распоряжением) ИОГВ).

Обобщая информацию о содержании распорядков [18], [19], [20], авторы перечисляют следующие разделы:

1. Общие положения.
2. Порядок поступления граждан на государственную гражданскую службу и увольнение с государственной гражданской службы (порядок приема и увольнения гражданских служащих).
3. Основные права и обязанности гражданского служащего и представителя нанимателя (основные права и обязанности гражданских служащих).
4. Служебное время и время отдыха (режим службы и время отдыха гражданских служащих).
5. Выплата денежного содержания.
6. Поощрения и награждения за гражданскую службу (виды поощрений и награждений и порядок их применения).
7. Аттестация гражданских служащих.
8. Классные чины гражданской службы.
9. Ответственность за нарушения служебной дисциплины.
10. Заключительные положения.

В качестве приложений к распорядку включаются Правила этики и служебного поведения гражданских служащих, Перечень должностей гражданской службы, при замещении которых гражданским служащим устанавливается ненормированный служебный день.

Авторы замечают, что на сегодняшний день нет единой типовой формы распорядка для ИОГВ (каждый ИОГВ по-своему называет разделы и определяет их детализацию и количество). Также на сегодняшний день нет типовой формы правил для ИОГВ. По мнению авторов, типовые формы распорядка и правил для ИОГВ необходимы. Почему? Потому что типовые формы распорядка и правил позволят кадровикам избежать существенных ошибок в содержании документов при разработке распорядков и правил в своих ИОГВ и единообразно оформить организационно-правовую документацию.

Также типовые формы распорядка и правил позволят экономить бюджетные средства. В соответствии со статьёй 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях за нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права предусмотрены штрафы к нарушителям. Если правила и распорядок в ИОГВ будут сформированы в соответствии с действующим законодательством, то и штрафов по этим документам не будет.

В соответствии со статьей 773 Перечня распорядок хранится в ИОГВ в течение одного года после замены новым.

Структурная схема ИОГВ. Штатное расписание ИОГВ

Для разработки штатного расписания ИОГВ ориентиром служит форма штатного расписания, утверждённая постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1.

На сегодняшний день кадровики ИОГВ используют в работе форму, разработанную Комитетом государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга. [1]

Штатное расписание ИОГВ согласуется с начальником финансового подразделения ИОГВ, Комитетом государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, Комитетом финансов Санкт-Петербурга, руководителем ИОГВ, вице-губернатором Санкт-Петербурга, курирующим и контролирующим ИОГВ.

Для разработки структурной схемы ИОГВ и штатного расписания ИОГВ необходимо проработать следующие документы:

– Закон Санкт-Петербурга от 30.06.2005 № 399–39 «О государственной гражданской службе Санкт-Петербурга»;

– Закон Санкт-Петербурга от 08.06.2005 № 302–34 «О Реестре государственных должностей Санкт-Петербурга и Реестре должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга»;

– Закон Санкт-Петербурга о бюджете Санкт-Петербурга на соответствующий финансовый год;

– Закон Санкт-Петербурга от 23.06.2005 № 347–40 «О расчетной единице»;

– постановление Губернатора Санкт-Петербурга от 28.06.2005 № 224-пг «О группах исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга»;

– постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30.03.2009 № 341 «О предельной численности должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга и должностей, не являющихся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга»;

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2006 № 78-рп «О требованиях к формированию структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга»;

– постановление Правительства Санкт-Петербурга от 29.04.2010 № 528 «Об оплате труда работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга».

В соответствии со статьей 71 Перечня штатное расписание хранится постоянно. Следует помнить, что приказы о штатных расписаниях должны утверждаться приказами по основной деятельности.

В соответствии со статьей 64 Перечня структурная схема ИОГВ хранится постоянно.

Приказы по личному составу. Журнал регистрации приказов по личному составу

К приказам по личному составу относятся приказы: прием; перемещение; совмещение; совместительство; перевод; увольнение; аттестация; повышение квалификации; присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения; награждения; оплата труда; премирование; различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; отпуска по уходу за ребенком; отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. [13]

В соответствии со статьей 19 Перечня срок хранения приказов по личному составу установлен в 75 лет. Следует помнить, что приказы о дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках; отпусках, в связи с обучением; дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках хранятся 5 лет [13] и ведутся в отдельном деле.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу установлен в 75 лет в соответствии со статьей 258 «б» Перечня. Срок хранения журнала регистрации приказов о дисциплинарных взысканиях; ежегодных оплачиваемых отпусках; отпусках, в связи с обучением; дежурствах; краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках определен в 5 лет.

В настоящее время унифицированной формы журнала регистрации приказов по личному составу (далее — журнал) нет. Авторы используют следующий вариант.На обложке журнала отражается информация: наименование органа власти; Дело № __; Журнал регистрации приказов по личному составу (раскрываются в скобках виды приказов/прием, перевод …); номера приказов (с № 1-к по 424-к); период, например, с 12.01.2015 по 29.12.2015; количество листов; срок хранения. В журнале наименование столбцов следующее: № приказа; дата; содержание приказа; приложение (заявления, перечень должностей). Журнал завершается листом-заверителем дела № ___, который подписывает руководитель кадрового подразделения государственного органа.

Положения оструктурных подразделениях ИОГВ

Положения о структурных подразделениях ИОГВ являются организационно-правовыми документами, раскрывающими предназначение структурных подразделений ИОГВ.

