Первичным документом складской логистики является отчёт экспедитора, которому присвоен код по ОКУД 0335022. Данный документ необходим для документального подтверждения доставки экспедитором определенного груза или товара.
Заполненный водителем-экспедитором документ предоставляется бухгалтеру организации для дальнейшего формирования отчётов и бумаг внесением их в соответствующий реестр. В связи с тенденцией к слиянию логистических и торговых операций, отчёт экспедитора будет полезен при осуществлении доставки клиентам произведенных или купленных товаров с привлечением наёмных водителей. Оформление учёта данной операции требует документального подтверждения.
Существует унифицированная форма отчёта экспедитора № МХ-21, однако каждая организация вправе изменять, дополнять либо убирать отдельные поля и графы, с условием соблюдения учётной политики.
Благодаря Постановлению Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012 стало возможным подобное модифицирование первичной документации, упразднил обязательное поголовное применение форм учётных документов.
Отчет экспедитора размещается полностью на одной стороне листа (в особых случаях допускается печать на двух сторонах). При этом на оборотной стороне занимают место только подписи проверяющих лиц и печать организации.
Соответственно, экспедитор, заполняет документ с одной стороны, все проверяющие лица — с другой. Это удобно при проведении проверок, использовании данных и пр. В таблице 1 дан перечень необходимых для заполнения полей.
Таблица 1
Обязательные реквизиты отчёта экспедитора
|
№ |
Название поля |
Примечание |
|
1 |
Наименование формы |
Согласно одному из постановлений Госкомстата, этой бумаге присвоен номер МХ-21. Именно так ее упоминают в официальных нормативах и прописываемых рекомендациях. |
|
2 |
Коды по ОКУД, ОКПО, вид деятельности по ОКДП, вид совершаемой операции |
Изначально занесены в бланк, располагаются справа в таблице |
|
3 |
Полное наименование организации |
При наличии указывается структурное подразделение |
|
4 |
Номер документа |
|
|
5 |
Дата составления документа |
|
|
6 |
Отчётный период |
Даты доставки материальных ценностей |
|
7 |
ФИО экспедитора |
Водитель, осуществлявший грузоперевозки и сдающий отчёт в бухгалтерию. |
Пример документа представлен на рис.1.
Рис. 1. Шапка отчёта экспедитора
В основном теле документа данные сгруппированы в виде таблицы с пронумерованными графами. В данных полях должна содержаться следующая информация:
‒ порядковый номер осуществляемой записи;
‒ номер и дата товарной накладной, которая была приложена к перевозимым ТМЦ;
‒ наименования товаров, подлежащих перевозке;
‒ единицы измерения товаров;
‒ количество товара в накладной;
‒ количество товаров, отгруженных клиенту;
‒ наименования, которые были возвращены обратно;
‒ выявленные отклонения в весе, возможные излишки и недостачи;
‒ потери в пределах норм естественной убыли (показатели, которые вписываются в нормативные характеристики);
‒ окончательный результат доставки (итоговое количество излишек или недостач).
При необходимости, количество столбцов в таблице может быть увеличено. Допускается печать документа на нескольких страницах, в случае точного перечисления всех наименований товарно-материальных ценностей.
Рис. 2. Основная часть отчёта экспедитора
После внесения в данных в таблицу необходимо заполнить следующие поля:
‒ подпись водителя-экспедитора;
‒ подпись материально-ответственного лица, принявшего отчёт (с указанием должности и расшифровкой);
‒ подпись сотрудника, проверившего отчёт.
Причем последние две подписи сопровождаются указанием даты их постановки.
Каждое отдельно взятое предприятие вправе решать вопрос о том, в какой комплектности и сколько экземпляров отчёта должно быть. Во избежание путаницы, отчёт экспедитора распечатывают в единственном экземпляре, так как данные документы будут поступать в бухгалтерию достаточно часто. Большое количество компаний работает по схеме:1 рейс-1 отчет экспедитора. Такое взаимодействие является наиболее оптимальным вариантом для оптимизации действий бухгалтерии и службы доставки товарно-материальных ценностей. Документы подобного типа хранятся в архиве 5 лет.
Литература:
- Лукаш, Ю. А. Энциклопедический словарь-справочник руководителя предприятия/ Ю. А. Лукаш. — Москва: Книжный мир, 2004. — 1503 с.
- Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 N 66) URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_26072/ (дата обращения:29.10.2018).
