Кадровое делопроизводство обществ с ограниченной ответственностью



Общество с ограниченной ответственностью — одна из самых распространенных организационно-правовых форм юридического лица. Обществом с ограниченной ответственностью признается созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества. Участники обществ, не полностью оплатившие доли, несут солидарную ответственность по обязательствам общества в пределах стоимости неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале общества [5].

Правовые положения обществ с ограниченной ответственностью определяет Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года (в последней действующей редакции от 1 сентября 2018 года) и Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями на 23 апреля 2018 года), который состоит из 6 глав и 59 статей.

У обществ есть право на открытие банковских счетов на территории Российской Федерации и за ее пределами, иметь печать, сведения о ее наличии должны быть в уставе общества, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный товарный знак. Обособленное имущество общества учитывается на его собственном балансе. Общества создаются без ограничения срока, если иное не написано в его уставе. Для осуществления отдельных видов деятельности, перечень которых определяется федеральным законом, обществу необходимо получить специальное разрешение (лицензии).

По решению общего собрания участников общества, могут создаваться филиалы и открываться представительства. Общество несет ответственность за деятельность филиала и представительства общества. Общество предоставляет имущество филиалам и представительствам. Филиалы и представительства общества должны быть указаны в едином государственном реестре юридических лиц.

Общество может быть учреждено одним лицом, которое становится его единственным участником. В обществе должно состоять не более пятидесяти участников, если их будит больше, то в течение года компания должна преобразоваться в открытое акционерное общество или в производственный кооператив, если это не будит сделано, то оно будит ликвидировано в судебном порядке.

При открытии ООО учредители заключают в письменной форме договор, в котором определяется порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, размер и номинальную стоимость доли каждого из учредителей общества, порядок и сроки оплаты долей в уставном капитале общества. Для деятельности общества необходим устав, который является учредительным документом.

Кадровое производство в ООО — обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Так как учредитель и ООО являются двумя разными субъектами, это значит, что ООО выполняет роль работодателя, а учредитель — работника.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО — это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Для выведения кадрового делопроизводства в ООО необходимы следующие документы: решение или протокол о том, что предприятия было создано, устав ООО, заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО, документы, подтверждающие факт регистрации ООО, документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество, положения о создании филиалов, подразделений, перечень аффилированных лиц, протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Организация кадрового делопроизводства в обособленном подразделении предприятия может осложняться тем, что это подразделение, не обладает юридической самостоятельностью, находится в удаленном от головной организации населенном пункте. Законодательство не предусматривает отдельных норм и требований к кадровому делопроизводству в обособленных подразделениях, поэтому каждый работодатель используется один из вариантов:

1. Централизованная система предполагает передачу полномочий по работе с кадровой документацией единому отделу, обслуживающему и головное предприятие, и филиал. Подходит для организаций, имеющих обособленные подразделения в одном с ними регионе.
2. Децентрализованная система — система, в которой кадровые службы создаются и в головной организации, и в филиалах, при этом они выполняют фактически одинаковую работу в рамках доверенного подразделения, хотя полномочия и обязанности кадровой службы центрального офиса могут быть несколько шире, чем компетенция таких же служб филиалов.
3. Смешанная система — это система, в которой кадровые службы в головной компании и в филиалах создаются с разделением делегируемых обязанностей. Оформлять трудовые договоры по всей организации может только центральный офис, а вот хранить дела или налагать взыскания правомочны и кадровые отделы филиалов.

К обязательным документам кадрового делопроизводства относятся приказы по личному и кадровому составу: прием, увольнение и перевод, которые хранятся в течение 75 лет. К кадровым приказам относятся также: отпуска; премии; командировки; дисциплинарные взыскания, их срок хранения от 3 до 5 лет. Карточки Т-2, в которых отражаются все основные сведения о работнике можно хранить отдельно или в личном деле работника. В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должны оформлять предприятия всех форм собственности в течение трех дней с момента принятия работника. Трудовые книжки являются бланками строго учета, то обязательно вести Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, которая хранится 75 лет. Трудовой договор необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока. После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную оценку условий труда каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми 1 раз в 5 лет. К обязательным документам также относится: штатное расписание; документ, регламентирующий оплату труда; книги регистрации приказов; журнал учета командировок; правила внутреннего трудового распорядка; прочие локально-нормативные документы, регламентирующие работу отдела кадров. Если работникам положены спецодежда и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников. Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Штатное расписание составляется для определения должностей и их количества, необходимых для работы предприятия. Нельзя, чтобы в штатном расписании и трудовых договорах были разные наименования должностей. Кроме того, записи в трудовых книжках о названии должностей должны соответствовать штатному расписанию в соответствии с п. 3.1 постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». Можно называть должности по своему усмотрению, если за работу по должности нет компенсаций, льгот либо ограничений. Только в этих случаях наименования должны соответствовать профстандартам или квалификационным справочникам.

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

1. Коллективный договор.
2. Положение о порядке премирования.
3. График сменности.
4. Положение о хранении коммерческой тайны.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей [2].

Коллективный договор можно заключать в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях.

Законодательство не обязывает ООО заключать коллективный договор с работниками, обычно это инициатива работников или работодателя. Если представители работников предложили заключить коллективный договор, ООО обязано назначить своих представителей для участия в коллективных переговорах и не может уклониться от заключения договора или каким-то образом препятствовать его заключению.

