Стремительное увеличение объемов информации и всеохватывающее технологическое развитие конца XIX — начала XX вв. обусловили необходимость совершенствования процессов работы с документами в организациях.
Пришло время изменения требований к структурным подразделениям организаций, занимающимися информационно-документационным обеспечением. В ряде западных стран их стали называть службами управления информационно-документационными ресурсами, отечественный вариант — служба документационного обеспечения управления. Главными направлениями усовершенствования процессов документирования, ставящими перед собой цель адаптировать эти процессы под современные условия, стали механизация и автоматизация.
Согласно некоторым словарям «механизация» — это процесс замены ручных средств труда машинами и механизмами с применением для их действия различных видов энергии в процессах трудовой деятельности [1, с. 85].
Автоматизация — применение автоматических и автоматизированных систем в производственной, научной, управленческой и других сферах деятельности человека [2, с. 27].
Появление и массовое применение в XIX веке пишущей машинки стало не только одним из самых значительных событий по совершенствованию документирования, но и заложило прочный фундамент для дальнейшего развития идей механизации и автоматизации процессов работы с документами.
Уже существовавшая к началу рассматриваемого периода совокупность способов документирования была довольно обширна. Создаваемые с помощью технических средств аналоговые и механические звукозаписи, видеозаписи и фотографии составили комплекс разнообразных кино- фото- и фоно- документов. К томe же изобретенное в 1938 году Йозефом Ласло Биро новое средство документирования — шариковая ручка — стало практически неотъемлемой частью работы с документами. Стоит отметить, что многие новации в сфере работы с документами появлялись на отечественном рынке с некоторой задержкой. Так, например, массовое производство шариковых ручек в СССР началось лишь в 1950-е годы [3, с. 15].
Наиболее активным периодом по совершенствованию процессов работы с документами в Советском Государстве можно считать 1920-е годы. Появление множества научных работ, посвященных делопроизводству и организации труда, учреждение в начале десятилетия организаций, занимающихся вопросами документационного обеспечения управления и стандартизации, среди которых был и Государственный институт техники управления, благоприятно сказывались на совершенствовании отечественного делопроизводства.
Научная организация труда как направление менеджмента, преобладавшее в СССР указанного периода, отражалось и на процессах работы с документами. Институтом техники и управления в рамках совершенствования государственного управления и делопроизводства активно применялись методы по «измерению» трудовых затрат, связанных с процессом документирования, что привело к появлению обоснованных рекомендаций по его совершенствованию.
Создать единые принципы организации делопроизводства впервые попытались в 1931 году, издав «Общие правила документации и документооборота», разработанные московским Институтом техники управления [4, с. 221]. В нормативном акте излагались правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т. е., по большому счету, всех процессов, возникающих при работе с документированной информацией. В вышеуказанных правилах приводились единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.
В 1941 году Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей созывается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, главными вопросами на котором были механизация управленческого труда и совершенствование делопроизводства. По итогам совещания был выработан ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства, организации его на научных основах [4, с. 224]. Однако данная программа не была в полной мере реализована из-за начавшейся Великой Отечественной войны.
Появление первых электронно-вычислительных машин в 1940–1950-х годах обусловило начало нового этапа в развитии делопроизводства, так как, во-первых, одновременно с ними появились документы на новом носителе и, во-вторых, была заложена база для появления в будущем автоматизированных информационных систем и систем электронного документооборота, в частности.
В начале 1960-х годов в СССР встает вопрос о создании единого нормативного документа, упорядочивающего работу с управленческой документацией в стране, что было обусловлено, в том числе, и активизацией процессов механизации и автоматизации [5, с. 360].
В 1963 году Главархивом был издан первый общегосударственный нормативно-правовой акт, регулирующий делопроизводство — «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР».
Подводя итог всему вышеизложенному, можно прийти к выводу, что идеи автоматизации процессов документирования и работы с документацией как в мировом сообществе, так и в Советском Государстве, активно развивались и находили свое отражение в разрабатываемых нормативно-правовых актах и, следует отметить, были тесно связаны с усовершенствованием управленческих процессов в советских организациях и учреждениях.
Литература:
- Ишлинский А. Ю. Большой политехнический энциклопедический словарь. — М.: Мультитрейд, 2004. — 1000 с.
- Голосовская А. Э. Современная энциклопедия. — М.: Харвест, 2000. — 549 с.
- Стахов Д. О. Шарики за ролики // The New Times. — 2010. — № 38. — С. 13–17.
- Митяев К. Г. Вопросы улучшения документации (делопроизводства) в аппарате управления СССР. — М.: Наука, 1968. — 439 с.
- Фабричнов А. Г. История правового регулирования автоматизации документационного обеспечения управления в 1960–1990-е годы // Историческая и социально-образовательная мысль. — 2014. — № 1. — С. 360–362.
