В современных условиях, когда использование электронных документов как частными предприятиями, так и государственными учреждениями, постоянно возрастает, возникает необходимость внедрения эффективных систем электронного документооборота (далее — СЭД). Успех внедрения СЭД в организации во многом зависит от грамотно сформулированного технического задания (далее — ТЗ), которое должно подробно отражать то, что заказчик хочет получить от данной системы.
Согласно межгосударственному стандарту ГОСТ 34.602–89 выделяются следующие разделы, которые могут быть разделены на подразделы: общие сведения; назначение и цели создания системы; характеристика объектов автоматизации; требования к системе; состав и содержание работ по созданию системы; порядок контроля и приемки системы; требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие; требования к документированию; источники разработки, также ТЗ может включать в себя приложения [1].
Одним из первых и важнейших этапов по внедрению СЭД, во многом определяющих структуру и содержание ТЗ, является экспертное обследование структуры документационного обеспечения управления в потенциальной компании-заказчике [2, с. 114]. Изучив ключевые документы в указанной сфере, а именно: устав организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и так далее, определяется целесообразность внедрения СЭД и сформировывается представление о требуемой системе, что находит свое отражение в разделе «Назначение и цели создания системы» технического задания.
Увеличит эффективность внедрения и эксплуатацию СЭД в дальнейшем подробное описание в разделе «Характеристика объекта автоматизации» структурных подразделений предприятия-заказчика, которых затрагивает автоматизация, их деятельности и локации, причем последнее может в корне изменить техническую сторону вопроса в части связи между пользователями будущей системы [3, с. 547]. Помимо прочего, по мнению автора, в указанном разделе ТЗ целесообразно указать и точное количество пользователей заказываемой СЭД как на момент ее внедрения, так и при возможном их увеличении. Возможность масштабирования системы на большее количество пользователей зачастую является одной из ключевых характеристик СЭД.
Самым объемным и содержательным разделом технического задания является «Требования к системе». Именно в нем описываются функциональные возможности будущей СЭД, совместимость с иным программным обеспечением (чаще всего с MS Office, MySQL, 1C и так далее), возможности полноценной работы пользователя с использованием технологии WEB-доступа, а также с помощью портативных устройств (смартфоны, планшеты), а также особенности интерфейса и другие возможности, отражающие специфику предприятия и пожелания его руководства. В указанном разделе также имеет место указание численности персонала, которому требуется организация проведения обучения работы с системой, в первую очередь, руководящего состава и администратора СЭД.
Помимо прочего, раздел «Требования к системе» может включать в себя и требования к надежности системы, эргономике и технической эстетике, к эксплуатации, техническому обслуживанию системы, защите информации от несанкционированного доступа, требования по сохранности информации при авариях, к производительности системы и так далее. Также необходимо учитывать специфику предприятия в плане использования специализированных систем, например, предприятий промышленных, каким является ПАО «Уральский промышленный завод».
Целесообразным, по мнению автора, является выделение функциональных блоков при составлении требований к системе, в которых описывается порядок работы с определенными документами, среди которых можно выделить:
– Требования к работе с входящими документами
– Требования к работе с исходящими документами
– Требования к работе с организационно-распорядительной документацией
– Требования к управлению договорной работой
– Требования к работе со служебными записками
– Требования к функционалу системы по применению электронной цифровой подписи и так далее.
Следует отметить, что чем сложнее и дороже СЭД, тем точнее необходимо определять ее функционал и, соответственно, подробнее его описывать в ТЗ.
Раздел «Состав и содержание работ по созданию системы» определяет детализованные этапы работы над системой, временные промежутки на их выполнение и дату ввода в эксплуатацию разработанной СЭД. При этом, передача работы заказчику может производиться как поэтапно, так и целиком, что отдельно оговаривается в техническом задании.
Довольно типичным по содержанию является раздел «Порядок контроля и приемки системы», который включает в себя описание испытаний системы и ее составных частей, общие требования к приемке работ по этапам, порядок согласования и утверждения приемочной документации и статус приемочной комиссии. Содержательная часть испытаний может быть выделена в отдельное приложение к ТЗ.
В ходе выполнения проекта на объекте автоматизации требуется выполнить работы по подготовке к вводу СЭД в действие, что отражается в таком разделе ТЗ как «Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие». Несмотря на то, что во многом содержание данного раздела зависит от условий выполнения проекта, установленных между заказчиком и разработчиком, можно выделить общие мероприятия, указанные, в том числе, и в ГОСТ 34.602–89 [1]:
– приведение поступающей в систему информации к виду, пригодному для обработки с помощью ЭВМ
– изменение, которые необходимо осуществить в объекте автоматизации
– создание условий функционирования объекта автоматизации, при которых гарантируется соответствие создаваемой системы требованиям, содержащимся в ТЗ
– сроки и порядок комплектования штатов и обучения персонала.
Ускорение бизнес-процессов, экономия трудовых и материальных ресурсов, повышение удобства и простоты работы с документами — список преимуществ применения систем электронного документооборота можно продолжать, но все они могут сойти на нет при некачественной разработке СЭД, что лишь подтверждает важность технического задания, грамотное составление которого позволит нивелировать множество рисков.
Литература:
- Межгосударственный стандарт ГОСТ 34.602–89 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы» от 01.01.1990 // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. URL: http://docs.cntd.ru/document/gost-34–602–89 (дата обращения: 16.05.2019).
- Мансурова Н. А. Стратегия внедрения систем электронного документооборота в организациях // Экономические исследования. — 2013. — № 7. — С. 102–115.
- Девайкина Т. А. Проблемы внедрения СЭД и их решения // Актуальные проблемы авиации и космонавтики. — 2015. — № 1. — С. 546–548.
