В статье рассмотрены тенденции развития рынка систем электронного документооборота в государственном секторе. Проанализирована стратегия развития цифрового правительства в России и значение системы электронного документооборота в бюджетных учреждениях. Перечислены основные задачи и рекомендации по совершенствованию стратегии развития электронного правительства в России.
Ключевые слова: документооборот, бюджетные учреждения, государственный сектор, цифровое правительство, электронное правительство, система электронного документооборота (СЭД).
На сегодняшний день невозможно представить мир без активного использования информационных технологий, которые облегчили коммерческую деятельность предприятий в разы, а систему управления сделали более совершенной [1]. Именно по этой причине, научные исследования на тематику «цифровизации» имеют высокий уровень актуальности, поскольку анализируют новое направление экономической теории и практики.
Помимо этого, острым встает вопрос развития концепции электронного правительства Российской Федерации и совершенствования проекта «Цифровое правительство», в рамках которых формируется система электронного документооборота между государственными, бюджетными и муниципальными учреждениями.
В настоящее время в России реализуется концепция «электронного правительства», однако в апреле 2016 года Всемирный банк и Институт развития информационного общества представили для обсуждения проект «Цифровое правительство 2020. Перспективы для России», в котором рекомендуется разработать концепцию «цифрового правительства» [2].
Концепция «электронного правительства» была принята еще в мае 2008 году. В ней «электронным правительством» называется новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.
На сегодняшний день Правительство Российской Федерации еще далеко до реализации своего проекта по адаптации к цифровому пространству. Так, по показателю Конкурентоспособности в сфере электронного правительства, страна занимает 35-е место в мировом рейтинге. По показателю Цифровой конкурентоспособности рейтинг еще худший — 42-е место [3].
При этом мы наблюдаем положительную тенденцию числа граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг путем электронной формы (Рис. 1).
Рис. 1. Доля граждан России, использующих механизм электронного доступа к государственным и муниципальным услугам, % в 2013–2017 гг. [4].
Помимо этого, есть и другие успехи, а именно создание единой системы межведомственного электронного взаимодействия органов власти Российской Федерации, которая за 6 лет работы довела обработку общего количества транзакций до 20 млрд документов с заявками в год.
Тем не менее, ожидания граждан и бизнеса, формируемые на основе опыта более широкого использования технологий, а также новые цели, поставленные странами-лидерами в рамках стратегий развития цифрового правительства, свидетельствуют не только о том, что необходимо довести до логического конца все реализуемые мероприятия, но и заглянуть в будущее и наметить переход к разработке и реализации стратегии следующего этапа, а именно стратегии перехода к цифровому правительству, где система электронного документооборота в бюджетных учреждениях будет находиться на максимально оптимальных показателях [5].
Ключевой целью внедрения СЭД является повышение эффективности функционирования бюджетной организации. Согласно результатам исследования Siemens Business Services и ЭОС, внедрение системы электронного документооборота обеспечивает следующие экономические эффекты [9]:
− экономия рабочего времени сотрудников на 20–30 %;
− прост производительности труда сотрудников на 20–25 %;
− снижение стоимости обслуживания архивного отдела документов до 80 %;
− сокращение затрат на документооборот на 60 %;
− ускорение процедуры составления договоров, передачи заявлений, поиска и запроса нужной документации на 20 %;
− ускорение согласования указов на 50 %.
В рамках современного развития систем электронного документооборота в бюджетных учреждениях, наблюдаются следующие тенденции [7; 8]:
− расширение функциональности СЭД (современные версии систем могут решать мультизадачные процессы);
− интерес к облачным технологиям (благодаря им снижаются капитальные затраты на обслуживание удаленных офисов бюджетных учреждений, ведь подключение доступно с любого декстопа);
− политика импортозамещения (в связи с рекомендациями Минсвязи РФ все больше государственных заказов на СЭД отечественного производства);
− юридически значимый документооборот (внедрение цифровой подписи в СЭД);
− «умные системы» (использование интеллектуальных технологий для автоматизации процессов секретарей);
− создание полноценных электронных архивов документов государственных учреждений.
Однако, несмотря на экономические эффекты и современные тенденции, текущее качество развития системы электронного документооборота в бюджетных учреждениях желает лучшего, в особенности в социально значимых сферах, как медицина.
