В статье рассматривается документация образовательной организации СПО, а также приводятся конкретные примеры.
Ключевые слова: входящая документация, исходящая документация, внутренний документ
В документообороте образовательной организации встречаются 3 вида документов: входящие, исходящие и внутренние. Изучая документооборот ГПОУ ТО «Тульский колледж строительств и отраслевых технологий», можно встретить всю выше представленную документацию.
Самым распространённым видом входящей документации в образовательном учреждении являются письма по учебным вопросам, которые могут поступать из органа опеки и попечительства, а также от других органов государственной власти и других образовательных учреждений (о подтверждение обучения в образовательной организации, о получение академической стипендии и т. д.).
Примером исходящей документации в ГПОУ ТО «ТКСиОТ» служат такие документы, как справка об обучении студента, справка о получении академической стипендии, которые необходимы для оформления социальной стипендии, а также для предоставления документов в органы опеки и попечительства, военкомат и другие государственные органы власти.
Не менее важную роль в деятельности образовательной организации играет внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы по своей структуре делятся на четыре группы: 1. Организационные, которые регламентируют деятельность самого образовательного учреждения. Примером данной документации могут выступать Устав, Положения об отделах, службах, правила и т. д.); 2. Распорядительные — это те документы, которые издаются директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (например: приказы о зачислении или об отчислении студентов, распоряжения; 3. Информационно-справочная документация создается с целью решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки на студентов, которые не приступили к занятиям с момента их зачисления, а также те, которые отсутствуют по неуважительной причине, характеристики на студентов, которые оформляются, как правило, кураторами группы); 4. Учебно-педагогическая документация, как правило, оформляется преподавателем или куратором группы, а также членом приемной комиссии. В эту категорию документов входит алфавитная книга записи обучающихся, анкеты студентов, личные дела обучающихся, классные журналы, журнал учета пропущенных и замещенных уроков и др.).
Устав колледжа включает несколько разделов: 1. Общие положения; 2. Цели образовательного процесса. Виды реализуемых образовательных программ; 3. Платные образовательные услуги; 4. Структура финансовой и хозяйственной деятельности учреждения; 5. Компетенция, права, обязанности и ответственность учреждения; 6. Управлением учреждением; 7. Реорганизация и ликвидация учреждения; 8. Локальные нормативные акты; 9. Заключительные положения.
В Уставе колледжа также можно рассмотреть гриф согласования и гриф утверждения документа, которые являются обязательными реквизитами в документе.
Положение — правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность работы организации, в данном случае образовательной организации.
Положение разрабатывают по инициативе руководителей образовательного учреждения в лице директора, а также руководителей структурных подразделений.
Положение оформляется на общем бланке образовательной организации и содержит следующие реквизиты: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, гриф утверждения документа.
В Положение о порядке обработки персональных данных учащихся и их законных представителей ГПОУ ТО «Тульский колледж строительства и отраслевых технологий» [1] входят следующие разделы: 1. Общие положения; 2. Состав персональных данных обучающихся и их законных представителей; 3. Порядок получения и обработки персональных данных обучающихся и их законных представителей; 4. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.
Правила относятся к видам организационных документов. Так, Правила внутреннего распорядка обучающихся ГПОУ ТО «Тульский колледж строительства и отраслевых технологий» [2] включают следующие разделы: 1. Общие положения; 2. Организация и порядок проведения учебных занятий; 3. Права и обязанности участников образовательного и воспитательного процессов; 4. Ответственность обучающихся.
Приказы относятся к видам распорядительных документов и обычно подписываются руководителем организации. Так, в Приказе Об утверждении Политики ГПОУ ТО «ТКСиОТ» в отношении обработки персональных данных [3] содержатся следующие разделы: 1. Общие положения; 2. Принципы и цели обработки персональных данных; 3. Перечень мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке; 4. Заключительные положения.
Особенное место в документообороте ГПОУ ТО «Тульский колледж строительства и отраслевых технологий» занимает информационно-справочная документация колледжа. Так, к этому виду документации можно отнести докладные и служебные записки, а также характеристики на студентов, которые оформляются кураторами группы. Докладная записка на студента, как правило, адресуется администрации колледжа в лице директора, заместителей директора и руководителей служб и подразделений. Цель данного документа — оповестить администрацию о девиантном поведении студента для принятия решения о дальнейших мерах. Как правило, официальной формы по написанию данного документа нет, но следует отметить какие сведения должны обязательно содержаться — 1. Наименование учебного заведения; 2. ФИО и должность того, кому адресовано; 3. ФИО и должность того, кем написана; 4. Изложение сути данной записки; 5. Информация о студенте, у которого выявлены признаки девиантного поведения; 6. Подпись с расшифровкой; 7. Дата.
Следующий документ, который подлежит нашему рассмотрению, является характеристика на студента. Как и докладная записка, данный вид документации не имеет унифицированной формы. Но существует, как положительная характеристика на студента, так и отрицательная.
Как правило, положительная характеристика с места обучения требуется для перевода в другое образовательное учреждение или при устройстве на работу.
Отрицательные характеристики на студента также имеют место быть в образовательных учреждениях. Обычно, это является обязательным действием для постановки на внутриколледжный учет.
Следует отметить особенности написания характеристики на студента, относящегося к категории «дети-сироты». Так как данной категории студентов требуется особое внимание по воспитанию и обучению.
Характеристика на студента, относящегося к категории «дети-сироты», — документ, где указана вся краткая информация об обучающемся с места его учебы.
Основная задача куратора группы, в которой обучаются дети-сироты, это не только проверка успеваемости студента, но и наблюдение за состоянием их здоровья, достижений в классной и внешкольной жизни, а также проверка места проживания. Данную информацию следует обрабатывать и проверять каждый год. Для получения статуса «дети, оставшиеся без попечения родителей» куратору следует оформить дополнительную характеристику на студента и направить ее в органы опеки и попечительства или в суд для решения дела о лишении или ограничении родительских прав.
Данная характеристика оформляется на листе в 2 экземплярах (1 экземпляр вкладывается в личное дело студента, а 2-й отправляется, соответственно в органы опеки и попечительства) формата A4 и подписывается руководителем образовательной организации в лице директора, ставится печать организации.
В характеристике обязательно должны указываться личные данные студента (относящиеся к категории биологического или социального сиротства), отношение к учебе, информация об участии в жизни колледжа (участие в конференциях, олимпиадах, спортивных мероприятиях и т. д.).
Таким образом, мы рассмотрели входящую, исходящую и внутреннюю документацию, а также проанализировали отдельные виды документов, с которыми чаще всего встречается образовательная организация.
Литература:
- Положение о порядке обработки персональных данных учащихся и их законных представителей от 2011 г. // http://tksiot.ru/polozheniya.html (дата обращения 10.06.2018).
- Правила внутреннего распорядка обучающихся от 2013 г. // http://tksiot.ru/polozheniya.html (дата обращения 10.06.2018).
- Приказ Об утверждении Политики ГПОУ ТО «ТКСиОТ» в отношении обработки персональных данных от 2016 г. // http://tksiot.ru/polozheniya.html (дата обращения 10.06.2018).
