Деятельность любой коммерческой организации направлена на достижение целей, сформулированных собственниками и акционерами. Для этого необходим постоянный контроль за тем, как реализуются намеченные программы. Однако, не всегда у менеджмента есть возможность получать достоверную информацию о положении компании, у сотрудников нет понимания своих сфер ответственности, это приводит к тому, что с фирмой становится неудобно работать как поставщикам, так и клиентам, а менеджмент не может вовремя реагировать на внешние и внутренние факторы, способные повредить компании. Многие из этих проблем может решить грамотный внутренний контроль.
В научных кругах экономистов дискуссии об организации и осуществления внутреннего контроля в коммерческих организациях ведутся уже много лет. Особую актуальность эта тема приобретает после того, как в Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» появилась статья о внутреннем контроле, в которой говорится, что:
‒ Экономический субъект обязан организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
‒ Экономический субъект, бухгалтерская (финансовая) отчетность которого подлежит обязательному аудиту, обязан организовывать и осуществлять внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, когда его руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя).
Система внутреннего контроля включает в себя набор правил, политик и процедур, которые внедряет организация для обеспечения руководства достоверной информацией, повышения эффективности и рациональности деятельности и соблюдения действующих законов и политик.
Пока организация небольшая, как правило, собственник контролирует всю деятельность своего бизнеса своим личным контролем и непосредственным участием. Но с расширением бизнеса и увеличением штата организации руководителю становится очень сложно самостоятельно контролировать все виды деятельности предприятия, на которые он делегирует полномочия, поэтому его контроль ослабевает.
Создавая механизмы внутреннего контроля, владельцы малых предприятий устанавливают правила и процедуры, которым должны следовать сотрудники, выполняя свои повседневные рабочие обязанности. Эти внутренние политики и правила помогают упорядочить деятельность сотрудников в компаниях, так как все понимают свои полномочия и обязанности. Другими словами, система внутреннего контроля служит прежде всего во избежание ошибок и махинаций, а также для систематического контроля хозяйственной деятельности.
Принято считать, что система внутреннего контроля включает в себя 5 основных элементов, которые раскрывают ее суть, а именно:
1) Контрольная среда — это основа всех остальных элементов внутреннего контроля. Она включает в себя этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, распределение полномочий, кадровую политику, компетентность сотрудников и отношение собственников и менеджеров организации к внутреннему контролю.
2) Оценка рисков — анализ, выявление и устранение рисков и их последствий (возможных). Уровни риска должны быть оценены с учетом их влияния на достижение целей компании и вероятностью того, что анализируемое событие произойдет. Выявленные риски служат основой для создания контрольных процедур и мероприятий по управлению рисками.
3) Процедуры внутреннего контроля — руководство устанавливает систему контроля деятельности для предотвращения риска, связанного с каждой целью. Данные контрольные мероприятия включают в себя все те меры, которые должны соблюдаться сотрудниками. К контрольным процедурам можно отнести:
‒ документальное оформление операций и фактов хозяйственной жизни
‒ разграничение полномочий сотрудников,
‒ санкционирование хозяйственных операций,
‒ сверка данных разных источников;
‒ принятие мер безопасности для защиты активов, физический контроль, ограничение доступа, инвентаризация объектов учета и др.;
‒ независимый контроль за выполнением мероприятий.
4) Информация и коммуникация — информация нужна для выполнения функций внутреннего контроля в поддержку достижения ее целей. Руководство получает или генерирует и использует соответствующую и качественную информацию как из внутренних, так и из внешних источников для обеспечения функционирования внутреннего контроля. Коммуникация — это непрерывный процесс предоставления, обмена и получения необходимой информации. Внутренняя коммуникация является средством, с помощью которого информация распространяется по всей организации. Это позволяет персоналу получить четкий сигнал от старшего руководства о том, что к обязанностям по контролю следует относиться серьезно. Внешняя связь имеет два аспекта: она обеспечивает входящую передачу соответствующей внешней информации и предоставляет информацию внешним сторонам в ответ на требования и ожидания.
5) Оценка внутреннего контроля: когда система внутреннего контроля внедрена на практике, организация должна проводить непрерывный мониторинг ее эффективность. Это делается путем регулярного анализа результатов деятельности. Непрерывный мониторинг, периодические оценки или их сочетание используются для определения того, функционирует ли каждый из пяти компонентов внутреннего контроля, включая контроль за соблюдением принципов в рамках каждого компонента. Непрерывный мониторинг, встроенный в бизнес-процессы на различных уровнях организации, обеспечивает своевременную информацию. Периодические оценки могут различаться по масштабам и периодичности в зависимости от оценки рисков, эффективности текущих оценок и других соображений руководства. Выявленные недостатки системы внутреннего контроля доводятся до сведения руководства и собственников по мере необходимости.
Несмотря на свои неоспоримые преимущества, внедрение системы внутреннего контроля в реалиях нашей страны часто либо не выполняется, либо реализуется формально. Среди множества можно выделить несколько самых распространенных и значимых причин.
Многие руководители не осознают необходимость и актуальность внутреннего контроля, и распространен подход, что руководитель старается единолично контролировать всю деятельность организации. Представляется, что служба внутреннего контроля будет лишь лишними расходами для организации, а выгода внедрения системы неочевидна.
Хотя в дополнение к закону о бухгалтерском учете выпущена Информации Минфина России № ПЗ-11/2013, четких инструкций в каком порядке, какими методами будет осуществляться внутренний контроль там нет. Документ скорее описывает общую модель внутреннего контроля, принятую в международной практике, на основе с которой компании и организации могут оценить собственные системы управления, основанные на анализе рисков в бизнес-процессах организации и встраивании в бизнес-процесс контролей в зависимости от выбранного метода управления рисками. На практике складывается ситуация, что собственник понимает важность готов внедрять систему контроля, но не понимает какими методами нужно действовать.
Отсюда вытекает и следующая важная проблема: нехватка грамотных специалистов-практиков. Поскольку, внутренний контроль довольна новая тема для отечественных реалий, часто специалистам не хватает практического опыта внедрения, хотя теоретическими знаниями они обладают. Это рождает перегибы и искажения самой сущности внутреннего контроля — осуществляется его перевод из функции управления в очередное контрольное подразделение организации, искажается сущность любых контрольных мероприятий в организации.
Подводя итог, стоит отметить, что все больше фирм принимает во внимание важность и нужность службы внутреннего контроля в организации, и то, какие перспективы для бизнеса это открывает. Предприняв усилия для организации внутреннего контроль, в руках руководства появляется мощный инструмент, с помощью которого можно выявить скрытые резервы, тем самым реально повысить эффективность бизнеса.
Литература:
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Федеральный закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»
- Информация Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности»
- Алексеева С. В. Функции внутреннего аудита состояния системы внутреннего контроля организации // Инновационное развитие экономики. — 2016. — № 2. — С. 78–81.
- Громова С. В. Проблемы организации внутреннего контроля на предприятии // Молодой ученый. — 2016. — № 18. — С. 240–242. — URL https://moluch.ru/archive/122/33834/
- Егорова И. С., Организация внутреннего контроля в организации // Анализ финансового состояния предприятия URL http://afdanalyse.ru/news/ 2015–02–17–309.
