В современных условиях эффективность деятельности большинства экономических субъектов в значительной степени определяется эффективно организованным информационным обеспечением деятельности. Практически любая организация располагает компьютерными ресурсами, что вызывает необходимость не только защиты внутренней информации, но и ограждения от несанкционированного доступа извне. Решение данной проблемы чаще всего ограничивается антивирусными программами защиты и лишь немногие применяют информационно-аналитические системы для эффективного использования имеющейся и поступающей информации. Наличие слаженной системы информационного обеспечения управления может ликвидировать вероятностный характер принимаемых управленческих решений, дублирование информации и ее потери, и как результат к повышению эффективности управления.
Рассмотрим, каковы преимущества внедрения данной технологии и как она влияет на эффективность предпринимательских структур.
Анализируя российский информационный рынок, можно отметить, что присутствующие на нем информационно-аналитические системы в большинстве своем не оправдывают названия, поскольку представляют собой более грамотную версию на тему базы данных.
Процесс принятия управленческих решений связан с необходимостью обработки огромного количества информации, значительное превышение объема информации над физиологическими возможностями человеческого мозга по восприятию и обработки информации привели к необходимости применения технических средств. «В коммерческих организациях, решающих сложные задачи распределения значительных ресурсов, цена ущерба от выбора не самых лучших решений исключительно высока. Именно в таких ситуациях практически единственным эффективным средством минимизации ошибок при принятии решений является применение специальных методов, технологий и программных средств обработки информации, к которым относятся информационно-аналитические системы «[3].
В целом информация в процессе управления экономическими системами понимается как совокупность данных, используемых для решения экономических и, в частности, управленческих задач. Значение информации в управлении бесспорно, однако традиционные системы используют в основном информацию, обобщающую состояние субъекта управления и за укрупненный промежуток времени. Из-за чего необходимые сведения не всегда могут быть предоставлены в срок, а их обобщенность приводит к некоторой относительности, приближенности значений к реальным показателям.
Создание информационно-аналитических систем позволяет значительно увеличить количество обрабатываемых данных и более оперативно предоставлять необходимые сведения, требования к которым в современных системах управления меняются (например, использование количественных методов управления).
Конечно, автоматизация принятия управленческих решений требует большего количества информации, которая не фиксировалась и не хранилась в традиционной системе управления. Однако, дополнительные затраты по сбору информации оправдываются более точными и оперативными решениями.
Другой аспект связан с возможностью улучшения информации за счет ее своевременности. Именно информационно-аналитические системы позволяют существенно увеличить скорость обработки и передачи данных.
Основные принципы информационно-аналитической системы были разработаны В. Блумбергом (США) и научной командой Рейтера (Великобритания):
Принцип единой информационной базы предполагает ввод информации, которая используется для решения всех задач управления.
Необходимость выделения данного принципа связана с недостатками внедрения автоматизированной системы управления (АСУ), представляющую собой громоздкий механизм создания и внедрения по этапам, подсистемам и отдельным задачам. Разработка конкретной задачи сопровождалась разработкой и созданием ее информационного обеспечения, путем создания массива данных, которые могут понадобиться при решении конкретной задачи. Новая задача требовала разработки нового массива данных. В результате получалось значительное количество не связанных между собой массивов, которые повторялись и значительно увеличивали объемы информации. Одной и той же информацией, как правило, пользуются при решении многих задач управления, а поскольку предпринимательские структуры представляют собой чрезвычайно динамичную систему, то изменения информации происходит практически постоянно. Это приводит к необходимости корректировки повторяющихся в различных массивах данных показателей и усложняет задачу их обновления.
В информационно-аналитических системах набор массивов, содержащих управленческую информацию, сгруппирован по функциональному принципу и называется «банком данных». Количество массивов при этом резко сократилось, среди них выделились: кадровый массив, содержащий сведения о всех работающих в организации; массив данных об основных фондах (зданиях, сооружениях, оборудовании); массивы о трудовых и материальных нормативах, а также о технологических маршрутах.
Принцип минимизации ввода и вывода информации. Именно процесс ввода и вывода информации является наиболее уязвимым с точки зрения точности, объективности, и сопоставимости данных. Ошибки в этом процессе могут оказать решающее влияние на всю структуру автоматизированных систем управления.
Принцип ввода изменений. Постоянные изменения информации, касаются различных целей и задач управления, проявляются на различных уровнях, но на машинные носители необходимо записывать только то, что изменяет значение уже имеющихся в системе данных, нет необходимости вводить всю информацию из документа.
Создание информационно-аналитических систем второго поколения проходило в наиболее развитых странах, таких как США, Япония, Англия в середине 80-х годов прошлого века. К основным принципам данной системы относятся значительный рост интеллектуальных возможностей самой системы, увеличение производительности и использование системы логических выводов.