Анализ ряда положений, в частности:

– положения о контрольном управлении Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утвержденного приказом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 24.12.2012 № 81-пв;

– примерного положения о юридическом управлении (отделе, секторе) исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 04.07.2006 № 821;

– положения о Финансово-бухгалтерском управлении Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утверждённого приказом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 18.12.2003 № 56-пв;

– примерного положения о подразделении исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам государственной службы и кадров, утвержденного распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 27.01.2006 № 4-рп

позволяет определить основные составляющие содержания положения о структурном подразделении ИОГВ. Вот они:

1. Общие положения (для чего создается структурное подразделение).
2. Задачи структурного подразделения.
3. Полномочия структурного подразделения.
4. Структура и руководство структурным подразделением.
5. Финансово-бухгалтерское, материально-техническое и организационное обеспечение деятельности структурного подразделения.
6. Заключительные положения.

Практика показывает, что положение о структурном подразделении ИОГВ утверждается приказом (распоряжением) руководителя ИОГВ. Разработка положения о структурном подразделении осуществляется руководителем структурного подразделения. Проект положения о структурном подразделении визируется разработчиком, согласовывается с должностным лицом, которому непосредственно подчиняется руководитель структурного подразделения.

Проект положения о структурном подразделении ИОГВ проходит согласование у сотрудников кадрового и юридического (правового) подразделений ИОГВ. В соответствии с пунктом 4.4.3 Примерного положения о подразделении исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам государственной службы и кадров, утвержденного распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 27.01.2006 № 4-рп, кадровики в обязательном порядке согласовывают проекты положений о структурных подразделениях ИОГВ. В соответствии с пунктом 3.2 Примерного положения о юридическом управлении (отделе, секторе) исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 04.07.2006 № 821, сотрудники юридических служб в обязательном порядке проводят правовую и лингвистическую экспертизы проектов положений о структурных подразделениях ИОГВ.

Опыт авторов свидетельствует о том, что для качественной разработки проектов положений о структурных подразделениях ИОГВ, кадровики и руководители структурных подразделений должны совместно начинать работу с документами. Дело в том, что руководители структурных подразделений в большинстве своем не обладают достаточными навыками и знаниями, необходимыми для разработки положений о структурных подразделениях. Это приводит к многочисленным возвратам проектов документов на доработку и увеличению рабочего времени, отведенному для данной работы.

Авторы напоминают, что в соответствии со статьями 55 и 56 Перечня положения о структурных подразделениях ИОГВ хранятся постоянно.

Копии положений о структурных подразделениях направляются в соответствующие структурные подразделения.

По мнению авторов, в качестве совершенствования институтов государственной гражданской службы Санкт-Петербурга необходимо издать порядок разработки и утверждения положения о структурном подразделении ИОГВ, включая примерную форму положения о структурном подразделении ИОГВ.

Должностные регламенты государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга. Должностные инструкции лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга

Распоряжением Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 27.03.2013 № 12-ра утверждены Методические рекомендации по разработке должностных регламентов государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга и примерные должностные регламенты руководителя ИОГВ, руководителей структурных подразделений ИОГВ, советников (помощников) руководителя ИОГВ, специалистов, обеспечивающих специалистов.

Авторы обращают внимание на следующие важные моменты разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностных регламентов:

– должностной регламент разрабатывается непосредственным руководителем гражданского служащего по каждой должности гражданской службы согласно штатному расписанию ИОГВ, подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с кадровым и юридическим (правовым) подразделениями ИОГВ, утверждается руководителем ИОГВ. Должностной регламент представляется для согласования в кадровое и юридическое (правовое) подразделения ИОГВ вместе с положением о структурном подразделении, а также положениями об отделах, секторах и секторах в отделах, образованных в структурных подразделениях [17];

– при разработке должностного регламента используется Справочник квалификационных требований к специальностям, направлениям подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для замещения должностей государственной гражданской службы с учетом области и вида профессиональной служебной деятельности государственных гражданских служащих, составленный Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации;

– должностные регламенты руководителей ИОГВ разрабатываются Комитетом государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, согласовываются с Юридическим комитетом Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и утверждаются Губернатором Санкт-Петербурга [17];

– гражданский служащий знакомится с должностным регламентом под подпись с указанием замещаемой должности гражданской службы и даты ознакомления [17];

– подлинник должностного регламента хранится в кадровом подразделении ИОГВ [17];

– подлинник должностного регламента руководителя ИОГВ хранится в Комитете государственной службы и кадровой политики Администрации Губернатора Санкт-Петербурга [17];

– ответственность за оформление и хранение должностных регламентов возлагается на кадровое подразделение ИОГВ.

В соответствии со статьёй 80 Перечня должностные регламенты хранятся 75 лет.

Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, ИОГВ самостоятельно решают, как ее оформить и вносить в нее изменения. [2]

В качестве своего примера авторы приводят следующий перечень разделов, которые прописываются при формировании должностной инструкции:

1. Общие положения (виды деятельности, назначение и освобождение от должности, подчинение, знание законодательства Российской Федерации и Санкт-Петербурга).
2. Квалификационные требования (образование, стаж, знания специальности, профессиональные навыки).
3. Должностные обязанности (обязанности общие, обязанности исходя из возложенных на подразделение задач).
4. Права.
5. Ответственность.
6. Перечень вопросов, по которым работник вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения.
7. Перечень вопросов, по которым работник вправе или обязан участвовать при подготовке проектов правовых актов и проектов управленческих решений.
8. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений.
9. Порядок служебного взаимодействия работника в связи с исполнением им должностных обязанностей.
10. Перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям.
11. Показатели и критерии оценки эффективности и результативности профессиональной деятельности работника.