Преимущества коллективного договора:

‒ Договор позволяет закрепить и стабилизировать систему управления трудовыми отношениями, устанавливает общие для всех правила;

‒ усиливается мотивация работников на решение трудовых задач;

‒ работники материально заинтересованы в качественном выполнении своих трудовых функций;

‒ установленная система оплаты труда дает возможность планировать соответствующие расходы общества и управлять ими;

‒ предоставление мер социальной и материальной поддержки позитивным образом влияет на заинтересованность работников в сохранении своего рабочего места, способствует возникновению у работников привязанности к компании, которая заботится об их благополучии, и др.

ТК РФ предлагает урегулировать в коллективном договоре следующие вопросы: оплата труда (форма, размер, система премий, надбавок, порядок повышения с учетом инфляции и т. д.); пособия и компенсации; гарантии и льготы; обучение работников; время работы и отдыха, включая отпуска; охрана труда, в том числе определенных категорий работников, например, женщин; выполнение, изменение договора, права и обязанности, а также ответственность сторон и другие вопросы.

Положение о коммерческой тайне-один из важных документов обществ с ограниченной ответственностью, так как один конкурентное преимущество в бизнесе –это обладание компанией различными типами конфиденциальных данных. Такими данными является информация о разработках фирмы, обуславливающие конкурентоспособность выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Положение о коммерческой тайне — нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей сотрудников по ее неразглашению, а также определяющий механизмы ответственности работников за невыполнение этих обязанностей. В п. 5 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ указан перечень сведений, которые не должны составлять тайну. Если компания-работодатель понесет убытки, связанные с невыполнением теми или иными работниками обязанностей по сохранению коммерческой тайны, она получит право взыскать их с нарушителей, но только при условии, что те подписали соответствующее положение.

Во многих ООО, чтобы поощрить труд работников, выплачивают им премии. Но не везде есть положение о премировании работников. Этот документ необходим, чтобы избежать лишних вопросов со стороны работников и налоговиков, а также применяя можно сэкономить фонд оплаты труда и снизить издержки. Положение о премировании работников позволит уйти от описания системы премирования в трудовом договоре работника: в тексте просто делается ссылка на положение, и работник знакомится с ним до подписания трудового договора. Вопросы премирования могут быть в коллективном договоре, но в этом случае на данный раздел будут распространяться правила заключения и изменения коллективного договора, т.е станет обязательным участие представителей трудового коллектива в рассмотрении вопросов об условиях назначения и выплаты премий, необходимо будет учитывать мнение выборного органа, которому передано право на разработку коллективного договора.

В обществах с ограниченной ответственностью ведется учет рабочего времени. При этом график работы может быть стандартным (40 часов в неделю), сменным, ненормированным, гибким и т. д. Когда рабочий график не подходит под обычные графики то, организации необходимо вводить суммированный учет рабочего времени, с помощью которого можно учитывать рабочее время не по дням или неделям, а за месяц, квартал или другой учетный период, но не более года или не более чем за 3 месяца при вредной работе, график работы для работников составляется ежемесячно.

Если же по истечении учетного периода, который установлен на предприятии, выявляется, что работник отработал больше допустимого времени, работодателем должна быть произведена доплата за сверхурочную работу. В случае отказа работодателя в такой оплате, работник может обратиться в суд.

Много вопросов у работников кадровых служб возникает при оформлении генерального директора общества с ограниченной ответственностью. Чтобы не возникало трудностей, необходимо сначала необходимо проверить претендента на должность генерального директора по реестру дисквалифицированных лиц. Если на должность генерального директора претендует человек не из числа работников предприятия, нужно убедиться, что он не состоял в реестре дисквалифицированных лиц (ст. 32.11 КоАП). Для этого в соответствии с ч. 3 ст. 32.11 КоАП, подп. 5.5.13 п. 5 положения, утв. постановлением Правительства от 30.09.2004 № 506 сделать запрос в ФНС. Работникам, которые подверглись дисквалификации, запрещено занимать руководящие должности в исполнительном органе организации на срок от шести месяцев до трех лет (ч. 2 ст. 3.11 КоАП). Если на руководящем посту окажется дисквалифицированный сотрудник, работа в качестве руководителя организации будет означать неисполнение административного постановления. Это может повлечь для данного гражданина уголовную ответственность (ст. 315 УК). Трудовой договор, который заключили с таким сотрудником, прекращают (ч. 1 ст. 84 ТК).

У генерального директора организации двойственный статус. Он является одновременно и сотрудником, который состоит с организацией в трудовых отношениях, и единоличным исполнительным органом организации (ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). Как руководитель он решает все хозяйственные и управленческие вопросы организации. Как сотрудник — обязан действовать в рамках трудового договора и соблюдать Правила трудового распорядка.

В соответствии пунктом 1 статьи 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ до заключения трудового договора с генеральным директором должно быть принято решение собственника организации о его избрании на должность, оно может быть принято протоколом на общем собрании участников общества или советом директоров. В п. 2 ст. 7 и п. 1 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 2 ст. 2 написано, что если в организации только один собственник, то генерального директора назначают на основании решения единственного участника.

Литература:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ (в последней действующей редакции от 1 сентября 2018 года)
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (последняя редакция вступила в силу 14 августа 2018)
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 N 63-ФЗ (ред. от 03.10.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 21.10.2018)
4. Постановление Правительства РФ от 30.09.2004 N 506 (ред. от 03.10.2018) «Об утверждении Положения о Федеральной налоговой службе»
5. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями на 23 апреля 2018 года)
6. Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 N 98-ФЗ
7. Постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».