Так, на сегодняшний день можно выделить следующие недостатки системы «1С: Документооборот», которая берется за основу для медицинских учреждений России [6]:
− отсутствие механизма отдельного поиска по реквизитам документов;
− для учета документов бумажного вида в организации необходимо выполнять вручную;
− для исходящих документов не предусмотрена работа с реестрами внешней отправки;
− функции архива учреждения не реализуются;
− в базовой конфигурации отсутствует учет проектов документов;
− нет возможности вести личные папки пользователями;
− отсутствуют встроенные средства просмотра прикрепленных файлов и документов.
С целью решения вышеперечисленных проблем рекомендуются следующие меры совершенствования системы электронного документооборота в бюджетных медицинских учреждениях России:
− привлечение аутсорсинговой компании и выделение на нее финансирования, которая упростит систему документооборота, оптимизирует ее под задачи учреждения и проведет доработку для работы с реестрами внешней отправки;
− создание возможности медицинскими специалистами использования электронной подписи;
− привлечение специалистов IT-сферы с целью кураторства над персоналом и сотрудниками медицинского учреждения по обучению и адаптации под работу с электронной системы документооборота;
− разработка и усовершенствование специализированного программного обеспечения;
− усиление мер по защите информации.
Также, необходимо выделить следующие задачи и рекомендации по развитию цифрового правительства Российской Федерации, которые напрямую влияют на развитие системы электронного документооборота в бюджетных учреждениях:
− необходимо форсирование событий и создание программы-проекта по реализации цифрового правительства страны до 2021 года;
− необходимо построить новые элементы инфраструктуры по созданию цифрового пространства для государственного и муниципального управления, а также их документооборота;
− необходимо создать более комфортную институциональную среду для деятельности цифрового пространства;
− необходимо ускорить реализацию проекта «Цифровой экономики России», включая пункты, касаемо взаимодействия и коммуникации между обществом и правительством, а также между бизнесом и правительством, где главными субъектами государственного сектора выступают бюджетные учреждения;
− необходимо уделять серьезное внимание решению проблемы цифровой инклюзии с учетом масштабов территории России и демографических характеристик.
Таким образом, тенденции и перспективы развития систем электронного документооборота в государственном секторе предполагает использование новейших информационных технологий для автоматизации основных процессов бюджетных учреждений. Экономическая эффективность от внедрения новых СЭД доказана исследованием, а значит, даже такие риски, как нехватка квалифицированных кадров, оборудования или рост стоимости систем — не обязаны стать преградой к дальнейшему продолжению развития текущих тенденций.
Литература:
- Перпеляк А. И., Саломатина Е. В. Цифровая экономика: новые возможности для бизнеса // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки: сб. ст. по мат. LII междунар. студ. науч.-практ. конф. — № 4(51).
- Архипова З. В. Трансформация «Электронного правительства» в «Цифровое правительство» // Известия БГУ. 2016. № 5.
- Косоруков А. А. Цифровое правительство в практике современного государственного управления (на примере Российской Федерации) // Тренды и управление. — 2017. — № 4.
- Доля граждан, использующих механизм получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме. URL: https://fedstat.ru/indicator/43568 (дата обращения: 18.03.2019).
- Цифровое правительство 2020. Перспективы для России. URL: http://www.iis.ru/docs/DigitalGovernmentRussia2020RUS.pdf (дата обращения: 18.03.2019).
- Дуплий Е. В., Шабашова В. О. Оптимизация системы электронного документооборота в флебологическом центре «Веносан» // Материалы ивановских чтений. — 2016. — № 4–2 (9).
- Основные тенденции развития систем электронного документооборота. URL: https://rkit.ru/blog/60/37305/ (дата обращения: 26.03.2019).
- Усольцева В. В. Главные тренды российского рынка систем электронного документооборота // Инновационные технологии в образовании и науке: материалы Междунар. науч.-практ. конф. (Чебоксары, 7 мая 2017 г.). — Чебоксары: ЦНС «Интерактив плюс», 2017. — С. 167–170.
- Экономическая эффективность внедрения СЭД. URL: http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8458/ (дата обращения: 26.03.2019).