Должностные инструкции разрабатываются непосредственными руководителями работника согласно штатному расписанию ИОГВ, подписываются руководителями структурных подразделений, согласовываются с кадровым и юридическим (правовым) подразделениями ИОГВ, утверждаются руководителем ИОГВ. Должностные инструкции представляются для согласования в кадровое и юридическое (правовое) подразделения ИОГВ вместе с положениями о структурных подразделениях, а также положениями об отделах, секторах и секторах в отделах, образованных в структурных подразделениях.

Должностные инструкции разрабатываются с учетом требований ТК РФ; Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих; Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих; профессиональных стандартов.

Работник знакомится с должностной инструкцией под подпись с указанием даты ознакомления.

Подлинник должностной инструкции хранится в кадровом подразделении ИОГВ.

В соответствии со статьёй 77 Перечня должностные инструкции хранятся 75 лет.

Историческая справка. Всоответствии с пунктом 7.6.1 Основных Правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила) [11] государственные организации составляют историческую справку. Историческая справка состоит из разделов: история возникновения и развития организации, история фонда, характеристика документов фонда. [11]

На практике работа по разработке исторической справки начинается с определения должностных лиц, ответственных за ведение исторической справки ИОГВ. Так, в Комитете по информатизации и связи приказом Комитета по информатизации и связи назначены ответственные за разработку и ведение исторической справки. Это руководитель кадрового подразделения и главный специалист кадрового подразделения. Приказом Комитета по информатизации и связи определено, что актуализация исторической справки производится один раз в год на 01 января текущего года.

Авторы, следуя Правилам, приводят свой опыт. Историческая справка Комитета по информатизации и связи (далее — Комитет) содержит:

– полное описание создания и развития Комитета (до сегодняшнего дня), его задачи, функции, предметы ведения, полномочия;

– перечисление подведомственных Комитету предприятий и учреждений (по годам);

– структурные изменения Комитета (по годам);

– перечисление председателей Комитета (годы руководства Комитетом, краткие заслуги должностных лиц);

– содержание фонда архива (по годам);

– количественные характеристики архивного фонда.

В соответствии со статьёй 246 Перечня историческая справка Комитета хранится постоянно.

Личные дела гражданских служащих. Всоответствии со статьей 10 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609, в личное дело гражданского служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Личное дело гражданского служащего ведется кадровой службой государственного органа. [6]

Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив. [6]

Перечень документов, приобщаемых к личному делу гражданского служащего, определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела [6] и Типовым положением о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга. [14]

В соответствии со статьёй 656 Перечня личные дела гражданских служащих хранятся 75 лет.

Личные дела работников. Впрямой постановке термин «личное дело работника» мы не находим в ТК РФ. Однако в соответствии со статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем (в нашем случае ИОГВ). Из данных норм следует, что ИОГВ должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. [2] В этой связи, для единого подхода к применению норм трудового законодательства в ИОГВ предлагается разработать положение о формировании и ведении личного дела работника.

Следуя требованиям Перечня, авторы включают в личные дела работников:

– письменные уведомления руководителя ИОГВ об увольнении работников с указанием причин (статья 654 Перечня);

– заявления, копии приказов и выписки из них, анкеты, копии документов об образовании, копии трудовой книжки, копии свидетельств о постановке на учет в налоговом органе, копии страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (статья 656 Перечня);

– трудовые договоры, дополнительные соглашения (статья 657 Перечня);

– документы, заявления работника о согласии на обработку персональных данных (статья 665 Перечня).

В соответствии со статьёй 656 Перечня личные дела работников хранятся 75 лет.

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих. Всоответствии с пунктами 21, 23 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609, при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы. [6]

В соответствии с пунктами 8.4, 8.5 Типового положения о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 № 773 «О типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга» передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается руководителями кадровых служб и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа — получателя почтового отправления. [14]

Подготовка к передаче личного дела гражданского служащего оформляется в следующем порядке [14]:

– документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются;

– нумерация листов личного дела гражданского служащего производится арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа без затрагивания текста документа;

– листы внутренней описи документов нумеруются отдельно;

– в начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи;

– на обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы — первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы;

– в конце личного дела гражданского служащего помещается лист-заверитель личного дела гражданского служащего по форме согласно инструкции по делопроизводству в исполнительном органе;

– лист-заверитель личного дела гражданского служащего подписывается работником, уполномоченным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, даты подписания, и заверяется печатью кадровой службы.

Авторы напоминают, что при передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись. [14]

В соответствии со статьёй 667 Перечня акты приема-передачи личных дел государственных гражданских служащих хранятся 75 лет.

