Статья посвящена особенностям модернизации СЭД обособленного структурного подразделения. Подробно рассматриваются этапы проведения модернизации СЭД. Рассматриваются положительные аспекты модернизации СЭД структурного подразделения, а также возникающие при этом трудности и риски.
Ключевые слова: система электронного документооборота, обособленное структурное подразделение, модернизация.
В последнее время все больше организаций переходит от традиционного бумажного документооборота к электронному. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет оптимизировать и ускорить работу с различными документами, тем самым повысить конкурентоспособность предприятия.
Однако существуют системы давно работающие, устаревшие морально, но которые по разным причинам, в основном экономическим, заменить нерационально. Это могут быть, например, технологические СЭД организации, где движение документов всегда осуществляется по строго заданному пути. В таких случаях возможно попытаться модернизировать СЭД силами отдела информационных технологий предприятия. Модернизация может заключаться во включении новых технических и технологических компонентов и согласовании их с СЭД организации, автоматизации отдельных этапов документооборота путем написания программ. Данный тип нововведений можно отнести к модифицирующему типу, обеспечивающему улучшение существующих способов работы [1, 2]. Решение о модернизации СЭД должно обеспечивать, в конечном итоге, повышение эффективности работы с документами, уменьшения количества ручного труда при обработке документов и более эффективного использования рабочего времени сотрудниками предприятия.
Модернизация СЭД, по сравнению с ее полной заменой, имеет свои плюсы и минусы. Положительные аспекты модернизации следующие:
‒ привычные для сотрудников алгоритмы работы и интерфейсы модернизированной СЭД;
‒ уменьшение затрат на программное обеспечение для подразделения;
‒ уменьшение общей трудоемкости внедрения модернизированной СЭД.
Имеются и риски модернизации СЭД:
‒ некоторые элементы будут инородны по отношению к СЭД;
‒ проблемы сопряжения новых модулей со старыми;
‒ повышенный риск повторения ситуации, при которой потребуется следующая модернизация.
При планировании модернизации важно понимать, что любое вмешательство в алгоритм работы СЭД потенциально может нести различные риски. Неполное обследование существующей системы документооборота или игнорирование, казалось бы, несущественных компонентов приводит к ошибкам, которые возникают спонтанно и сложно диагностируются. Специалисты, привлеченные к модернизации, должны полно представлять всю структуру СЭД, знать все процессы обработки документов. Большую помощь в изучении может дать как чтение эксплуатационной документации так и стажировка специалистов на рабочих местах сотрудников — пользователей СЭД.
В результате модернизации СЭД может оказаться затронут такой важный вопрос, как перераспределение должностных обязанностей сотрудников. Зачастую модернизация процессов документооборота приводит к высвобождению специалистов.
Модернизация СЭД включает в себя несколько этапов, которые выполняются последовательно.
Этап 1. Обследование существующей СЭД. На этом этапе подробно определяются маршруты движения документов, задействованные программные и технические средства. Для наглядности и лучшего понимания работы, рекомендуется строить диаграммы взаимодействия компонентов СЭД, графики движения документов с указанием компонентов, ответственных за их своевременное прохождение. Аналогично обследуются все технические средства, поддерживающие работу СЭД. Для технических средств строятся схемы связи их друг с другом. Для дальнейшей работы полезно совместить диаграммы взаимодействия компонентов СЭД и технические средства, обеспечивающие их работоспособность. На этом же этапе необходимо провести инспекцию рабочих мест сотрудников и составить списки работ, производимых работниками, с последующей фиксацией объема ручной работы и нагрузки на каждого специалиста по обработке документов.
Этап 2. Анализ обследованной СЭД. Целью данного этапа является определение таких мест, которые приводят к медленной или неэффективной работе СЭД. Анализ проводится на основе схем и диаграмм, полученных на предыдущем этапе. Выявляются места, замедляющие прохождение документов, их утерю или неэффективную обработку. Такие места помечаются на схемах с указанием причин неэффективной работы СЭД. Для удобства дальнейшей работы все места для потенциальной модернизации нумеруются или кодируются.
Этап 3. Формирование списка улучшений СЭД. Этот этап позволяет сформулировать список задач, решение которых позволит улучшить работоспособность системы. Список оформляется в виде таблицы. В таблице указывается номер или код компонента для модернизации, краткое изложение сути проблемы и достаточно подробное описание тех действий, которые позволят эффективно модернизировать элемент СЭД.
Этап 4. Выбор средств и методов для модернизации СЭД. На данном этапе необходимо определить, какие возможно использовать программные средства. Выбирается язык программирования, возможность использования готовых программных модулей и библиотек. Если необходимо, рассматривается вопрос модернизации компьютеров и сетевого оборудования. На данном этапе проводится расчет материальных затрат на модернизацию. Рассчитываются затраты на технические средства, приобретение программного обеспечения и другие расходы. Экономический расчет показывает, имеет ли смысл проводить дальнейшие работы по модернизации. При выявлении несоразмерных трудозатрат или материальных затрат по модернизации технических средств возможно рассмотрение вопроса об отказе от модернизации и полной замене СЭД.
Этап 5. Доработка СЭД. Этап предполагает написание дополнительных программных модулей, их отладку и проверку. Так как система документооборота постоянно находится в работе, то необходимо предварительное тщательное тестирование работы модернизированных компонентов СЭД.
Этап 6. Внедрение. На данном этапе производится миграция СЭД на новое оборудование, замена или дополнение программных модулей, проверка функционирования системы. По возможности внедрение следует разбить на независимые этапы. Это позволит проверить правильность работы модернизированного сегмента СЭД и уменьшить трудозатраты по поиску и устранению ошибок и недочетов. Важным действием при внедрении является протоколирование произведенных работ. Протоколирование позволит в случае неправильной работы СЭД понять причину этого или вернуть систему в предыдущее, работоспособное состояние.
Выполнение вышеописанных этапов позволит спланировать проведение модернизации. В зависимости от специфики СЭД обособленного структурного подразделения возможно включение и других пунктов в план работ.
Литература:
- Бобылева, М. П. Управленческий документооборот. От бумажного к электронному / М. П. Бобылева — М.: ТЕРМИКА, 2016. — 440 с.: ил. — ISBN 978–5-9906894–3-5
- Пригожин А. И. Методы развития организаций/ А. И. Пригожин — М.: МЦФЭР, 2003. — 863 с.: ил. — ISBN 5–7709–0198–5
