В статье приводится актуальность исследования особенностей документооборота на предприятии. На сегодняшний день любой процесс в организации сопровождается движением различных документов. Правильное их оформление позволит повысить эффективность управления в организации, а также, как следствие, позволит прийти к высокой производительности труда, финансовой устойчивости и т. д.
Ключевые слова: документооборот, документационное обеспечение управления, документ, организация, управленческое решение.
The article presents the relevance of the study of the features of document management in the enterprise. To date, any process in the organization is accompanied by the movement of various documents. Their correct design will improve the efficiency of management in the organization, as well as, as a consequence, will allow to come to high productivity, financial stability, etc.
Keywords: document management, document management, document organization, management decision.
Документационное обеспечение управления (или, как его еще называют, делопроизводство) — это такая область деятельности в рамках конкретной организации, которая обеспечивает документирование и полную организацию работы с различными документами [1].
Документационное обеспечение — это обязательный, важный аспект работы, стороны деятельности любого предприятия: в любой организации составляются и в дальнейшем принимаются необходимые документы, которые включают в себя: итоги деятельности, финансовое состояние организации в конкретный период времени, взаимодействие с персоналом, материально-техническое обеспечение и т. д. [1] Иными словами, подобные документы отражают все стороны деятельности предприятия в письменной форме, в виде конкретных документов.
На документы возлагается важнейшая функция — обеспечение управленческих функций в рамках организации. Документы включают в себя различные планы, показатели деятельности и иную, не менее важную, информацию. Таким образом, именно порядок работы с документами в организации во многом определяет в целом оперативность и качество решений, которые принимаются в данной компании, а также становится возможным сделать вывод об эффективности реализации данных решений.
Работа с документами — немаловажная составляющая управленческого процесса. Все операции с документами оказывают влияние на эффективность управления в целом.
Стоит отметить, что принятие управленческого решения состоит из ряда связанных между собой этапов, среди которых [2]:
− получение исходной информации;
− переработка исходной информации;
− глубокий анализ переработанной информации;
− подготовка проекта управленческого решения;
− принятие данного управленческого решения.
Так, названные этапы принятия решения наиболее тесно связаны с документационным обеспечением процесса управления. Для того, чтобы извлечь из деятельности положительный экономический эффект важно, в первую очередь, качественно извлечь, обработать и интерпретировать информацию. При этом стоит отметить, что информация может быть разная.
В том случае, если в организации процесс работы с документами находится на неудовлетворительном уровне, то в значительной степени снижается качество управления, так как оно напрямую определяется качеством информации особенностями ее передачи, обработки и т. д. Кроме того, процесс управления определяется четкостью поиска, хранения и использования имеющихся документов.
Как правило, перед делопроизводством в организации стоит три четкие задачи, среди которых [3]:
− документирование — данный процесс подразумевает под собой составление, оформление, согласование и изготовление документов.
− работа с соответствующими документами в рамках управленческого процесса — это, в первую очередь, обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов.
− приведение архива документов в единую систему.
Что касается функций, которые выполняются процессом работы с документами в учреждении, то среди них можно выделить следующие:
− утверждение единого порядка документооборота в организации;
− обработка входящих и исходящих документов;
− регистрация и учет документов (внутренних, поступающих и отправляемых);
− приведение имеющихся документов в единую систему, а также их хранение и использование;
− работа с обращениями от граждан;
− обеспечение необходимой степени информационной защиты.
Стоит отметить, что в том случае, когда предприятие расширяется, в том числе, увеличивается и численность его сотрудников, все более актуальным становится вопрос эффективности документационного обеспечения (оптимизации документооборота).
Среди основных проблем документооборота можно выделить следующие [4]:
− отсутствие у руководства комплексной картины происходящего в организации;
− низкая степени скоординированности действий отдельных подразделений — иными словами, отделы не располагают информаций других подразделений, это в значительной степени осложняет процесс взаимодействия. Таким образом, следствием этого может стать падение качества обслуживания клиентов;
− следствием предыдущей проблемы может стать падение производительности труда и возникновение дефицита ресурсов — в первую очередь, человеческих.
− увеличение объема материальных затрат на оборудование новых рабочих мест, коммуникации, обучение и т. д.
− дополнительные инвестиционные вложение в случае изменения базовых технологий производства.
Необходимо отметить, что в России отсутствует, как таковой, единый орган власти, на который возлагалась бы вся ответственность за создаваемую и используемую организацией документацию [5].
А значит, отсутствует и единый подход к основополагающим вопросам делопроизводства. Иногда некоторые вопросы работы с документами регулируются высшими органами государственной власти и управления. Однако, пожалуй, наиболее сильное воздействие на процесс регламентации делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в том числе, Государственная архивная служба РФ.
Что касается основных функций Государственной архивной службы России (или еще, как ее называют, Росархив), то в качестве таковых выделяют сбор и хранение документов. Данные функции призваны отражать материальную и духовную стороны жизни ее народов, которые имеют историческое, научное и культурное значение.
Не менее важным вопросом является исследование нормативной базы регулирования процесса документационного обеспечения организации.
Итак, одним и нормативных актов, регулирующих данную сферу, является Положение о службе ДОУ. Это правовой акт, который устанавливает порядок образования, обязанности и организацию работы соответствующего подразделения, в том числе, правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.
Кроме того, важным документом в рамках нормативного регулирования ДОУ является должностная инструкция. Должностная инструкция — это организационный документ, который устанавливает соответствующие разграничения обязанностей и прав между отдельными сотрудниками. Это необходимо для того, чтобы устранить параллелизм и дублирование в исполнении операций.
Инструкция по делопроизводству — это еще один нормативный документ регулирования ДО, который регламентирует необходимые правила, процессы создания документов, непосредственно технологию работы с документами [5].
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель представляет собой конкретный перечень унифицированных форм документов, которые необходимы в целях осуществления документационного обеспечения функций и задач, разрешаемых компанией. Данный табель включает в себя характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования.
Подводя итог, стоит отметить, что данные нормативно-методические документы утверждают наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций.
Итак, документы — это важнейшая составляющая процесса управления организацией. Практически все действия и шаги должны быть в обязательном порядке зафиксированы в письменном виде в форме конкретных документов. Документационное обеспечение организации — это как раз-таки процесс создания, обработки, внедрения и иных действий, осуществляемых с документами в организации. Документы тесным образом связаны с информацией и ее движением. Информация в организации на сегодняшний день — это двигатель деятельности и в целом повышения эффективности ее работы.
Литература:
- Андреева, В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. — М.: Бизнес-школа Интел-Синтез; Издание 2-е, перераб. и доп., 2016. — 222 c.
- Барихин, А. Б. Делопроизводство и документооборот / А. Б. Барихин. — М.: Книжный мир, 2014. — 416 c.
- Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие; М.: Инфра-М — Москва, 2015. — 288 c.
- Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления); М.: Управление персоналом — Москва, 2015. — 200 c.
- Усманова, Н. Р. Документооборот предприятия / Н. Р. Усманова. — М.: Приор, 2015. — 400 c.