Личные карточки работников (№Т-2), личные карточки государственных служащих (№Т-2ГС) (далее— личные карточки). Личные карточки ведутся по установленной форме. [12] Личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы ИОГВ на основании следующих документов:

– приказа о приеме на работу;

– паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

– трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

– страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

– документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

– документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). [12]

Во избежание ошибок авторы обращают внимание на обязательное использование классификаторов при заполнении личных карточек работников. В частности, Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления (ОКАТО) для заполнения личной карточки работника; Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) для заполнения личной карточки работника; Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) для заполнения личной карточки работника; Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) для заполнения личной карточки работника; Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) для заполнения личной карточки работника; Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) для заполнения личной карточки работника. [12]

В соответствии со статьёй 658 Перечня личные карточки хранятся 75 лет.

Авторы дополнительно обращают внимание на сроки хранения следующих документов:

– графики предоставления отпусков хранятся один год (статья 693 Перечня);

– табели (графики), журналы учета рабочего времени хранятся 5 лет/при тяжелых, вредных и опасных условиях труда хранятся 75 лет (статья 586 Перечня);

– локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников хранятся постоянно (статья 655 Перечня);

– протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликтов хранятся постоянно (статья 678 Перечня).

Приведенные документы не являются исчерпывающими.

Для наглядности авторы систематизировали информацию в схеме 1 (См. Схему 1). Данная схема в своем содержании включает основные виды документов, с которыми работают сотрудники подразделений по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ. В Комитете по информатизации и связи схема служит ориентиром для самопроверки и занятий по специальности.

Опыт работы показывает, что кадровое делопроизводство является сложным и ответственным видом кадровой работы. В кадровых документах нет мелочей. От кадровиков требуется пристальное внимание к каждой букве документа. Авторы напоминают кадровикам о необходимости актуализации своих знаний перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно акцентируется внимание на то, что к кадровому делопроизводству может быть допущен только тот кадровый работник, который имеет допуск к персональным данным.

2. Обеспечение деятельности комиссий висполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга.

Аттестационная комиссия. Правовые основы:

– Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

– Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110;

– Положение о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 111;

Таблица 1

Структурная схема ИОГВ. Статья 64 Перечня. Срок хранения: постоянно. Штатное расписание ИОГВ Статья 71 Перечня. Срок хранения: постоянно. Необходимо издать руководство/методические рекомендации по разработке структурной схемы и штатного расписания ИОГВ.	Должностные регламенты государственных гражданских служащих СПб. Статья 80 Перечня. Срок хранения: 75 лет. Должностные инструкции лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга. Статья 77 Перечня. Срок хранения: 75 лет. Необходимо разработать типовые формы должностных инструкций.	Положения о структурных подразделениях ИОГВ. Статья 55–56 Перечня. Срок хранения: постоянно. Необходимо издать порядок разработки и утверждения примерного положения о структурном подразделении ИОГВ, включая примерную форму положения о структурном подразделении ИОГВ.
Приказы по личному составу. Статья 19 Перечня. Срок хранения: 75 лет. Журнал регистрации приказов по личному составу. Статья 258 «б» Перечня. Срок хранения: 75 лет. Необходимо разработать форму журнала регистрации приказов по личному составу.	Кадровое делопроизводство	Правила внутреннего трудового распорядка ИОГВ. Служебный распорядок ИОГВ. Статья 773 Перечня. Срок хранения: в течение года после замены новыми. Необходимо разработать типовую форму правил и распорядка ИОГВ.
Протоколы заседаний аттестационной комиссии. Статья 696 Перечня. Срок хранения: 15 лет/ в организациях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда — 75 лет	Табели (графики), журналы учета рабочего времени. Статья 586 Перечня. Срок хранения: 5 лет /при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.	Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников. Статья 655 Перечня. Срок хранения: постоянно.
Акты приема-передачи личных дел гражданских служащих. Статья 667 Перечня. Срок хранения: 75 лет.	Личные дела гражданских служащих. Статья 656 Перечня. Срок хранения: 75 лет.	Графики предоставления отпусков. Статья 693 Перечня. Срок хранения: 1 год
Историческая справка ИОГВ. Статья 246 Перечня. Срок хранения: постоянно. Необходимо разработать положение о типовой исторической справке ИОГВ.	Личные дела работников. Статья 656 Перечня. Срок хранения: 75 лет. Необходимо разработать положение о формировании и ведении личного дела работника.	Личные карточки работников (№ Т-2), личные карточки гражданских служащих (№ Т-2ГС). Статья 658 Перечня. Срок хранения: 75 лет.

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 26.07.2016 № 49-рп «О примерном положении об аттестационной комиссии исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга и внесении изменений в некоторые распоряжения Правительства Санкт-Петербурга».

Обеспечение деятельности аттестационной комиссии.

1. Для проведения аттестации гражданских служащих по решению руководителя ИОГВ издается правовой акт ИОГВ, содержащий положения [9]:

а) о формировании аттестационной комиссии;

б) об утверждении графика проведения аттестации;

в) о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации;

г) о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии.

2. Прорабатывается состав аттестационной комиссии. В состав аттестационной комиссии включаются руководитель ИОГВ или его представитель или первый заместитель, или заместитель руководителя ИОГВ; представители подразделения по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ; представители юридического подразделения ИОГВ; представители подразделения, в котором государственный гражданский служащий Санкт-Петербурга замещает должность гражданской службы; представитель государственного органа Санкт-Петербурга по управлению государственной службой; представители научных, образовательных и других организаций, приглашаемые руководителем ИОГВ в качестве независимых экспертов. Число независимых экспертов должно составлять не менее одной четверти от общего числа членов аттестационной комиссии. [9] Подразделение по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ готовит обращение руководителя ИОГВ о включении в состав аттестационной комиссии независимых экспертов и направляет его в научные, образовательные и другие организации не позднее чем за месяц до начала проведения аттестации (квалификационного экзамена). [15] Состав аттестационной комиссии формируется не позднее чем за 12 дней до начала проведения аттестации.