Следующим важным моментов применения информационно-аналитических систем является оптимизация организационных отношений. Документы, которые раньше служили средством общения между физическими участниками управленческого процесса стали проходить через автоматизированные системы, которые их обрабатывают и по необходимости вовлекать в процесс других участников.
Практически любой участник процесса управления время от времени нуждается в обобщенной информации, которую можно получить посредством информационно-аналитической системы без персонализированного привлечения конкретного специалиста.
Информационно-аналитическая система, как и любая технология, включает набор материальных средств (информационные носители, технические средства обработки, передачи и изменений их состояний и т.д.), способы их взаимодействия, специализированные знания и предметы труда, организацию работы.
Информационная технология включает основные процедуры, куда входит: сбор и регистрация информации, передача к месту обработки, кодирование данных, обработка и использование информации, что в целом заключается в принятии управленческих решений и выработке управляющих воздействий.
Экономическая информация, как правило, проходит все процедуры преобразования, но бывают ситуации, когда изменяется последовательность, полнота некоторых процедур и даже возможно их повторение. Такие изменения во многом зависят от экономического объекта, ведущего автоматизированную обработку информации.
Рассмотрим особенности выполнения основных процедур преобразования информации в предпринимательских структурах.
Особенностью процесса сбора и регистрации информации является большое количество первичной учетной информации, отражающей деятельность предпринимательских организаций. Особое значение при этом уделяется своевременности, полноте и достоверности первичной информации. Сбор и регистрация информации происходит при выполнении различных хозяйственных операций. Для сбора фактической информации проводятся взвешивание, измерение, подсчет материальных объектов, получение количественных характеристик работы отдельных исполнителей и их временные параметры.
Несмотря на то, что процедура принятия решений в информационно-аналитических системах, как правило, производится без использования технических средств, однако основой для принятия решения является анализ информации, полученной именно с помощью этих систем.
Эффективность принимаемого управленческого решения определяется наличием определенного количества альтернатив решения проблемы, среди которых нужно найти оптимально решение в соответствии с выделенными критериями. Для этого можно использовать автоматизированные способы выработки решений в процессе диалога пользователей с вычислительной системой.
Информационно-аналитические системы сегодня, это надежный и универсальный помощник в области управления информацией и поддержки принятия управленческих решений, рассчитанные на пользователей с любым уровнем подготовки на любом уровне управления и для любой информационно-компьютерной среды.
Универсальность данной системы определяется отсутствие специальных требований к пользователям, которые могут настроиться на любую предметную область, в которой необходимо:
- дать многокритериальную оценку соответствия предъявляемым к объекту требованиям,
- выбрать оптимальное управленческое решение,
- распределить ресурсы между объектами, исходя из текущей приоритетности.
Основной задачей информационно-аналитических систем остается многокритериальная оценка для возможности полноценного сравнения и выбора оптимального варианта из совокупности возможных вариантов решений.
Информационно-аналитическая система представляется как интегрированная система, предназначенная для помощи руководителям различных уровней управления, с целью оптимизации сложившихся каналов сбора информации и обеспечения более полного удовлетворения информационных потребностей руководителей.
Применение системы позволяет эффективно распределить составные элементы процесса подготовки и принятия управленческого решения между всеми участниками управленческой деятельности. Широкое применение на практике связано с функциональными возможностями информационно-аналитической системы, которые позволяют принимать решения не только в случае их подготовки самим руководителем при отсутствии объективных данных о характеристиках сравниваемых вариантов, но и в случаях подготовки решений, как руководителями, так и специалистами, с обработкой больших объемов информации.
Важными преимуществами является также возможность многокритериальной оценки анализируемого объекта без использования языка программирования.
Таким образом, применение информационно-аналитических систем – это условие, без которого невозможно эффективное развитие любой организации. Это позволит автоматизировать систему управления, уменьшить количество неточных управленческих решений и ошибок при их реализации, обеспечит целостность и сохранность данных. Эффективное развитие предпринимательских структур также как и остальных субъектов экономической системы во многом будет определено тем, как они будут распоряжаться имеющимися у них информационными ресурсами.
Если ситуация на рынке информационных услуг будет динамично развиваться с учетом внедрения информационно-аналитических систем, то это позволит не только создать условия для устойчивого прогрессивного развития предпринимательских структур, но и обеспечит эффективное развитие национальной экономической системы.
- Литература:
- Белов В. С. Информационно-аналитические системы. Основы проектирования и применения. Учебное пособие. – М: МЭСИ, 2005
- Тельнов Ю. А. Интеллектуальные информационные системы в экономке.-М.-СИНТЕГ, 2002
- http://www.deol.ru/users/DesisionSupporter/projects/iasctc.html
- http://www.expert.ru