Важное. Аттестационная комиссия состоит их председателя, заместителя председателя, секретаря и членов комиссии. Все члены аттестационной комиссии при принятии решений обладают равными правами. [9]

3. Прорабатывается график проведения аттестации, который ежегодно утверждается руководителем ИОГВ и доводится до сведения каждого аттестуемого гражданского служащего не менее чем за месяц до начала аттестации.

В графике проведения аттестации указываются [9]:

а) наименование ИОГВ, подразделения, в которых проводится аттестация;

б) список гражданских служащих, подлежащих аттестации;

в) дата, время и место проведения аттестации;

г) дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений ИОГВ.

4. Обеспечивается предоставление в аттестационную комиссию не позднее, чем за две недели до начала аттестации отзыва об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период, подписанный его непосредственным руководителем и утвержденный вышестоящим руководителем. [9]

К отзыву прилагаются сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектов документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. При каждой последующей аттестации в аттестационную комиссию представляется также аттестационный лист гражданского служащего с данными предыдущей аттестации. [9]

5. Ознакомление. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ не менее чем за неделю до начала аттестации должно ознакомить каждого аттестуемого гражданского служащего с представленным отзывом об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период. При этом аттестуемый гражданский служащий вправе представить в аттестационную комиссию дополнительные сведения о своей профессиональной служебной деятельности за указанный период, а также заявление о своем несогласии с представленным отзывом или пояснительную записку на отзыв непосредственного руководителя.
6. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ перед проведением аттестации проводит тестирование гражданских служащих в день проведения аттестации. [9] Тестирование гражданских служащих проводится по следующим группам вопросов:

– вопросы для оценки уровня знания гражданскими служащими законодательства Российской Федерации и Санкт-Петербурга, регулирующего соответствующую сферу деятельности ИОГВ применительно к исполнению должностных обязанностей по должности;

– вопросы для оценки уровня знания кандидатами Конституции Российской Федерации, законодательства Российской Федерации и Санкт-Петербурга о государственной гражданской службе и о противодействии коррупции;

– вопросы для оценки уровня знания кандидатами Устава Санкт-Петербурга, истории и культуры Санкт-Петербурга;

– вопросы для оценки уровня знания гражданскими служащими норм современного русского языка как государственного языка Российской Федерации;

– вопросы для оценки уровня знания гражданскими служащими основ информационно-телекоммуникационных технологий.

Оформление результатов тестирования. Предоставление результатов тестирования в аттестационную комиссию.

7. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ полностью обеспечивает проведение аттестации (подготовка председателя аттестационной комиссии к ведению мероприятия, подготовка помещения к проведению аттестации, размещение членов комиссии, решение организационных вопросов).
8. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ обеспечивает после аттестации:

– предоставление материалов аттестации руководителю ИОГВ не позднее чем через семь дней после ее проведения;

– в течение одного месяца после проведения аттестации по ее результатам издание правового акта ИОГВ или принятие решения руководителя ИОГВ о том, что гражданский служащий:

а) подлежит включению в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста;

б) направляется для получения дополнительного профессионального образования;

в) понижается в должности гражданской службы и подлежит исключению из кадрового резерва в случае нахождения в нем;

– надлежащее оформление протокола заседания аттестационной комиссии [15];

– внесение в личное дело гражданского служащего аттестационного листа гражданского служащего, прошедшего аттестацию и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период. [9]

Конкурсная комиссия. Правовые основы:

– Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

– Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации»;

– Закон Санкт-Петербурга от 01.04.2010 № 119–45 «О порядке оплаты услуг независимых экспертов, включаемых в составы аттестационной и конкурсной комиссий, образуемых в государственном органе Санкт-Петербурга»;

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 26.12.2014 № 82-рп «О Примерном положении о конкурсной комиссии для проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга»;

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 26.12.2014 № 83-рп «Об оценке профессионального уровня граждан Российской Федерации (государственных гражданских служащих), претендующих на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, для замещения которых конкурс не проводится или может не проводиться»;

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 18.12.2014 № 80-рп «О Примерной методике проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга».

Обеспечение деятельности конкурсной комиссии.

1. Формируется решение руководителя ИОГВ об объявлении конкурса в ИОГВ на замещение вакантной должности гражданской службы.
2. На официальном сайте ИОГВ и государственной информационной системе в области государственной службы в сети «Интернет» размещается объявление о приеме документов для участия в конкурсе (федеральный уровень, региональный уровень).
3. Обеспечивается подача гражданами Российской Федерации, гражданскими служащими личных заявлений и документов в ИОГВ (предоставление заявления и документов лично, по почте, в электронном виде с использованием указанной информационной системы).
4. Формируется решение руководителя ИОГВ о проведении конкурса (дата, место, время). Конкурс проводится не позднее чем через 30 календарных дней после дня завершения приема документов для участия в конкурсе. [20]
5. Не позднее, чем за 15 календарных дней до даты проведения конкурса на официальном сайте ИОГВ и официальном сайте государственной информационной системы в области государственной службы в сети «Интернет» размещается информация о дате, месте и времени его проведения, список граждан (гражданских служащих), допущенных к участию в конкурсе. Кандидатам направляются письма по почте (дополнительно не исключается сообщения по телефону, электронной почте). Кандидатам, которые представили документы для участия в конкурсе в электронном виде, — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
6. Правовым актом ИОГВ образуется конкурсная комиссия. Проводится подготовительная работа (письма, согласования, заключение договоров на оказание услуг экспертами).
7. Тестирование проводится в день заседания конкурсной комиссии (подготовка вопросов, подготовка мероприятия, проверка, оценка результатов). [7]
8. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров обеспечивает проведение конкурса в день проведения мероприятия.
9. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров обеспечивает издание акта ИОГВ о включении кандидатов в кадровый резерв для замещения должностей гражданской службы (соответствующая группа).
10. Сообщения о результатах конкурса в 7-дневный срок со дня его завершения направляются кандидатам в письменной форме, при этом кандидатам, которые представили документы для участия в конкурсе в электронном виде, — в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. [7]

Важное. Информация о результатах конкурса в этот же срок размещается на официальных сайтах государственного органа и указанной информационной системы в сети «Интернет». [7]

Авторы обращают внимание на то, что документы претендентов на замещение вакантной должности гражданской службы, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, могут быть возвращены им по письменному заявлению в течение трех лет со дня завершения конкурса. До истечения этого срока документы хранятся в архиве ИОГВ, после чего подлежат уничтожению. Документы для участия в конкурсе, представленные в электронном виде, хранятся в течение трех лет, после чего подлежат удалению. [7]

Комиссия по проверке знаний требований охраны труда. Правовые основы:

– ГОСТ 12.0.004–2015;

– постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Министерства образования Российской Федерации от 13.01.2003 № 1/29 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организации».

Обеспечение деятельности комиссии по проверке знаний требований охраны труда. [3]

1. Решается вопрос о прохождении обучения членами комиссии и проведении проверки у них знаний требований охраны труда в специализированном учебном учреждении (как правило, два члена комиссии проходят обучение по программе «Обучение по охране труда руководителей и специалистов организации», один член комиссии проходит обучение по программе «Специалист по охране труда»).
2. Осуществляется разработка программы обучения по вопросам охраны труда на основе примерных учебных планов и программ по охране труда.
3. Разрабатывается систематизированный учебный материал (теоретические источники и нормативные правовые акты), обеспечивающий самостоятельное изучение гражданскими служащими и работниками программы по охране труда.
4. Формируются вопросы для тестирования и оформляются экзаменационные билеты.
5. Изготавливаются удостоверения по установленной форме.
6. Разрабатывается и издается приказ ИОГВ, утверждающий состав комиссии по проверке знаний требований охраны труда (не менее трех человек); график проведения проверки знаний требований охраны труда у гражданских служащих и работников; программу обучения по охране труда; порядок осуществления проверки знаний требований охраны труда.
7. Подразделение по вопросам государственной службы и кадров обеспечивает работу комиссии в день проведения экзамена. Проверка знаний требований охраны труда осуществляется методом тестирования по экзаменационным билетам. Результаты проверки знаний требований охраны труда у гражданских служащих и работников оформляются протоколом по установленной форме.
8. Гражданскому служащему/работнику, успешно прошедшему проверку знаний требований охраны труда, выдается удостоверение за подписью председателя комиссии по проверке знаний требований охраны труда, заверенное печатью ИОГВ, по установленной форме.

Далее авторы кратко акцентируют внимание на правовых источниках, регламентирующих деятельность следующих комиссий в ИОГВ.

Таблица 2

Аттестационная комиссия. Аттестационная комиссия проводит аттестации и квалификационные экзамены. Решение руководителя ИОГВ. График проведения аттестации. Состав аттестационной комиссии. Эксперты. Отзыв. Ознакомление с отзывом. Организационные вопросы проведения аттестации. Тестирование. Издание правового акта ИОГВ. Принятие решения руководителем ИОГВ по результатам аттестации. Протокол заседания аттестационной комиссии. Приобщение к личному делу аттестационного листа и отзыва. Экзаменационный лист. Протокол заседания аттестационной комиссии (квалификационный экзамен). Приобщение к личному делу экзаменационного листа и отзыва.		Конкурсная комиссия. Решение руководителя ИОГВ об объявлении конкурса. Объявление о приеме документов. Официальный сайт ИОГВ. Прием заявлений и документов граждан, гражданских служащих. Решение руководителя ИОГВ о проведении конкурса. Информация на сайте ИОГВ о дате, месте и времени проведения конкурса, список граждан/гражданских служащих, допущенных к участию в конкурсе. Конкурсная комиссия (подготовительная работа, письма, согласования, заключение договоров на оказание услуг экспертами). Тестирование. Обеспечение проведения конкурса в день проведения мероприятия. Итоги. Включение кандидатов в кадровый резерв. Сообщения о результатах конкурса. Информация о результатах конкурса на сайте ИОГВ.
Комиссия по соблюдению требований кслужебному поведению государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга ИОГВ иурегулированию конфликта интересов	Комиссии ИОГВ		Комиссия ИОГВ по установлению квалификационных категорий
Комиссия по противодействию коррупции ИОГВ		Комиссия ИОГВ по рассмотрению вопросов, связанных систечением стажа
Комиссия по проведению служебной проверки		Комиссия по приему-передаче дел руководителя ИОГВ
Комиссия по проверке знаний требований охраны труда. Обучение членов комиссии. Разработка программы обучения по вопросам охраны труда. Разработка систематизированного учебного материала. Формирование вопросов тестирования. Экзаменационные билеты. Изготовление удостоверений. Приказом ИОГВ утверждается состав комиссии, график проведения проверки знаний по вопросам охраны труда, программа обучения по вопросам охраны труда, порядок осуществления проверки знаний по вопросам охраны труда. Протокол заседания комиссии. Выдача удостоверений. Обеспечение хранения документации.		Комиссия по проведению конкурса на замещение вакантной должности руководителя государственного унитарного предприятия ируководителя государственного учреждения, подведомственных ИОГВ. Образование комиссии. Сообщение о конкурсе. Заявки от кандидатов. Регистрация заявок. Передача заявок в комиссию. Вскрытие конвертов с программами кандидатов. Определение лучшей программы. Собеседование с участниками конкурса. Обсуждение уровня подготовки и качества знаний участников. Выдача конкурсных бюллетеней. Голосование. Подсчет голосов. Участники, занявшие первое, второе место. Протокол. Обеспечение хранения документации.

Комиссия по проведению конкурса на замещение вакантной должности руководителя государственного унитарного предприятия ируководителя государственного учреждения, подведомственных ИОГВ.

Правовые основы:

– Закон Санкт-Петербурга от 26.04.2006 № 223–35 «О государственных унитарных предприятиях Санкт-Петербурга, государственных учреждениях Санкт-Петербурга и иных коммерческих и некоммерческих организациях, учредителем (участником, акционером, членом) которых является Санкт-Петербург»;

– постановление Правительства Санкт-Петербурга от 20.02.2007 № 168 «О порядке назначения на должность и освобождение от должности руководителей государственных унитарных предприятий и государственных учреждений, подведомственных исполнительным органам государственной власти Санкт-Петербурга».

Комиссия по соблюдению требований кслужебному поведению государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга иурегулированию конфликта интересов.

Правовые основы:

– Федеральный закон «О противодействии коррупции»;

– Указ Президента Российской Федерации от 01.07.2010 № 821 «О комиссиях по соблюдению требований к служебному поведению федеральных государственных служащих и урегулированию конфликта интересов»;

– Указ Президента Российской Федерации от 15.07.2015 № 364 «О мерах по совершенствованию организации деятельности в области противодействия коррупции»;

– постановление Правительства Санкт-Петербурга от 03.06.2013 № 369 «О Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности руководителей исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, и урегулированию конфликта интересов».

Комиссия ИОГВ по установлению квалификационных категорий.

Правовые основы:

– Закон Санкт-Петербурга от 30.06.2005 № 399–39 «О государственной гражданской службе Санкт-Петербурга»;

– постановление Правительства Санкт-Петербурга от 13.08.2015 № 691 «Об установлении квалификационных категорий в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга».

Комиссия по противодействию коррупции ИОГВ.

Правовые основы:

– распоряжение Комитета по вопросам законности, правопорядка и безопасности Правительства Санкт-Петербурга от 18.05.2015 № 114-р «Об утверждении Методических рекомендаций по формированию и организации деятельности комиссии по противодействию коррупции в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга».

Комиссия ИОГВ по рассмотрению вопросов, связанных систечением стажа.

Правовые основы:

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 30.01.2013 № 4-рп «О Типовом положении о комиссии исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга по рассмотрению вопросов, связанных с исчислением стажа».

Комиссия по проведению служебной проверки.

Правовые основы:

– Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 23.05.2007 № 53-рп «О Типовом положении о порядке проведения служебных проверок в отношении государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга (за исключением государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга, замещающих должности руководителей исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга)».

Комиссия по приему-передаче дел руководителя ИОГВ.

Правовые основы:

– распоряжение Правительства Санкт-Петербурга «Об образовании комиссии по приему-передаче дел» (издается по каждому конкретному случаю).

Информация не является исчерпывающей.

В таблице 2 авторы наглядно представили комиссии ИОГВ, работу которых обеспечивают подразделения по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ (в части раскрыты процедурные вопросы). В Комитете по информатизации и связи (далее — Комитет) схема 2 применяется для:

– занятий по специальности в Отделе по вопросам государственной службы и кадров;

– подготовки председателей и членов комиссий к работе в комиссиях;

– ознакомления руководства Комитета с частью кадровой работы.

Выводы и предложения:

1. Кадровое делопроизводство, как вид кадровой работы, требует от сотрудников подразделений по вопросам государственной службы и кадров ИОГВ глубоких юридических знаний и навыков применения законодательства (трудового и о государственной гражданской службе) и успешных кадровых практик. Почему авторы самокритично требуют от кадровиков глубоких юридических знаний и навыков применения законодательства и успешных кадровых практик? Потому что кадровое делопроизводство на современном этапе развития кадровой практики и науки о кадровой работе решает ряд значимых задач:

– обеспечивает кадровое строительство ИОГВ;

– обеспечивает систему комплектования ИОГВ гражданскими служащими и работниками;

– обеспечивает систему управления ИОГВ;

– обеспечивает управление гражданскими служащими и работниками в ИОГВ.

2. В целях единого подхода в реализации кадровой политики в ИОГВ необходимо разработать (продолжить работу):

– типовую форму служебного распорядка ИОГВ;

– типовую форму внутреннего трудового распорядка ИОГВ;

– руководство по разработке структурной схемы ИОГВ и штатного расписания ИОГВ;

– форму журнала регистрации приказов по личному составу;

– порядок разработки и утверждения положения о структурном подразделении ИОГВ;

– порядок составления должностной инструкции;

– порядок разработки исторической справки ИОГВ;

– положение о ведении личного дела работника.

3. Важно понимать два главных аспекта. Первый. Обеспечение деятельности комиссий ИОГВ это работа не одного дня. Необходимо заблаговременно подготовить все рабочие материалы и решить организационные вопросы. Второй. Функции комиссий ИОГВ (в частности, коллегиальное обсуждение того или иного вопроса) не могут подменяться единоличными решениями руководителей ИОГВ.
4. Вопросы кадрового делопроизводства и обеспечения деятельности комиссий ИОГВ обращают внимание на труд лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга, в частности, на оплату труда. В настоящее время она не соответствует количеству и качеству затраченного труда работниками. Вот некоторые примеры. Старшие инструкторы кадровых подразделений ИОГВ осуществляют в полном объеме кадровое делопроизводство и обеспечивают работу комиссий ИОГВ, осуществляют мероприятия по охране труда в ИОГВ, обеспечивают производство ведомственного контроля, работают с персональными данными и обеспечивают их сохранность. Старшие бухгалтера/экономисты, в частности, разрабатывают документацию по предоставлению ИОГВ ассигнований на несколько лет вперед (это десятки миллиардов рублей) и не только. Специалисты по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям решают вопросы защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера. На сегодняшний день должностной оклад специалиста по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям составляет 11–12 расчетных единиц, старшего инструктора составляет 13–14 расчетных единиц, старшего бухгалтера/экономиста 14–15 расчетных единиц (одна расчетная единица равна 1300 рублям). Даже с учетом ежемесячных и дополнительных выплат это недостаточное вознаграждение за квалифицированный и высокопрофессиональный труд.

Авторы предлагают внести дополнение в постановление Правительства Санкт-Петербурга от 29.04.2010 № 528 «Об оплате труда работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга». Суть дополнения. Раздел 2 приложения к постановлению Правительства Санкт-Петербурга от 29.04.2010 № 528 дополнить пунктами 45 и 46:

45	Ведущий специалист (финансовые структурные подразделения, подразделения по вопросам государственной службы и кадров, подразделения по вопросам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям)	17–19
46	Главный специалист (финансовые структурные подразделения, подразделения по вопросам государственной службы и кадров, подразделения по вопросам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям)	19–21

Наименование должностей и количество расчетных единиц взято по аналогии с гражданской службой. Такой подход, по мнению авторов, позволит поднять престиж труда работников и восстановить социальную справедливость. Тема весьма актуальная и требует своего внимания, обсуждения и проработки.

Вопросы кадрового делопроизводства и обеспечения деятельности комиссий ИОГВ, затронутые в статье, не являются исчерпывающими и будут дополняться и совершенствоваться.

Литература:

1. Паршин В. Н., Смирнова Н. А., Чернов Д. В. О кадровом строительстве [Текст] // Право: современные тенденции: материалы VI Междунар. науч. конф. (г. Краснодар, октябрь 2018 г.). — Краснодар: Новация, 2018.
2. Паршин В. Н., Смирнова Н. А., Чернов Д. В. Вопросы реализации трудовых отношений лицами, замещающими должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Санкт-Петербурга [Текст] // Актуальные проблемы права: материалы VII Междунар. науч. конф. (г. Санкт-Петербург, июль 2018 г.). — СПб.: Свое издательство, 2018. — С. 1–14.
3. Паршин В. Н., Смирнова Н. А., Чернов Д. В. О вопросах обеспечения прохождения гражданскими служащими государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга // Молодой ученый. — 2018. — № 30. — С. 121–137.
4. Трудовой кодекс Российской Федерации.
5. Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».
6. Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
7. Указ Президента РФ от 01.02.2005 № 112 «О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации».
8. Положение о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 111;
9. Положение о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 № 110;
10. ГОСТ Р 7.0.97–2016.
11. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
12. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
13. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
14. Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 30.06.2008 № 773 «О типовом положении о порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Санкт-Петербурга в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга».
15. Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 26.07.2016 № 49-рп «О примерном положении об аттестационной комиссии исполнительного органа государственной власти Санкт-Петербурга и внесении изменений в некоторые распоряжения Правительства Санкт-Петербурга».
16. Распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 18.12.2014 № 80-рп «О Примерной методике проведения конкурса на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Санкт-Петербурга в исполнительном органе государственной власти Санкт-Петербурга».
17. Распоряжение Администрации Губернатора Санкт-Петербурга от 27.03.2013 № 12-ра.
18. Приказ Комитета по развитию предпринимательства и потребительского рынка Санкт-Петербурга от 31.01.2013 № 29-п.
19. Приказ Комитета по межнациональным отношениям и реализации миграционной политики в Санкт-Петербурге от 29.11.2017 № 138-п.
20. Приказ Комитета имущественных отношений Санкт-Петербурга от 03.08.2016 № 102-п.
21. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412–6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».